承辦會議協(xié)議書甲方（委托方）：名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方（受托方）：名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：鑒于甲方擬舉辦[會議名稱]會議，特委托乙方承辦該會議相關事宜，經(jīng)雙方友好協(xié)商，依據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關法律法規(guī)的規(guī)定，達成如下協(xié)議：一、會議基本信息1.會議名稱：[具體會議名稱]2.會議時間：[開始日期]至[結束日期]3.會議地點：[詳細地址]4.會議規(guī)模：預計參會人數(shù)為[X]人二、服務內容及要求1.會議策劃乙方應根據(jù)甲方需求，制定詳細的會議策劃方案，包括會議議程、活動安排、場地布置設計等，確保會議流程順暢、內容豐富且符合甲方預期。策劃方案應提前提交甲方審核，經(jīng)甲方書面確認后方可實施。2.場地租賃與布置乙方負責租賃符合會議規(guī)模和要求的場地，并確保場地設施齊全、安全可靠。根據(jù)會議主題和風格，乙方應進行專業(yè)的場地布置，包括舞臺搭建、音響設備調試、燈光布置、座位安排、展示區(qū)域設置等，營造良好的會議氛圍。3.餐飲服務提供會議期間的餐飲服務，包括早餐、午餐、茶歇等，餐飲標準應符合甲方要求，保證食品衛(wèi)生安全、口味適宜。合理安排餐飲時間和方式，確保不影響會議正常進程。4.住宿安排若會議涉及參會人員住宿，乙方應負責預訂合適的酒店，并與酒店協(xié)商確定優(yōu)惠價格和相關服務條款。協(xié)助甲方辦理參會人員的住宿登記手續(xù)，確保住宿安排舒適、便捷。5.會議資料準備根據(jù)會議內容和議程，準備各類會議資料，包括會議手冊、資料袋、發(fā)言稿、演示文稿等，并確保資料內容準確、排版精美。在會議前將資料發(fā)放至參會人員手中。6.會議設備及技術支持配備齊全的會議設備，如投影儀、麥克風、電腦、音響等，并確保設備在會議期間正常運行。安排專業(yè)技術人員提供現(xiàn)場技術支持，及時解決設備故障和技術問題，保障會議的順利進行。7.會議接待與引導在會議場地入口處設置接待臺，安排專人負責接待參會人員，引導其簽到、領取資料并前往指定座位。為參會人員提供必要的咨詢和幫助，解答疑問，確保參會人員在會議期間的各項需求得到及時滿足。8.會議安保與后勤保障負責會議場地的安全保衛(wèi)工作，制定安保方案，配備安保人員，確保會議期間人員和財產的安全。提供必要的后勤保障服務，如飲用水供應、衛(wèi)生清潔、垃圾處理等，保持會議場地環(huán)境整潔。三、雙方權利與義務（一）甲方權利與義務1.權利有權對乙方承辦會議的各項工作進行監(jiān)督和檢查，提出意見和建議。有權要求乙方按照本協(xié)議約定的服務內容和標準提供服務。對乙方提交的會議策劃方案、場地布置設計、會議資料等有審核權，如發(fā)現(xiàn)不符合要求，有權要求乙方進行修改。2.義務向乙方提供舉辦會議所需的相關資料和信息，包括會議主題、參會人員名單、會議議程要求等，確保所提供信息真實、準確、完整。按照本協(xié)議約定的時間和方式向乙方支付承辦費用。在會議舉辦前，協(xié)助乙方完成與會議相關的各項準備工作，如確認參會人員信息、協(xié)調場地使用等。尊重乙方的勞動成果，不得擅自更改或調整乙方已按照協(xié)議完成的工作內容。（二）乙方權利與義務1.權利有權要求甲方按照本協(xié)議約定支付承辦費用。根據(jù)本協(xié)議約定和甲方要求，自主安排承辦會議的各項具體工作，但應確保工作質量和進度符合協(xié)議要求。在遇到不可抗力或甲方原因導致無法按照原計劃履行協(xié)議時，有權要求甲方協(xié)商解決，并根據(jù)實際情況調整服務內容和費用。2.義務嚴格按照本協(xié)議約定的服務內容、標準和要求，認真履行承辦會議的各項義務，確保會議順利舉辦。遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)規(guī)范，在承辦會議過程中不得從事任何違法違規(guī)行為。對會議籌備和舉辦過程中涉及的甲方商業(yè)秘密、參會人員信息等予以保密，不得泄露給任何第三方。如果因乙方原因導致甲方信息泄露，乙方應承擔由此給甲方造成的全部損失。在會議舉辦前，將各項準備工作的進展情況及時向甲方匯報，如遇重大問題或變更事項，應提前通知甲方并協(xié)商解決方案。會議結束后，向甲方提供會議總結報告，包括會議效果評估、參會人員反饋等內容。四、費用及支付方式（一）費用總額本次承辦會議的費用總計為人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。（二）費用構成1.場地租賃費用：人民幣[X]元2.場地布置費用：人民幣[X]元3.餐飲服務費用：人民幣[X]元4.住宿安排費用：人民幣[X]元（如有）5.會議資料準備費用：人民幣[X]元6.會議設備及技術支持費用：人民幣[X]元7.會議接待與引導費用：人民幣[X]元8.會議安保與后勤保障費用：人民幣[X]元9.其他費用：人民幣[X]元（如有）（三）支付方式1.甲方應在本協(xié)議簽訂之日起[X]個工作日內，向乙方支付承辦費用的[X]%作為預付款，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。2.在會議籌備工作完成并經(jīng)甲方驗收合格后，甲方應在[X]個工作日內支付剩余承辦費用，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。乙方應在收到每筆款項后的[X]個工作日內，向甲方提供合法有效的發(fā)票。五、違約責任（一）甲方違約責任1.若甲方未按照本協(xié)議約定的時間和方式支付承辦費用，每逾期一日，應按照未支付金額的[X]%向乙方支付違約金。逾期超過[X]日的，乙方有權暫停承辦工作，并要求甲方支付已完成工作對應的費用及違約金。2.若甲方擅自更改或調整乙方已按照協(xié)議完成的工作內容，導致乙方需要重新進行工作或增加額外費用支出的，甲方應承擔相應的賠償責任。3.若因甲方提供的信息不準確、不完整或其他甲方原因，導致會議無法順利舉辦或給乙方造成損失的，甲方應承擔全部賠償責任。（二）乙方違約責任1.若乙方未按照協(xié)議約定的服務內容、標準和要求履行承辦義務，導致會議出現(xiàn)質量問題或無法順利舉辦的，乙方應承擔違約責任，負責采取補救措施或退還甲方已支付的相應費用，并按照承辦費用總額的[X]%向甲方支付違約金。2.若乙方泄露甲方商業(yè)秘密或參會人員信息，乙方應承擔由此給甲方造成的全部損失，并按照承辦費用總額的[X]%向甲方支付違約金。同時，乙方應采取措施消除因信息泄露可能給甲方帶來的不良影響。3.若乙方未按照本協(xié)議約定的時間完成會議籌備工作或因乙方原因導致會議延誤，每逾期一日，應按照承辦費用總額的[X]%向甲方支付違約金。逾期超過[X]日的，甲方有權解除本協(xié)議，并要求乙方返還已支付的預付款，同時乙方應按照承辦費用總額的[X]%向甲方支付違約金。六、爭議解決本協(xié)議在履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應首先友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向有管轄權的人民法院提起訴訟。七、其他條款1.本協(xié)議自雙方簽字（蓋章）