供應(yīng)鏈管理采購審批流程工具指南一、適用范圍與典型場景本工具適用于各類企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的采購審批全流程，涵蓋原材料、辦公用品、設(shè)備采購、服務(wù)外包等場景。典型使用場景包括：日常生產(chǎn)材料補(bǔ)庫采購、新項(xiàng)目設(shè)備采購、行政物資集中采購、供應(yīng)商合作框架內(nèi)的定期采購等。無論是常規(guī)采購計(jì)劃內(nèi)需求，還是臨時(shí)緊急采購需求，均可通過標(biāo)準(zhǔn)化審批流程保證采購合規(guī)性、效率及成本可控。二、審批流程全階段操作指南采購審批流程需嚴(yán)格遵循“需求導(dǎo)向、分級審批、權(quán)責(zé)清晰”原則，分為以下8個(gè)關(guān)鍵步驟：1.需求發(fā)起與申請表填寫操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：（1）需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要（如生產(chǎn)缺料、辦公耗材不足、設(shè)備更新等），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途說明及期望交付時(shí)間。（2）填寫《采購申請表》（詳見模板表格），附上相關(guān)支撐材料（如技術(shù)圖紙、比價(jià)清單、市場調(diào)研報(bào)告等），保證信息真實(shí)、完整、無歧義。關(guān)鍵要求：若為重復(fù)性采購（如常規(guī)辦公用品），需注明“常規(guī)采購”及歷史采購記錄；若為緊急采購，需在申請表頂部標(biāo)注“緊急”并簡要說明緊急原因（如生產(chǎn)停工風(fēng)險(xiǎn)、客戶緊急交付要求等）。2.需求部門負(fù)責(zé)人初審操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政部主管）操作內(nèi)容：（1）審核采購需求的必要性：確認(rèn)該采購是否為業(yè)務(wù)開展所必需，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、修復(fù)舊設(shè)備等）。（2）審核采購內(nèi)容的合理性：核對物品規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算是否與實(shí)際需求匹配，避免超量采購或預(yù)算超標(biāo)。（3）審核申請表完整性：檢查支撐材料是否齊全，信息填寫是否規(guī)范。輸出結(jié)果：初審?fù)ㄟ^后，在《采購申請表》“部門負(fù)責(zé)人審核”欄簽字確認(rèn)；若不通過，注明退回理由并反饋給申請人修改。3.采購部門復(fù)核操作主體：采購部門專員/主管操作內(nèi)容：（1）復(fù)核采購需求合規(guī)性：對照公司《采購管理辦法》，判斷采購品類是否屬于集中采購目錄，是否需要公開招標(biāo)或競爭性談判。（2）市場調(diào)研與供應(yīng)商篩選：對于非緊急、金額較大的采購，開展3家及以上供應(yīng)商比價(jià)（或通過合格供應(yīng)商庫篩選），形成《比價(jià)記錄表》作為附件；對于小額常規(guī)采購，可直接從合格供應(yīng)商庫中選擇。（3）審核采購可行性：結(jié)合供應(yīng)商交期、庫存情況、運(yùn)輸條件等，確認(rèn)采購需求能否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)滿足。輸出結(jié)果：復(fù)核通過后，在《采購申請表》“采購部門審核”欄簽字，并附《比價(jià)記錄表》（若有）；若需調(diào)整采購方案（如更換供應(yīng)商、優(yōu)化規(guī)格），反饋給需求部門協(xié)商。4.財(cái)務(wù)部門預(yù)算與資金審核操作主體：財(cái)務(wù)部門專員/主管操作內(nèi)容：（1）預(yù)算匹配性審核：核對采購預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購需附《預(yù)算調(diào)整申請表》。（2）資金支付方式審核：根據(jù)采購金額與公司財(cái)務(wù)制度，確定支付方式（如預(yù)付款比例、貨到付款、分期付款等）。（3）成本合理性審核：參考?xì)v史采購價(jià)格、市場價(jià)格波動(dòng)情況，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理，異常價(jià)格需要求采購部門說明原因。輸出結(jié)果：審核通過后，在《采購申請表》“財(cái)務(wù)部門審核”欄簽字蓋章；若預(yù)算不足或價(jià)格異常，退回并說明調(diào)整建議。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批操作主體：分管供應(yīng)鏈/財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理操作內(nèi)容：（1）審核采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配度：重點(diǎn)采購項(xiàng)目需結(jié)合公司年度經(jīng)營目標(biāo)，判斷是否符合業(yè)務(wù)發(fā)展方向。（2）審批權(quán)限內(nèi)事項(xiàng)：根據(jù)公司《采購審批權(quán)限表》（如單次采購金額≤5萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批），在權(quán)限內(nèi)直接審批；超權(quán)限事項(xiàng)需提交總經(jīng)理辦公會審議。（3）關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：對長期合作供應(yīng)商、獨(dú)家供應(yīng)商采購等特殊情形，重點(diǎn)審核供應(yīng)商依賴風(fēng)險(xiǎn)。輸出結(jié)果：審批通過后，在《采購申請表》“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字；若需進(jìn)一步論證，組織相關(guān)部門召開專題會議。6.總經(jīng)理/決策層終審（僅限超權(quán)限事項(xiàng)）操作主體：總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會操作內(nèi)容：（1）對分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限外的采購事項(xiàng)（如單次采購金額＞5萬元、戰(zhàn)略物資采購等）進(jìn)行最終決策。（2）審核采購項(xiàng)目的投入產(chǎn)出比：重大項(xiàng)目需評估投資回報(bào)期、對公司成本結(jié)構(gòu)的影響等。輸出結(jié)果：終審?fù)ㄟ^后，總經(jīng)理在《采購申請表》“總經(jīng)理審批”欄簽字；駁回則說明理由，流程終止。7.采購訂單下達(dá)與執(zhí)行操作主體：采購部門操作內(nèi)容：（1）審批通過后，采購部門在2個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)《采購申請表》和《比價(jià)記錄表》，向選定供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等條款。（2）跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度：定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨情況，保證按時(shí)交付；若需變更訂單內(nèi)容（如交期延遲、數(shù)量調(diào)整），需重新履行審批流程。8.貨物驗(yàn)收與歸檔操作主體：需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門操作內(nèi)容：（1）貨物到貨后，需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部門（若有）按采購訂單和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量檢測，填寫《貨物驗(yàn)收單》。（2）驗(yàn)收合格后，采購部門將《采購申請表》《采購訂單》《比價(jià)記錄表》《貨物驗(yàn)收單》《發(fā)票》（后續(xù)付款時(shí)提供）等資料整理歸檔，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批資料安排付款。（3）驗(yàn)收不合格的，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、索賠等事宜，并記錄供應(yīng)商履約評價(jià)。三、采購審批流程表模板申請編號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類別□原材料□辦公用品□設(shè)備□服務(wù)外包□其他（請注明）預(yù)算金額（元）物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）用途說明（請?jiān)敿?xì)描述采購原因、使用場景等）供應(yīng)商信息（若已確定）供應(yīng)商名稱聯(lián)系人審批意見部門負(fù)責(zé)人審核采購部門審核財(cái)務(wù)部門審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批簽字日期備注（緊急采購說明、特殊需求等）四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示信息真實(shí)性與完整性：申請表填寫需保證物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息準(zhǔn)確無誤，虛假信息將導(dǎo)致審批駁回并追究申請人責(zé)任；支撐材料缺失可能延長審批周期。緊急采購特殊處理：緊急采購可先通過電話/即時(shí)通訊工具向分管領(lǐng)導(dǎo)口頭報(bào)備，啟動(dòng)簡化審批流程（如跳過部分比價(jià)環(huán)節(jié)），但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填《采購申請表》并說明緊急原因，事后需提交《緊急采購說明報(bào)告》備查。審批時(shí)限要求：各部門需在收到申請后1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購除外），無正當(dāng)理由拖延導(dǎo)致業(yè)務(wù)損失的，將納入部門績效考核。權(quán)限邊界清晰：審批人需嚴(yán)格按《采購審批權(quán)限表》履行職責(zé)，不得越權(quán)審批或推諉；超權(quán)限審批需經(jīng)上