某汽車租賃公司電腦設(shè)備管理規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范某汽車租賃公司（以下簡稱“公司”）電腦設(shè)備管理，保障設(shè)備安全、穩(wěn)定、高效運行，提升信息化辦公水平，支撐業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展，結(jié)合公司實際，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于公司總部及各分支機構(gòu)（含門店、運營中心等）所有電腦設(shè)備的采購、登記、使用、維護、報廢等全生命周期管理。本規(guī)定所稱“電腦設(shè)備”包括臺式計算機、筆記本電腦、平板電腦及配套的顯示器、鍵盤、鼠標、電源適配器等外設(shè)（以下簡稱“設(shè)備”）。第三條設(shè)備管理遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、責(zé)任到人、安全優(yōu)先、節(jié)約高效”原則，確保設(shè)備資源合理配置、規(guī)范使用、動態(tài)監(jiān)管，最大限度發(fā)揮設(shè)備效能。第二章管理職責(zé)第四條行政部為設(shè)備統(tǒng)籌管理部門，主要職責(zé)包括：（一）制定設(shè)備管理制度及年度采購計劃；（二）審核各部門設(shè)備需求，組織采購、驗收及臺賬管理；（三）監(jiān)督設(shè)備使用規(guī)范執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)跨部門設(shè)備調(diào)配；（四）組織設(shè)備報廢鑒定及處置。第五條信息技術(shù)部（以下簡稱“IT部”）為設(shè)備技術(shù)管理部門，主要職責(zé)包括：（一）提供設(shè)備配置建議，評估技術(shù)可行性；（二）負責(zé)設(shè)備安裝、調(diào)試、日常維護及故障維修；（三）監(jiān)督設(shè)備信息安全，指導(dǎo)使用人做好數(shù)據(jù)備份與防護；（四）定期開展設(shè)備巡檢，記錄技術(shù)狀態(tài)。第六條使用部門及使用人為設(shè)備直接管理責(zé)任人，主要職責(zé)包括：（一）提出合理設(shè)備需求，配合完成采購申請；（二）嚴格遵守設(shè)備使用規(guī)范，妥善保管設(shè)備及配件；（三）及時反饋設(shè)備故障，配合完成維修與巡檢；（四）調(diào)離崗位或設(shè)備移交時，按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第三章設(shè)備采購與驗收第七條設(shè)備采購實行“需求申報、分級審批、集中采購”制度。（一）需求申報：各部門于每年12月底前提交下一年度設(shè)備需求計劃，注明設(shè)備類型、數(shù)量、配置要求及用途（如新增崗位、設(shè)備替換等）；臨時需求需單獨提交申請，說明緊急原因。（二）審核審批：行政部匯總需求后，聯(lián)合IT部評估必要性與技術(shù)合理性，形成年度采購預(yù)算，按公司審批權(quán)限（5000元以下由部門負責(zé)人審批，5000元至2萬元由分管副總審批，2萬元以上由總經(jīng)理審批）逐級報批。（三）采購執(zhí)行：經(jīng)審批后，行政部通過公司合格供應(yīng)商名錄實施采購；單次采購金額超過5萬元的，需通過招標或比價程序確定供應(yīng)商。第八條設(shè)備驗收須由行政部、IT部及使用部門共同參與，驗收內(nèi)容包括：（一）核對設(shè)備型號、配置（如CPU、內(nèi)存、硬盤、屏幕尺寸等）、數(shù)量及配件（如電源適配器、說明書、保修卡等）是否與采購合同一致；（二）測試設(shè)備性能（如開機速度、運行流暢度、網(wǎng)絡(luò)連接等）及功能完整性；（三）檢查設(shè)備外觀是否完好，有無劃痕、破損或部件缺失；（四）確認供應(yīng)商提供的保修服務(wù)條款（如保修期、上門維修條件等）。驗收合格后，填寫《設(shè)備驗收單》，三方簽字確認；驗收不合格的，由行政部協(xié)調(diào)供應(yīng)商退換貨。第四章設(shè)備登記與臺賬管理第九條設(shè)備驗收合格后，行政部須在3個工作日內(nèi)完成登記，建立《電腦設(shè)備管理臺賬》（電子臺賬與紙質(zhì)臺賬并行），記錄以下信息：（一）設(shè)備基本信息：名稱、品牌、型號、出廠編號、序列號、配置參數(shù)；（二）管理信息：采購日期、采購金額、使用部門、使用人、存放地點；（三）狀態(tài)信息：正常使用、維修中、閑置、報廢等。第十條臺賬實行動態(tài)管理，設(shè)備調(diào)配、維修、報廢等狀態(tài)變更時，使用部門須在2個工作日內(nèi)告知行政部，行政部同步更新臺賬信息。第十一條行政部每季度末組織使用部門開展設(shè)備清點，核對臺賬與實物一致性，形成《設(shè)備清點報告》報分管副總；年度終了，結(jié)合資產(chǎn)清查工作全面核查設(shè)備管理情況。第五章設(shè)備使用與操作規(guī)范第十二條設(shè)備實行“專人專用”制度，使用人須為公司在職員工，禁止轉(zhuǎn)借非公司人員或用于私人事務(wù)。因工作需要跨部門臨時借用的，須經(jīng)借用人部門負責(zé)人、原使用人部門負責(zé)人及行政部審批，借用期限不超過15個工作日，借用期間設(shè)備安全責(zé)任由借用人承擔(dān)。第十三條設(shè)備使用須遵守以下操作規(guī)范：（一）開機與關(guān)機：按設(shè)備說明書規(guī)范操作，避免強行斷電；長時間不使用時應(yīng)關(guān)閉電源，減少能耗。（二）軟件安裝：禁止安裝與工作無關(guān)的游戲、視頻軟件等；安裝業(yè)務(wù)所需軟件須經(jīng)IT部審核，通過公司統(tǒng)一軟件分發(fā)平臺下載，防止惡意程序侵入。（三）網(wǎng)絡(luò)使用：接入公司內(nèi)網(wǎng)須通過賬號密碼認證；訪問互聯(lián)網(wǎng)須遵守公司《網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法》，禁止訪問非法或高風(fēng)險網(wǎng)站。（四）數(shù)據(jù)管理：重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（如客戶信息、訂單數(shù)據(jù)等）須定期備份至公司云盤或指定服務(wù)器，本地存儲數(shù)據(jù)需設(shè)置訪問密碼；禁止在設(shè)備中存儲色情、暴力、反動等違規(guī)內(nèi)容。第十四條移動設(shè)備（筆記本電腦、平板電腦）使用額外規(guī)定：（一）外出攜帶須填寫《移動設(shè)備外出審批單》，經(jīng)部門負責(zé)人審批；赴外地出差的，須報分管副總審批。（二）攜帶設(shè)備時須隨身攜帶，禁止放置于無人看管的車輛、酒店房間等場所；乘坐公共交通時注意防盜防搶。（三）返回公司后24小時內(nèi)，須向IT部報備設(shè)備狀態(tài)，如有損壞或數(shù)據(jù)異常，立即報告。第六章設(shè)備維護與維修第十五條設(shè)備維護分為日常維護與專業(yè)維護：（一）日常維護由使用人負責(zé)，包括保持設(shè)備清潔（每周至少清理一次灰塵、污漬）、檢查線路連接（如電源、網(wǎng)線）、觀察運行狀態(tài)（如異響、過熱）等，發(fā)現(xiàn)異常及時報告IT部。（二）專業(yè)維護由IT部負責(zé)，每季度對設(shè)備進行一次全面檢查，內(nèi)容包括硬件性能測試、系統(tǒng)漏洞修復(fù)、殺毒軟件升級等，形成《設(shè)備維護記錄表》。第十六條設(shè)備故障維修流程如下：（一）報修：使用人發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后，通過公司OA系統(tǒng)提交《設(shè)備維修申請單》，注明故障現(xiàn)象（如無法開機、屏幕花屏等），30分鐘內(nèi)同步告知IT部。（二）診斷：IT部接到申請后，2小時內(nèi)現(xiàn)場確認故障原因；需拆機檢測的，須經(jīng)使用人簽字同意。（三）維修：-小故障（如系統(tǒng)崩潰、軟件沖突等）：IT部當(dāng)場修復(fù)，修復(fù)時間不超過4小時；-硬件故障（如硬盤損壞、主板燒毀等）：IT部評估后，能更換配件的（如內(nèi)存、硬盤），使用備用配件維修；需返廠或外修的，填寫《外修審批單》，經(jīng)行政部審核、分管副總批準后送修，維修周期不超過7個工作日（特殊情況除外）。（四）反饋：維修完成后，IT部在《設(shè)備維修申請單》中記錄維修情況，使用人簽字確認；外修設(shè)備返回后，IT部須重新測試性能，確認無誤后方可交付使用。第十七條禁止使用人擅自拆機維修或委托非公司指定機構(gòu)維修設(shè)備，否則造成的損壞由使用人承擔(dān)賠償責(zé)任；因使用不當(dāng)（如進水、摔落）導(dǎo)致設(shè)備故障的，使用人須承擔(dān)50%維修費用（最高不超過設(shè)備原值的30%）。第七章設(shè)備報廢與處置第十八條設(shè)備符合以下條件之一的，可申請報廢：（一）使用年限超過5年（筆記本電腦、平板電腦超過4年），主要部件老化，無法滿足基本辦公需求；（二）維修費用超過設(shè)備當(dāng)前殘值（原值的30%），無維修價值；（三）因技術(shù)淘汰（如操作系統(tǒng)、軟件不兼容），無法支持公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行；（四）因不可抗力（如火災(zāi)、水災(zāi)）導(dǎo)致設(shè)備嚴重損毀，無法修復(fù)。第十九條設(shè)備報廢流程如下：（一）申請：使用部門填寫《設(shè)備報廢申請表》，說明報廢原因，附設(shè)備現(xiàn)狀描述（如照片、維修記錄等）；（二）鑒定：IT部對設(shè)備性能、維修成本進行技術(shù)鑒定，出具《報廢鑒定意見》；（三）審批：行政部審核報廢合理性，按權(quán)限審批（原值1萬元以下由分管副總審批，1萬元以上由總經(jīng)理審批）；（四）處置：-可回收設(shè)備（如外殼、配件）：移交行政部統(tǒng)一管理，用于舊機配件替換；-不可回收設(shè)備：委托有資質(zhì)的環(huán)保機構(gòu)進行拆解或銷毀，確保電子垃圾規(guī)范處理；-涉密設(shè)備（存儲客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等）：IT部須通過專業(yè)工具徹底清除數(shù)據(jù)（如硬盤格式化、物理銷毀），留存數(shù)據(jù)清除記錄。第二十條設(shè)備處置完成后，行政部須在臺賬中標注“已報廢”，并將處置憑證（如回收協(xié)議、銷毀證明）存檔，保存期限不少于5年。第八章監(jiān)督與考核第二十一條行政部與IT部聯(lián)合組成設(shè)備管理檢查組，每季度對各部門設(shè)備使用情況進行抽查，檢查內(nèi)容包括：（一）臺賬記錄與實物一致性；（二）設(shè)備操作規(guī)范執(zhí)行情況（如軟件安裝、數(shù)據(jù)備份）；（三）維護與維修記錄完整性；（四）移動設(shè)備外出審批及安全管理情況。第二十二條檢查結(jié)果納入部門年度績效考核（占比5%），同時與個人績效掛鉤：（一）對規(guī)范使用設(shè)備、主動反饋問題、提出優(yōu)化建議的部門或個人，給予通報表揚，年度評優(yōu)時優(yōu)先考慮；（二）對臺賬記錄混亂、違