ICS03.120.20

CCSC011404

山西省長(zhǎng)治市地方標(biāo)4準(zhǔn)

DB1404/T4—2021

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)資料存儲(chǔ)要求

2021-11-10發(fā)布2021-12-10實(shí)施

長(zhǎng)治市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

DB1404/T4—2021

目??次

前言……………………………Ⅱ

1范圍…………………………1

2規(guī)范性引用文件……………1

3術(shù)語(yǔ)和定義…………………1

4要求…………………………1

5監(jiān)督檢查……………………2

附錄A(資料性)記錄歸檔登記表……………3

I

DB1404/T4—2021

前??言

本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起

草。

本文件由長(zhǎng)治市市場(chǎng)監(jiān)督管理局提出并監(jiān)督實(shí)施。

本文件由長(zhǎng)治市實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)歸口。

本文件起草單位：長(zhǎng)治市綜合檢驗(yàn)檢測(cè)中心。

本文件主要起草人：郝玉敏、張?jiān)迄i、高麗霞、崔建兵、薛敏、馬麗娟、楊紅梅。

II

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檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)資料存儲(chǔ)要求

1范圍

本文件規(guī)定了檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)記錄存儲(chǔ)的要求及監(jiān)督檢查。

本文件適用于檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)記錄的存儲(chǔ)管理。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒有規(guī)范性引用文件。

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)

依法成立，依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或者技術(shù)規(guī)范，利用儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施等技術(shù)條件和專業(yè)技能，對(duì)產(chǎn)品

或者法律法規(guī)規(guī)定的特定對(duì)象進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)的專業(yè)技術(shù)組織。

[來源：RB/T214—2017，3.1]

3.2

技術(shù)記錄

指檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)在檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)過程中的信息記錄，包括原始觀察、檢驗(yàn)檢測(cè)過程、數(shù)據(jù)結(jié)果等方

面的工作記錄，如樣品狀態(tài)、檢驗(yàn)檢測(cè)、設(shè)備使用、環(huán)境條件、質(zhì)量控制、方法確認(rèn)、人員能力等方面

的工作記錄和出具的檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告。

4要求

4.1記錄的歸檔

4.1.1機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置檔案員（專職或兼職）負(fù)責(zé)記錄檔案的管理工作。

4.1.2檔案員在接收記錄時(shí)，應(yīng)檢查記錄信息的完整性和規(guī)范性，如不符合要求，應(yīng)退回補(bǔ)正后重新

進(jìn)行接收工作。

4.1.3記錄接收應(yīng)填寫記錄歸檔登記表，做好接收記錄。記錄歸檔登記表信息一般包括時(shí)間、記錄名

稱、數(shù)量（份數(shù)或頁(yè)數(shù)）、提交人、部門、接收人等內(nèi)容（見附錄A）。

4.1.4檔案員應(yīng)對(duì)記錄檔案分類并編號(hào)標(biāo)識(shí)，建立可以查詢的索引目錄，保證其具有可追溯性。每一

宗檔案都有一個(gè)檔案號(hào)，一般宜按年月份順序進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)。

4.1.5檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告記錄應(yīng)包括合同、委托單或抽樣單、檢驗(yàn)檢測(cè)過程及原始記錄、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等，

成套裝訂成冊(cè)后定期歸檔。

4.1.6設(shè)備使用、環(huán)境監(jiān)測(cè)、質(zhì)量控制、方法驗(yàn)證、人員能力考核與評(píng)價(jià)等方面的記錄，按照記錄性

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質(zhì)分類定期歸檔。

4.1.7檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)記錄數(shù)量或頻次確定歸檔時(shí)間，記錄形成部門應(yīng)按照時(shí)效要求及時(shí)交檔案

員存檔。

4.2記錄的存儲(chǔ)

4.2.1記錄檔案應(yīng)存放于適宜的環(huán)境，并采取防火、防盜、防蛀、防潮等措施，避免記錄的損壞、變

質(zhì)和丟失。

4.2.2以電子形式存儲(chǔ)的記錄，按照相應(yīng)要求采取與書面記錄同等措施，并加以保護(hù)及備份，防止未

經(jīng)授權(quán)的侵入及修改，以避免原始信息或數(shù)據(jù)的丟失或改動(dòng)。

4.3記錄的借閱和復(fù)制

4.3.1本機(jī)構(gòu)員工因工作需要借閱或復(fù)制記錄，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)辦理相關(guān)手續(xù)后行借閱或復(fù)制。

4.3.2外單位人員借閱或復(fù)制記錄，僅限于以下情況：

a)向有關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督管理部門、評(píng)審部門及人員提供證實(shí)材料；

b)向客戶提供涉及本身及相關(guān)信息的查詢或復(fù)制，以提高客戶對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)工作質(zhì)量和質(zhì)量活動(dòng)的

充分滿意和信任。

4.3.3記錄對(duì)外的借閱或復(fù)制，應(yīng)在保護(hù)客戶機(jī)密的前提下，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)辦理相關(guān)手續(xù)后進(jìn)行。

4.3.4借閱記錄人員不得泄密和轉(zhuǎn)移記錄，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時(shí)辦理歸還手續(xù)。

4.4記錄的保存期限及處理

4.4.1檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告相關(guān)記錄保存期不少于資質(zhì)認(rèn)定有效期6年，具有行業(yè)特殊要求的檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告

保存期按照行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。

4.4.2其它技術(shù)記錄的保存期限應(yīng)與檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告記錄同步，不少于6年。

4.4.3超過保存期限的記錄，檔案員應(yīng)及時(shí)提出銷毀或延長(zhǎng)保存期限的建議，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)

行清理或銷毀工作，并做好相應(yīng)記錄。清理或銷毀超期記錄工作一般不少于2人，涉及保密方面的記錄

還應(yīng)采取防止泄密措施。

5監(jiān)督檢查

5.1質(zhì)量管理人員應(yīng)定期檢查技術(shù)記錄存儲(chǔ)管理情況。

5.2檢查內(nèi)容包括檔案、存儲(chǔ)環(huán)境、記錄等方面的工作。

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附錄A

（資料性）

記錄歸檔登記表

表A.1提出了記錄歸檔登記的信息內(nèi)容。

表A.1記錄歸檔登記表

序號(hào)時(shí)間記錄名稱記錄數(shù)量提交部門提交人