檔案代管合同協(xié)議書1.甲方（買方/出租方/委托方）：

甲方名稱：XX檔案管理有限公司

甲方地址：中國北京市朝陽區(qū)建國路88號XX大廈15層

甲方法定代表人/負責人：張偉

甲方聯(lián)系方式/p>

2.乙方（賣方/承租方/服務提供方）：

乙方名稱：XX企業(yè)集團有限公司

乙方地址：中國上海市浦東新區(qū)陸家嘴環(huán)路1000號XX金融中心28層

乙方法定代表人/負責人：李明

乙方聯(lián)系方式/p>

**協(xié)議簡介**

鑒于甲方因業(yè)務發(fā)展及合規(guī)管理需要，需對特定檔案進行長期、專業(yè)的管理服務，以保障檔案資料的完整性、安全性與可追溯性；

鑒于乙方具備專業(yè)的檔案管理資質、豐富的行業(yè)經驗及完善的服務體系，能夠為甲方提供符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的檔案代管服務；

基于上述背景，甲乙雙方經友好協(xié)商，本著平等互利、誠實信用的原則，就甲方委托乙方提供檔案代管服務事宜，達成如下協(xié)議。本協(xié)議的簽訂及履行，旨在明確雙方的權利與義務，確保檔案代管服務的順利進行，并最終實現(xiàn)甲方檔案管理的規(guī)范化與高效化。

本協(xié)議的簽訂，既是甲方對檔案管理專業(yè)服務的需求體現(xiàn)，也是乙方發(fā)揮自身優(yōu)勢、提供高質量服務的機會。雙方將以本協(xié)議為依據(jù)，共同維護檔案資料的合法權益，并確保代管服務符合相關法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范。協(xié)議的履行過程中，雙方將嚴格遵循保密原則，保護檔案信息的安全性，同時通過明確的價格與支付條件、履行期限及違約責任等條款，確保合作過程的透明化與可操作性。本協(xié)議的達成，將進一步促進甲方業(yè)務的高效運轉，并為乙方創(chuàng)造穩(wěn)定的業(yè)務合作基礎，實現(xiàn)雙方的長期共贏。

第一條協(xié)議目的與范圍

本協(xié)議的主要目的在于明確甲方委托乙方提供專業(yè)檔案代管服務的事宜，確保檔案資料在代管期間的安全性、完整性與合規(guī)性，以滿足甲方業(yè)務運營及長期保存的需求。具體涉及的內容包括但不限于：甲方檔案資料的接收、整理、分類、編目、存儲、保管、借閱、歸還以及檔案數(shù)字化處理等全流程服務。同時，協(xié)議還明確了雙方在服務過程中應遵守的法律法規(guī)、保密義務、費用結算方式以及違約責任等，旨在為檔案代管服務的順利開展提供全面的法律保障和操作指引。通過本協(xié)議的履行，甲方能夠將檔案管理任務交由具備專業(yè)資質的乙方處理，從而優(yōu)化內部資源配置，降低管理成本，提升檔案管理效率，并確保檔案資料能夠得到妥善保管，以備未來查閱或審計使用。

第二條定義

為本協(xié)議之目的，下列術語具有以下含義：

（1）"檔案資料"：指甲方委托乙方代管的所有紙質及電子檔案，包括但不限于合同文件、財務憑證、工商注冊文件、內部規(guī)章制度、項目資料、客戶信息以及其他具有保存價值的文件資料。

（2）"代管服務"：指乙方根據(jù)本協(xié)議約定，為甲方提供的檔案資料的接收、整理、分類、編目、存儲、保管、借閱、歸還以及數(shù)字化處理等全方位服務。

（3）"存儲期限"：指甲方與乙方約定對檔案資料進行代管的期限，根據(jù)檔案類型及甲方需求具體約定。

（4）"保密義務"：指雙方對在合作過程中獲知的對方商業(yè)秘密、技術信息以及檔案資料內容等承擔的保密責任，未經對方書面同意不得泄露給任何第三方。

（5）"違約責任"：指任何一方違反本協(xié)議約定時應承擔的相應法律責任，包括但不限于賠償損失、支付違約金等。

第三條雙方權利與義務

**1.甲方的權力和義務**

（1）甲方有權要求乙方按照本協(xié)議約定提供專業(yè)、高效的檔案代管服務，并對服務質量和進度進行監(jiān)督。

（2）甲方有權根據(jù)業(yè)務需求對檔案資料的借閱、歸還等提出具體要求，乙方應在其服務能力范圍內予以配合。

（3）甲方有權要求乙方定期（如每年或每半年）提供檔案管理情況的報告，包括檔案入庫、出庫、保管狀態(tài)等信息。

（4）甲方應向乙方提供真實、完整的檔案資料，并確保檔案資料的合法性、合規(guī)性。如因甲方提供的檔案資料存在瑕疵或違法行為，導致乙方承擔相應責任或損失的，甲方應承擔全部責任。

（5）甲方應按時足額支付乙方提供的檔案代管服務費用，任何延遲支付均可能觸發(fā)違約責任。

（6）甲方應對其授權人員的行為進行管理，確保其按照本協(xié)議約定使用檔案資料，并對因授權人員不當行為導致的任何損失承擔賠償責任。

（7）甲方應配合乙方進行檔案資料的數(shù)字化處理工作，提供必要的技術支持和信息接口。

（8）在協(xié)議履行期間及終止后，甲方仍需遵守保密義務，不得泄露在合作過程中獲知的乙方商業(yè)秘密或技術信息。

**2.乙方的權力和義務**

（1）乙方有權按照本協(xié)議約定收取檔案代管服務費用，并有權要求甲方按時支付相關費用。

（2）乙方應組建專業(yè)的檔案管理團隊，配備必要的設施設備，確保檔案資料的存儲環(huán)境符合國家相關標準，并采取嚴格的安全措施防止檔案資料丟失、損壞或泄露。

（3）乙方應建立完善的檔案管理制度，包括檔案資料的接收、整理、分類、編目、存儲、保管、借閱、歸還等各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，并確保所有操作均有記錄可查。

（4）乙方應嚴格按照甲方的要求進行檔案資料的借閱、歸還等操作，并確保檔案資料的完整性和安全性。如因乙方操作不當導致檔案資料損壞或丟失，乙方應承擔全部賠償責任。

（5）乙方應建立檔案資料的備份機制，定期進行數(shù)據(jù)備份，并確保備份數(shù)據(jù)的安全存儲。如發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞，乙方應盡快恢復數(shù)據(jù)，并承擔由此產生的全部責任。

（6）乙方應遵守保密義務，對在合作過程中獲知的甲方商業(yè)秘密、技術信息以及檔案資料內容等承擔嚴格的保密責任，未經甲方書面同意不得泄露給任何第三方。

（7）乙方應配合甲方進行檔案資料的數(shù)字化處理工作，按照甲方提供的技術規(guī)范和要求進行操作，并確保數(shù)字化處理的質量和效率。

（8）乙方應定期（如每年或每半年）向甲方提供檔案管理情況的報告，包括檔案入庫、出庫、保管狀態(tài)、數(shù)字化進度等信息，并接受甲方的監(jiān)督和檢查。

（9）在協(xié)議履行期間及終止后，乙方仍需遵守保密義務，不得泄露在合作過程中獲知的甲方商業(yè)秘密或技術信息。

（10）乙方應配備專業(yè)的客戶服務人員，及時響應甲方的需求，并提供必要的技術支持和咨詢服務。

（11）如遇檔案資料需要銷毀的情況，乙方應按照甲方的指示進行操作，并確保銷毀過程的安全性和不可逆性。同時，乙方應向甲方提供銷毀證明，并承擔銷毀過程中的全部責任。

第四條價格與支付條件

甲方同意根據(jù)本協(xié)議約定向乙方支付檔案代管服務費用。該費用具體標準如下：乙方根據(jù)甲方檔案資料的類型、數(shù)量、存儲期限等因素，制定詳細的服務報價方案，經甲方審核確認后作為本協(xié)議附件一，與本協(xié)議具有同等法律效力。服務費用采用預付制，即甲方應在每年度服務期開始前三十日內，根據(jù)上一年度實際使用的存儲空間和檔案數(shù)量，或根據(jù)雙方約定的固定費用標準，向乙方支付下一年度的服務費用。如甲方檔案數(shù)量或存儲需求發(fā)生變動，雙方應于變動發(fā)生后的十五日內協(xié)商調整服務費用，并簽署補充協(xié)議。支付方式為銀行轉賬，甲方應在收到乙方開具的合法發(fā)票后十日內將款項匯入乙方指定的銀行賬戶。乙方指定的銀行賬戶信息如下：開戶行：XX銀行XX支行，賬戶名稱：XX檔案管理有限公司，賬號：XXXXXXXXXXXXXXXX。逾期支付款項的，每逾期一日，甲方應按逾期支付金額的萬分之五向乙方支付違約金，逾期超過三十日，乙方有權暫停服務或解除本協(xié)議，并要求甲方賠償由此造成的全部損失。

第五條履行期限

本協(xié)議的履行期限為自雙方簽字蓋章之日起三年，自YYYY年MM月DD日起至YYYY年MM月DD日止。協(xié)議期滿前三個月，如雙方均有意繼續(xù)合作，應另行協(xié)商簽訂續(xù)期協(xié)議。在本協(xié)議有效期內，乙方應按照本協(xié)議約定自協(xié)議生效之日起開始提供檔案代管服務，直至協(xié)議期滿或提前終止。具體服務內容包括但不限于檔案資料的接收、整理、分類、編目、存儲、保管、借閱、歸還以及數(shù)字化處理等，應覆蓋整個履行期限。甲方有權根據(jù)業(yè)務需要在協(xié)議履行期間提出檔案資料的借閱、歸檔等需求，乙方應在收到甲方合理請求后及時響應并完成操作。如遇特殊情況需要提前終止本協(xié)議，提出終止的一方應提前六個月書面通知對方，并支付完剩余的服務費用及相應的違約金（如有）。任何一方未經對方書面同意，不得單方面變更或解除本協(xié)議。

第六條違約責任

**一、甲方違約責任**

（1）甲方未按時足額支付乙方檔案代管服務費用的，每逾期一日，應按逾期支付金額的萬分之五向乙方支付違約金。逾期超過三十日，乙方有權暫停提供檔案代管服務，并要求甲方支付全部應付費用及違約金。逾期超過六十日，乙方有權單方面解除本協(xié)議，并要求甲方賠償由此造成的全部損失，包括但不限于乙方為提供服務等已產生的成本、預期收益損失以及為追討欠款產生的合理費用。

（2）甲方提供虛假或非法的檔案資料，導致乙方承擔法律責任的，甲方應承擔全部賠償責任，包括但不限于罰款、賠償金、訴訟費、律師費等。乙方有權解除本協(xié)議，并要求甲方支付本協(xié)議剩余服務費用及相當于合同總額百分之五十的違約金。

（3）甲方未經乙方同意，擅自將代管的檔案資料提供給第三方使用或泄露檔案內容的，應向乙方支付相當于本協(xié)議剩余服務費用百分之五十的違約金，并承擔由此給乙方造成的全部損失。情節(jié)嚴重的，乙方有權解除本協(xié)議，并追究甲方的法律責任。

（4）甲方未按約定配合乙方進行檔案資料的整理、數(shù)字化處理等工作，導致服務進度延遲或質量下降的，應承擔相應的責任，并賠償乙方因此造成的損失。

**二、乙方違約責任**

（1）乙方未按本協(xié)議約定提供檔案代管服務的，應根據(jù)違約情況，向甲方支付違約金。每發(fā)生一次服務中斷或延遲，應向甲方支付相當于當次服務費用百分之十的違約金。一個月內發(fā)生兩次以上中斷或延遲的，甲方有權解除本協(xié)議，并要求乙方支付相當于本協(xié)議剩余服務費用百分之三十的違約金，并賠償甲方的直接損失。

（2）乙方因保管不善，導致檔案資料丟失、損壞、變質或被盜竊的，應承擔全部賠償責任。賠償金額應包括檔案資料的價值損失以及甲方因此遭受的直接經濟損失。乙方應采取一切必要措施恢復檔案資料，如無法恢復，應按檔案資料的原有價值進行賠償。同時，乙方應向甲方支付相當于本協(xié)議剩余服務費用百分之五十的違約金。

（3）乙方泄露甲方檔案資料的，應立即停止違約行為，并向甲方支付相當于本協(xié)議剩余服務費用百分之五十的違約金，并賠償甲方的全部損失。情節(jié)嚴重的，甲方有權解除本協(xié)議，并追究乙方的法律責任。乙方的泄露行為給第三方造成損害的，由乙方承擔全部責任。

（4）乙方未按約定提供檔案管理情況報告，或報告內容不真實、不完整的，應向甲方支付相當于當次服務費用百分之五的違約金，并應立即補交報告。連續(xù)兩次未按約定提供報告的，甲方有權解除本協(xié)議，并要求乙方支付相當于本協(xié)議剩余服務費用百分之二十的違約金。

（5）乙方在檔案銷毀過程中未按約定操作，導致檔案資料未完全銷毀或銷毀證明不符合要求的，應承擔全部責任，并賠償甲方的損失。同時，乙方應向甲方支付相當于當次服務費用百分之三十的違約金。

**三、不可抗力條款的適用**

雙方同意，因不可抗力（如戰(zhàn)爭、自然災害、政府行為等）導致本協(xié)議無法履行的，根據(jù)不可抗力的影響，部分或全部免除責任，但應及時通知對方，并提供相關證明。雙方應協(xié)商決定是否延期履行、部分履行或解除本協(xié)議。因不可抗力造成的損失，由雙方根據(jù)實際情況合理分擔。

**四、違約金的限制**

本協(xié)議約定的違約金條款，是對雙方權利義務的約定，不具有懲罰性質。如一方認為對方違約行為造成的損失超過違約金數(shù)額，可根據(jù)本協(xié)議爭議解決條款提交仲裁或訴訟，要求對方賠償實際損失。仲裁或訴訟裁決的賠償金額高于違約金的，以仲裁或訴訟裁決為準。

第七條不可抗力

1.定義：本協(xié)議所稱不可抗力，是指不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于地震、臺風、洪水、火災、戰(zhàn)爭、動亂、政府行為（如法律、法規(guī)的變更或政策調整）、流行病疫情以及其他類似事件。

2.通知義務：任何一方因不可抗力而無法履行或無法完全履行本協(xié)議義務時，應在不可抗力事件發(fā)生后七個工作日內，書面通知對方，并提供不可抗力事件的有效證明文件（如政府公告、新聞報道、公證文書等）。通知內容應包括不可抗力事件的發(fā)生時間、地點、性質、影響范圍以及預計持續(xù)期限等。

3.責任免除：因不可抗力導致本協(xié)議部分或全部無法履行的，受影響一方根據(jù)不可抗力的影響程度，可部分或全部免除相應的違約責任。不可抗力影響的期限根據(jù)不可抗力事件的持續(xù)時間和恢復情況確定，自不可抗力事件發(fā)生之日起至消失之日止。

4.協(xié)商處理：發(fā)生不可抗力事件時，雙方應本著友好協(xié)商的原則，盡量減少損失，并采取措施盡快恢復履行本協(xié)議。在不可抗力影響期間，雙方應暫?；蛘{整本協(xié)議的履行，直至不可抗力消除。

5.協(xié)議解除：如不可抗力事件持續(xù)超過六十日，雙方仍未能夠恢復履行本協(xié)議的，視為不可抗力事件對協(xié)議履行造成根本性影響，任何一方均有權單方面書面通知對方解除本協(xié)議，并無需承擔違約責任。解除協(xié)議后，雙方應協(xié)商處理善后事宜，包括但不限于財產返還、費用結算等。

6.不可免除的責任：因不可抗力導致的下列責任，受影響一方仍需承擔：因不可抗力事件而引起的第三方索賠；因采取預防或補救措施而產生的額外費用；本協(xié)議中明確約定不屬于不可抗力免責范圍的義務。

第八條爭議解決

1.爭議類型：本協(xié)議履行過程中發(fā)生的任何爭議，包括但不限于協(xié)議解釋、履行障礙、違約責任等，雙方應首先通過友好協(xié)商的方式解決。協(xié)商應本著誠實信用、平等互利的原則進行，力爭在合理期限內達成一致意見。

2.協(xié)商不成：若雙方在協(xié)商期限內（自一方提出協(xié)商請求之日起三十日內）未能解決爭議，或協(xié)商過程中達成一致后又反悔的，雙方同意將爭議提交至有管轄權的人民法院訴訟解決。法院的選擇應根據(jù)協(xié)議簽訂地或甲方所在地確定，具體法院由雙方在協(xié)商不成后十五日內書面確認。

3.仲裁選擇：作為替代訴訟的爭議解決方式，雙方同意將爭議提交至中國國際經濟貿易仲裁委員會（CIETAC），按照該會現(xiàn)行有效的仲裁規(guī)則進行仲裁。仲裁地點應為甲方所在地或協(xié)議簽訂地，由雙方在協(xié)商不成后十五日內書面確認。仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力，除非仲裁規(guī)則另有規(guī)定。

4.爭議解決原則：在爭議解決過程中，雙方應遵守中華人民共和國相關法律法規(guī)，并遵循公平、合理、高效的原則。無論爭議是通過協(xié)商、調解、仲裁還是訴訟解決，雙方均應積極配合，提供必要的證據(jù)和資料，以盡快解決爭議，減少因爭議帶來的損失。

5.爭議解決期間的臨時措施：在爭議解決期間，不因爭議的存在而影響本協(xié)議其他條款的繼續(xù)履行，除非雙方另有約定或法院/仲裁機構另有裁決。任何一方均有權根據(jù)法律規(guī)定，申請采取臨時措施（如財產保全、證據(jù)保全等），以防止爭議解決期間出現(xiàn)不利于己方的情形。

第九條其他條款

1.通知方式：本協(xié)議項下的所有通知、請求、要求或其他通信均應以書面形式作出，并可以通過專人遞送、掛號信、傳真、電子郵件或雙方確認的其他可靠方式發(fā)送。通知應在發(fā)送當日或郵寄當日視為送達。若通過電子郵件發(fā)送，發(fā)件成功當日視為送達；若通過傳真發(fā)送，成功發(fā)送當日視為送達。地址以本協(xié)議首部列明為準，任何一方變更地址，應提前十日書面通知對方。

2.協(xié)議變更：對本協(xié)議的任何修改、補充或變更，均須經雙方協(xié)商一致，并以書面形式作出，補充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。未經雙方書面同意，任何一