采購及費用

業(yè)務流程概要

采購及費用業(yè)務流程將包括以下審計子項：

?供貨商/承包商的選擇和檔案管理

?采購定價

?采購計劃的訂立、審批及修改

?采購合同的訂立、審批及修改

?購貨程序

?應付賬款的購貨付款

?購貨的入庫和退回

?費用的處理（費用的審批、報銷和截止）

本章所指采購不包括固定資產(chǎn)的采購（固定資產(chǎn)采購見《2.4.2固定資產(chǎn)

的購置及入賬》）。另由于各個企業(yè)的采購模式千差萬別，本審計程序僅列出了

最常見的采購及費用的審計子項。對于新的審計子項，內部審計人員可以參照本

程序，考慮其和已有審計子項的關聯(lián)性自行追加。

調查問卷：

問題_________________回答記錄

1.公司有無書面的采購操作流程文本？

問題回答記錄

2.公司的采購類型或方式有哪幾種？

3.負責采購的部門有哪些？分別負責何種類型的

采購？

4.采購部門的組織結構？是否定期進行人員輪

換？

5.公司一般的購貨流程是如何運轉的？

6.公司如何選擇供貨商？是否有相關的政策？

7.供貨商檔案的保管采用何種方式？有無保密措

施？

8.采購商品的定價如何確定，是否包括在供貨商

主檔案中？

9.供貨商資格是否需定期審核？若是，請介紹一

下審核的程序？

10.供貨商檔案的授權接觸控制是如何設置？

a.使用系統(tǒng)的邏輯接觸控制？

b.手工管理的檔案是否有相關的保密政策，并由

專人管

11.公司是否每年制訂采購計劃，請介紹一下制訂

的流程？是否依據(jù)生產(chǎn)和營銷計劃來制訂采購計

劃？

12.采購計劃的變更是否經(jīng)合理的批準？

13.是否所有的采購都需制訂合同？如不是，何種

情況下一定需制訂合同？

問題回答記錄

14.采購合同制訂的流程是怎樣的？

15.由誰在采購合同上簽字？若非法人代表，則是

否有法人代表的書面授權程序？

16.采購合同的變更是否經(jīng)合理的批準？

17.公司如何確保采購合同是與有資格的供貨商簽

訂且定價是合理的？

18.采購合同是否采用格式合同？格式合同是否經(jīng)

法律顧問審核？

19.是否所有采購合同需經(jīng)法律部門審核？如不

是，何種情況下采購合同需經(jīng)法律顧問審核？

20.采購合同（采購訂單）的歸檔和保管程序如何？

是否連續(xù)編號？

21.請介紹一下采購需求從提出、審批通過到采購

部進行處理的過程？

22.公司是否定期核對采購計劃執(zhí)行情況？

23.超采購計劃的采購需求是否經(jīng)合理的批準？

24.緊急采購的流程是什么？

25.公司的詢價程序如何進行，是否有書面的記

錄？

26.采購部門如何與倉庫、財務部門銜接？（從物

流和信息流兩方面）

問題回答記錄

38.公司是否有資金使用預算？應付賬款的支付是

否符合資金使用預算？

39.公司是否有書面的費用報銷程序？

40.公司費用報銷的審批是否有適當?shù)氖跈啵?/p>

41.財務部門在支付費用前，是否合理的核對審批

手續(xù)是否完整，并檢查原始單據(jù)的合法性，復核費

用的準確性？

42.預付款的政策和控制措施是怎樣的？

43.是否有專人定期對費用的波動情況進行分析？

44.在現(xiàn)在的工作中，您最擔心或最關心的事是什

么？

供貨商/承包商的選擇和檔案管理

內部控制評價表

控制目適用相應審計

控制目標風險*控制活動

標分類與否程序

公司制訂供應商分類標準（如長期和

A

臨時），并制訂不同類別的管理方法。

公司制定選擇供貨商/承包商的基本

選擇標準（主要應考慮供貨商的供貨

能力、原料質量及各項指針的合格情

A

況、價格與付款條件、財務狀況、管

理能力、持續(xù)經(jīng)營能力等），使之書

面化，并經(jīng)管埋層審批通過。

由各相關部門（如采購部、財務部、

質量管理部、企業(yè)管理部、生產(chǎn)技術

部、實給室等）組成評選小組對供貨

?產(chǎn)品質量問題；

商/承包商進行評估討論，衡量各供貨

?材料數(shù)量與供貨時間

供貨商/承包商的商的能力及條件，在供貨商/承包商評

無法得到保證；

操作性選擇符合公司的價表中記錄有關各供貨商/承包商的

?價格偏高：B

合規(guī)性經(jīng)營目標和最大供貨質量、供貨及時性、貨款價格等

?售后服務壓力增加；

利益。各方面的反饋信息，各部門負責人應

?潛在的舞弊可能：

在供貨商/承包商評價表上簽字確認

?生產(chǎn)停頓。

部門意見，選出合適的供貨商。合格

供貨商名單經(jīng)管理層審核批準后生

效。

采購部應隨時多渠道地收集公司潛在

供貨商/承包商的相關信息并建立信

息檔案備查：根據(jù)獲取的潛在供貨商/

承包商信息填寫供貨商/承包商評審A

表，相關信息包括供貨商/承包商的簡

介、主要產(chǎn)品及價格、競爭優(yōu)勢等，

并由管理層審閱并簽字確認。

（其它1（其它）

控制目適用相應審計

控制目標風險*控制活動

標分類與否程序

對入庫和生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的原材料質

量問題，以及隨之產(chǎn)生的產(chǎn)品質量問

題進行跟蹤和監(jiān)控：及時與供貨商/C

承包商溝通產(chǎn)品質量、售后服務等問

題，并予以跟進。

供貨商/承包商的

操作性?供貨商/承包商不再符定期（至少一年一次）匯總材料使用

更新符合企業(yè)的

合規(guī)性合公司要求情況，對供貨商/承包商進行評價（材

規(guī)章制度。

料質量、交貨時間、售后服務等），

D

形成評價報告，并經(jīng)管理層審批后生

效。對于不合格的供貨商/承包商，應

及時更新修改供貨商/承包商名單

（其它）（其它）

對供貨商/承包商數(shù)據(jù)的更改由專人

對供貨商/承包商?供貨商數(shù)據(jù)不準確；進行，且需經(jīng)適當?shù)墓芾韺訉徟?；?/p>

E

操作性數(shù)據(jù)的修改須正?仍使用已不合要求的改后的資料由獨立于更改者的人員復

確、及時、完整。供貨商/承包商核，確保其正確性。

（其它）（其它）

制訂對供應商/承包商檔案的保密政

F

?供應商/承包商的信息策。

供應商/承包商檔

操作性的池漏：使用系統(tǒng)的邏輯控制限制供應商信息

案保密G

?公司遭受損失的接觸C

（其它）（其它）

*各組織所面臨的由于控制目標失敗而產(chǎn)生的風險影響因具體環(huán)境因素的變

化而不同。我們在此根據(jù)COSO的精神和公司的實際要求列出通用性的風險影響,

以供內市人員參考。內市人員可以在實地工作中根據(jù)被市企業(yè)所處行業(yè)及經(jīng)營環(huán)

境自行刪補。

審計程序

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期工作底稿索引及注釋

A

1.與采購部經(jīng)理進行訪談，了解供應商分類的標準以及選

擇供貨商/承包商的標準和流程，包括：

?標準的制定方法和制定人（如度量標準由質量部

門、生產(chǎn)技術部或試驗室制定，價格標準由財務

部制定等）及制定的標準（如供貨質量、供貨及

時性、貨款價格、生產(chǎn)能力、信譽等）

?候選供貨商的數(shù)量

?選擇過程（如是否經(jīng)過招標、是否先經(jīng)小規(guī)模試

生產(chǎn)、是否由各部門綜合評價等等）

?所使用的檔案（如書面政策、詢價單據(jù)、評審表

等）

?選擇的標準及流程是否有改變及改變的頻率

?符合標準但未列入最終名單的供貨商/承包商是否

列入潛在供貨商名單

2.取得公司選擇供貨商/承包商的書面政策，查看是否經(jīng)

管理層審批，并與以上了解到的程序比較是否有出入。

3.根據(jù)了解到的政策卜達部門，詢問該部門的操作人員

對政策的了解程度。

B

1.取得公司的供貨商名單，查看是否經(jīng)過管理層的審批。

2.采用判斷抽樣的方法抽取一家供貨商，查看相應的單

據(jù)（如評審表等），判斷是否經(jīng)過公司規(guī)定的選擇流

程。

3.采用判斷抽樣的方法隨機抽取一張采購發(fā)票，查看是

否全部從列入名單的供貨商處采購。

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期工作底稿索引及注釋

C

1.對生產(chǎn)部門及采購部門進行訪談，了解對原料的質量

問題如何監(jiān)控，如是否將其記錄在案并及時與供貨商

反饋。

2.采用判斷抽樣的方法隨機抽取一個反饋記錄，查看是

否及時與供貨商溝通和改進情況，以及是否在對供貨

商的評價報告中有所反映。

D

1.對采購部經(jīng)理進行訪談，了解更新供貨商/承包商的標

準和流程：

?對供貨商/承包商的定期復核頻率

?對供貨商/承包商的復核程序與方法（如評價報告

等）

2.采用判斷抽樣的方法從供貨商清單中抽取一家供貨

商，查看相應的評價報告，判斷是否經(jīng)過公司規(guī)定的

定期復核流程：

3.從評價報告中尋找不合格的供貨商，查看是否還在最

新的經(jīng)管理層批準的合格供貨商名單中。

4.查看不合格的供應商名單及相關檔案是否有所保存。

E

1.與采購部、1T部等相關部門進行訪談，了解供貨商數(shù)

據(jù)更改的政策與流程，使用的單據(jù)，審批人等。

2.采用判斷抽樣的方法抽取一個數(shù)據(jù)更改記錄，杳看更

改人是否經(jīng)過適當?shù)氖跈?，更改的記錄是否輔有相應

的批準與審核單據(jù)，資料的更改是否及時。

F

1.詢問采購部有無對供應商/承包商檔案保密的政策，并

獲得書面文本，復核管理層的確認。

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期工作底稿索引及注釋

2.訪談采購部門具體業(yè)務人員，評價供應商保密政策的執(zhí)

行情況。

G

I.訪談IT人員，了解系統(tǒng)中供應商檔案控制的情況：

2.在IT人員的幫助下，獲得可以訪問供應商檔案人員的

名單：

3.了解.、評估名單所列人員授權的恰當性。

采購定價

內部控制評價表

控制目適用相應審計

控制目標風險*控制活動

標分類與否程序

采購定價經(jīng)過適當?shù)脑儍r程序，并有

A

書面的詢價記錄。

產(chǎn)品采購定價需經(jīng)適當?shù)墓芾韺訉?/p>

A

批。

公司制定產(chǎn)品的基準采購價格，實際

采購價格不應超過基準價格一定的幅B

度。

采購定價是合理

操作性?造成公司資產(chǎn)損失：采購合同（或訂單）簽定前由專人核

的，并且符合公

合規(guī)性?產(chǎn)生舞弊的可能。

司政策。對價格是否與公司預先制定的價格相B

符。

采購合同需經(jīng)適當?shù)墓芾韺优鷾屎髨?zhí)

B

行。

基準采購定價應定期更新，基準采購

C

定價的更新應經(jīng)管理層批準。

（其它］（其它）

*各組織所面臨的由于控制目標失敗而產(chǎn)生的風險影響因具體環(huán)境因素的變

化而不同。我們在此根據(jù)COSO的精神和公司的實際要求列出通用性的風險影響,

以供內審人員參考。內審人員可以在實地工作中根據(jù)被審企業(yè)所處行業(yè)及經(jīng)營環(huán)

境自行刪補。

審計程序

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期工作底稿索引

A

1.詢問采購部門或其它相關部門采購定價的詢價程序；

2.從公司采購產(chǎn)品基準價格表中用判斷抽樣的方法抽取

_____個樣本，跟蹤至詢價記錄，檢查基準價格的確定

是否正確，并檢杳詢價記錄的操作人及審核人的簽字，

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期工作底稿索引

以及基準價格批準人的簽字。

B

1.詢問采購部門或其它相關部門制訂采購價格的遵循程

序：

2.獲得并查核采購基準價格的權限浮動表；

3.從采購合同（或訂單中）用判斷抽樣抽取____份采購

合同樣本，檢查其價格是否與基準價格相符或與公司的

詢價結果相符；并檢查相關人員的簽字及批準采購合同

（或訂單）人的簽字。

C

1.詢問采購部門或其它相關部門采購定價的定期更新的

相關程序；

2.檢行公司采購產(chǎn)品基準價格表，檢查其價格是否定期更

新，是否有管理層的簽字確認。

采購計劃的訂立，審批及修改

內部控制評價表

控制目適用相應審計

控制目標風險*控制活動

標分類與否程序

確定采購計劃制訂的依據(jù)經(jīng)管理層批

A

準。

根據(jù)批準后的制訂依據(jù)設定適當?shù)牟?/p>

A

購計劃編制流程。

根據(jù)批準的年度牛?產(chǎn)計劃以及存貨情

況，編制年度采購計劃并分解，由適A

?存貨資金占用過大或缺當?shù)墓芾韺优鷾省?/p>

操作性有計劃的采購行

貨；

合規(guī)性為。定期調整采購計劃，與當期生產(chǎn)計劃

?影響生產(chǎn)及銷售。B

相符合，由適當?shù)墓芾韺优鷾省?/p>

采購計劃的變更需要有依據(jù)，并且由

B

相關部門復核后，由管理層批準。

計劃外的采購，必須由相關部門復核

B

后，由管理層批準。

（其它）（其它）

采購計劃應包括以下內容:采購品種、

數(shù)量、價格、質量要求以及批量進度A

安排。

采購計劃確定及變更后，應送至生產(chǎn)

采購計劃符合生?不能滿足生產(chǎn)需要；A/B

操作性部備案C

產(chǎn)需要。?影響生產(chǎn)及銷售。

采購部定期編制實際采購與計劃的差

異報告，詳細說明存在的重大差異，C

由適當?shù)墓芾韺訉忛啞?/p>

（其它）（其它）

采購計劃中包含資金的預算，財務部

參與編制過程，協(xié)調資金需求的可行A

采購進度適應資?資金無計劃；

操作性性與購貨緊迫性之間的關系。

金狀況。?資金低效率運作。

采購計劃確定及變更后，應送至財務

A/B

部備案C

控制目適用相應審計

控制目標風險*控制活動

標分類與否程序

財務部資金計劃差異報告中單列采購

C

資金計劃與實際比較數(shù)據(jù)。

（其它）（其它）

*各組織所面臨的由于控制目標失敗而產(chǎn)生的風險影響因具體環(huán)境因素的變

化而不同。我們在此根據(jù)COSO的精神和公司的實際要求列出通用性的風險影響,

以供內審人員參考。內審人員可以在實地工作中根據(jù)被審企業(yè)所處行業(yè)及經(jīng)營環(huán)

境自行刪補。

審計程序

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期工作底稿索引及注釋

A

1.對采購部相關人員進行訪談，了解采購計劃制訂的依據(jù)

和程序等：

2.獲得書面的采購計劃制訂政策的范本；

3.對照采購政策,評估采購計劃流程的符合程度：

4.對生產(chǎn)部門、財務部相關人員進行訪談，了解他們對于

采購計劃的參與程度：

5.察行年度采購計劃的內容是否完整（包括采購品種、數(shù)

量、價格、質量要求、批量進度安排以及貨金計劃），

是否有高級管理層的簽字或者確認；

6.在生產(chǎn)部門、財務部察看采購計劃，是否與采購部門的

計劃一致。

B

1.獲得月/季度采購計劃，檢查其是否與年度采購計劃的

批量進度一致；

2.對生產(chǎn)部門相關人員進行訪談，了解生產(chǎn)計劃的變更情

況，獲得生產(chǎn)計劃變更文件：

3.對采購部相關人員進行訪談，了解采購計劃變更的依據(jù)

和程序等；

4.審閱更新的采購計劃，查看是否有相應的變更依據(jù)以及

管理層的審批簽字；

1.從生產(chǎn)部門、財務部取得變更后的采購計劃，檢查是否

與采購部門的變更計劃一致。

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期工作底稿索引及注釋

C

1.獲得采購部每月編制的采購差異報告，察看是否有管理

層的審閱記錄：

2.獲得財務部對于采購資金計劃與實際的差異報告，查看

該差異是否與采購差異一致；

3.對采購部相關人員進行訪談，了解差異產(chǎn)生的原因及其

對于生產(chǎn)的影響：

4.對生產(chǎn)部門相關人員進行訪談，了解采購計劃的差異對

生產(chǎn)的影響。

采購合同的訂立，審批及修改

內部控制評價表

控制目適用與相應審計

控制目標風險*控制活動

標分類否

公司制定模塊化的標準合同模板，標

準合同模板由公司法律顧問在相關

A

部門協(xié)助下制訂，由高級管理層簽字

批準。

公司制定標準采購訂單模板，由高級

A

管理層簽字批準。

公司使用合法、?港在的法律糾紛：法律顧,可定期根據(jù)國家相關法律法

操作性

完整的采購合同/?或有的不應承擔的約規(guī)對標準合同模板/采購訂單模板進B

合規(guī)性

訂單。束。行復核C

合同的制作以標準合同模板為準，按

具體需要使用相關的模塊，法律顧問C

審核合同的合法性并簽字確認。

未使用標準格式的合同應經(jīng)法律顧

C

問復核C

（其它）（其它）

公司有合同/訂單審批制度，該制度

明確各合同控制部門審批的方式、權

D

限、程序、責任和相關控制措施，井

經(jīng)高級管理層核準后執(zhí)行。

公司在合同/訂單審批過程中使用合

采購合同/訂單的

同評審單，計劃控制、預算控制等部

制定符合公司的?潛在的利益損失；D

操作性門審核未訂合同/訂單并在評審單上

各項政策及規(guī)定?不符合管理層的意圖；

合規(guī)性簽字。

和管理層的意?未經(jīng)授權的合同。

公司有經(jīng)管理層批準的分級授權制

圖。E

度，制度中規(guī)定相應人員簽字權限。

經(jīng)公司高級管理層授權可以代表公

司簽訂合同/訂單的的人員有公司高E

級管理層簽發(fā)的書面授權書。

（其它）（其它）

控制目適用與相應審計

控制目標風險*控制活動

標分類否程序

采購合司的修改需要經(jīng)過適當?shù)膶?/p>

F

采購合同和訂單?潛在的利益損失：批及授權。

操作性的修改符合管理?不符合管理層意圖：采購訂單的修改需經(jīng)雙方書面的確

F

層的意圖。?未經(jīng)授權的修改。認，并使用的審批。

（其它）（其它）

采購合同/訂單連續(xù)編號。G

供貨商簽返的合同/訂單被妥善的歸

G

檔保管C

所有簽訂的采購?采購合同/訂單的丟失合同/訂單的借閱有登記簿記錄借閱

G

操作性合同/訂單得到妥或損壞：人的簽名和日期。

善的保管。?敏感信息的泄漏。采購合同/訂單存放地點有足夠的物

G

理安全保障。

作廢的合同與訂單被妥善保管。G

（其它）（其它）

*各組織所面臨的由于控制目標失敗而產(chǎn)生的風險影響因具體環(huán)境因素的變

化而不同。我們在此根據(jù)COSO的精神和公司的實際要求列出通用性的風險影響,

以供內審人員參考。內審人員可以在實地工作中根據(jù)被審企業(yè)所處行業(yè)及經(jīng)營環(huán)

境自行刪補。

審計程序

工作底稿索引

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期

及注稀

A

1.訪談公司采購人員，了解公司是否有標準化合同模板/

采購訂單模板：該范本是否由法律顧問定期嵬核：

2.獲得標準化合同模板/采購訂單模板，檢查是否有高級

管理層和法律顧問的簽字確認。

B

1.獲得法律顧問對標準化合同模板/采購訂單模板進行復

核的記錄，檢查復核的頻率；

工作底稿索引

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期

及注釋

2.追蹤復核記錄中的變更到標準化合同模板/采購訂單模

板，檢查變更是否被及時更新。

C

1.訪談合同/采購訂單制作人員，了解合同/采購訂單的制

作是否以標準化合同模板/采購訂單模板為依據(jù)：

2.用判斷抽樣，抽取一份合同的內部評審單，檢查是否

有法律顧問的復核確認。

3.詢問采購部管理層，是否存在未使用標準格式的合同，

若有，用判斷抽樣法，拍取一份未使用標準格式的合同，

檢查是否有法律顧問的復核確認。

D

1.訪談公司管理層，了解公司是否有合同/訂單審批制度，

并獲得有高級管理層的認可。

2.獲得書面審批制度，檢查高級管理層的復核確認。

3.訪談公司的各合同控制部門，了解合同/訂單審批過程

是否執(zhí)行了合同,訂單審批制度，使用合同評審表記錄

合同簽訂前的各部門控制過程；

4.通過判斷抽樣，抽取一份合同評審表，檢查上面是否有

各評審部門的簽字確認。

E

1.訪談公司管理層，了解哪些人員被授權可以代表公司在

合同/訂單上簽字和簽章；

2.獲得被授權的人員名單，檢查各人被授權的額度：

3.檢查被授權人的書面授權書，檢行授權書上是否有法人

代表的授權簽字：

4.通過判斷抽樣，抽取一份合同/訂單，對照簽字人授權

額度，檢查是否有簽字人超過授權額度的現(xiàn)象。

工作底稿索引

審計程序/步驟執(zhí)行人、日期

及注釋

F

1.訪談合同的執(zhí)行部門，了解合同/訂單的修訂過程和版

本的控制過程：

2.獲得合同修改的書面證據(jù)，如修改批準單，或者是合同

審批單，使用判斷抽樣，抽取一份檔案，檢查相應部

門的審核意見和簽字：檢查法律部門對于修訂合同的意

見和簽字；

3.通過判斷抽樣，抽取一份經(jīng)修改的采購訂單，是否在更

正處有本公司更改人的簽字。

G

1.訪談采購部相關人員，了解供貨商簽返的合同/訂單的

保管情況；了解采購合同/訂單的借閱是否有登記；

2.檢查歸檔的采購合同/訂單是否連續(xù)編號；如果有長期

未歸檔的需要查核原因。

3.獲得合同/訂單的借閱登記簿，查看借閱者的簽字和日

期；

4.實地觀察采購合同/訂單（包括作廢的）的保管情況，

判斷是否有足夠的物理安全保障；

5.實地觀察合同/訂單保管地點，是否有足夠安全措施。

購貨程序

內部控制評價表

控制目適用相應審計

控制目標風險率控制活動

標分類與否程序

原料采購需求需經(jīng)使用部門及相關部

A

門的管理層批準。

設置專人核對采購需求是否與采購計

B

劃匹配C

超計劃采購的審批應經(jīng)特別授權。B

設置專人核對采購訂單是否向經(jīng)批準

保證原料的采購?公司采購了不需用的的供貨商發(fā)出，采購價格是否符合公C

數(shù)量及質量等符材料；司的定價。

操作性

合公司的生產(chǎn)和

?占用公司資金；采購訂單應經(jīng)適當?shù)墓芾韺优鷾?；C

營運需要。

?資產(chǎn)利用效率低。設置專人制作采購訂單情況匯總表，

并定期與采購計劃核對，對超采購計B

劃的事項進行跟蹤。

緊急采購有審批和申報流程，并由專

B

人定期復核，分析頻度等。

（其它）（其它）

采購訂單是事先連續(xù)編號的，并由設

置人員定期對歸檔采購訂單的連續(xù)性D

進行檢查。

已完成的訂單作相應標記，專人定期

保證所有的原材

?公司停產(chǎn)待料；檢查是否有長期未完成的訂單，并進D

操作性料采購都已按時

?公司收入的損失。行調查C

執(zhí)行。

設置專人制作采購訂單情況匯總表，

并定期與采購計劃核對，對長期未完D

成訂單進行調查。

（其它）（其它）

保證備品備件、公司應制定備品備件采購的程序，并

A

操作性低值易耗品的采設置適當?shù)膶徟鷻嘞蕖?/p>

?公司資源浪費。

合規(guī)性購符合公司的政備品備件的采購需經(jīng)使用部門及適當

A

策及使用需要。審批權限的管理層批準。

控制目適用相應審計

控制目標