采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程表規(guī)范采購(gòu)管理一、規(guī)范采購(gòu)管理的應(yīng)用場(chǎng)景采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程表是企業(yè)內(nèi)部規(guī)范采購(gòu)行為、控制采購(gòu)成本、明確采購(gòu)責(zé)任的核心工具，適用于以下場(chǎng)景：日常辦公物資采購(gòu)：如文具、耗材、設(shè)備配件等常規(guī)需求，保證采購(gòu)計(jì)劃性與合理性；生產(chǎn)原材料采購(gòu)：制造業(yè)企業(yè)為保障生產(chǎn)連續(xù)性，對(duì)原材料、輔料的采購(gòu)申請(qǐng)與審批進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、交通工具等大額采購(gòu)，需通過(guò)流程明確需求必要性、預(yù)算合規(guī)性及審批權(quán)限；服務(wù)類采購(gòu)：如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等，規(guī)范服務(wù)需求描述、供應(yīng)商資質(zhì)審核及費(fèi)用審批；應(yīng)急采購(gòu)：對(duì)突發(fā)情況下的緊急采購(gòu)需求，通過(guò)流程快速響應(yīng)的同時(shí)保證必要審核與記錄完整，避免流程漏洞。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批操作步驟采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程需嚴(yán)格遵循“需求導(dǎo)向、預(yù)算控制、分級(jí)授權(quán)、全程留痕”原則，具體操作步驟步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)表填寫責(zé)任主體：采購(gòu)需求部門申請(qǐng)人（如部門專員*）操作說(shuō)明：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如新增崗位配置、設(shè)備故障維修、項(xiàng)目物資短缺等），確認(rèn)采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)及用途；登錄企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫《采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程表》（見模板），完整填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式（內(nèi)部辦公號(hào)）、申請(qǐng)日期；采購(gòu)明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、預(yù)算科目（如“辦公費(fèi)”“原材料采購(gòu)”）；需求說(shuō)明：簡(jiǎn)述采購(gòu)原因（如“新入職員工辦公需求”“生產(chǎn)A產(chǎn)品急需XX材料”）、需求緊急程度（普通/緊急）、期望交付時(shí)間；供應(yīng)商信息（如有初步意向）：名稱、聯(lián)系人、報(bào)價(jià)單（作為附件）；附件清單：相關(guān)證明材料，如比價(jià)記錄（3家及以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)）、技術(shù)參數(shù)要求、項(xiàng)目立項(xiàng)審批表（如涉及項(xiàng)目采購(gòu)）。關(guān)鍵要求：信息真實(shí)準(zhǔn)確、明細(xì)清晰，預(yù)估價(jià)格需參考?xì)v史采購(gòu)數(shù)據(jù)或市場(chǎng)行情，避免虛報(bào)、漏報(bào)。步驟2：部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理*）操作說(shuō)明：需求部門負(fù)責(zé)人在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性及部門預(yù)算符合性進(jìn)行審核；審核重點(diǎn)：采購(gòu)需求是否與部門工作計(jì)劃、崗位職責(zé)匹配，是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃替代購(gòu)買）；預(yù)估總價(jià)是否在部門年度/月度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需說(shuō)明理由并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)；采購(gòu)明細(xì)規(guī)格、數(shù)量是否滿足實(shí)際工作需求，是否存在過(guò)度配置。審核結(jié)果處理：通過(guò)：在流程表中簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門；不通過(guò)：注明駁回原因（如“需求不明確”“預(yù)算不足”）并退回申請(qǐng)人，修改后重新提交。步驟3：采購(gòu)部門專業(yè)審核責(zé)任主體：采購(gòu)部門專員、采購(gòu)經(jīng)理操作說(shuō)明：采購(gòu)部門在收到流轉(zhuǎn)申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)（緊急采購(gòu)4小時(shí)內(nèi)），開展專業(yè)審核：需求合規(guī)性審核：對(duì)照公司《采購(gòu)管理辦法》，檢查采購(gòu)物品/服務(wù)是否屬于公司集中采購(gòu)目錄、是否需要公開招標(biāo)（如達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)）；市場(chǎng)調(diào)研與價(jià)格審核：對(duì)未提供報(bào)價(jià)單的采購(gòu)需求，進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)（至少2家供應(yīng)商）；對(duì)已提供報(bào)價(jià)單的，核實(shí)價(jià)格合理性（參考?xì)v史成交價(jià)、市場(chǎng)均價(jià)），必要時(shí)要求供應(yīng)商補(bǔ)充說(shuō)明報(bào)價(jià)依據(jù)；供應(yīng)商資質(zhì)審核（如需）：初步審核意向供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、經(jīng)營(yíng)許可證），保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格；采購(gòu)方式建議：根據(jù)采購(gòu)金額、物品特性，建議采購(gòu)方式（如公開招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)、緊急采購(gòu)）。審核結(jié)果處理：合規(guī)且價(jià)格合理：在流程表中填寫審核意見，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；不合規(guī)：注明問(wèn)題（如“未納入集中采購(gòu)目錄”“供應(yīng)商資質(zhì)不全”）并退回需求部門，補(bǔ)充材料或調(diào)整采購(gòu)方案；價(jià)格異常：要求申請(qǐng)人或供應(yīng)商重新確認(rèn)價(jià)格，必要時(shí)啟動(dòng)重新詢價(jià)。步驟4：財(cái)務(wù)部門預(yù)算與資金審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理操作說(shuō)明：財(cái)務(wù)部門在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)，重點(diǎn)審核預(yù)算與資金相關(guān)事項(xiàng)：預(yù)算額度審核：檢查采購(gòu)項(xiàng)目是否納入年度預(yù)算，預(yù)算科目是否正確，預(yù)估總價(jià)是否在剩余預(yù)算額度內(nèi)；資金支付計(jì)劃審核：結(jié)合公司資金狀況，審核采購(gòu)資金支付方式（如預(yù)付款比例、分期付款）及時(shí)間安排是否符合財(cái)務(wù)制度；成本效益分析（如大額采購(gòu)）：簡(jiǎn)要評(píng)估采購(gòu)項(xiàng)目的投入產(chǎn)出比，避免成本浪費(fèi)。審核結(jié)果處理：預(yù)算充足且資金計(jì)劃合理：在流程表中簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至審批領(lǐng)導(dǎo)；預(yù)算不足：標(biāo)注“超預(yù)算”，需申請(qǐng)人提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，隨流程一并報(bào)批；資金支付方式不符合規(guī)定：要求申請(qǐng)人或采購(gòu)部門調(diào)整支付計(jì)劃。步驟5：分級(jí)審批決策責(zé)任主體：按采購(gòu)金額劃分的審批領(lǐng)導(dǎo)（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理）操作說(shuō)明：根據(jù)公司《采購(gòu)審批權(quán)限管理辦法》，由對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批：小額采購(gòu)（如金額≤5000元）：部門總監(jiān)審批，重點(diǎn)關(guān)注需求必要性；中等金額采購(gòu)（如5000元＜金額≤5萬(wàn)元）：分管副總審批，結(jié)合預(yù)算與市場(chǎng)審核結(jié)果綜合決策；大額采購(gòu)（如金額＞5萬(wàn)元）：總經(jīng)理審批，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。審批要點(diǎn)：采購(gòu)需求是否符合公司戰(zhàn)略或經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；審批流程是否完整，各環(huán)節(jié)審核意見是否明確；超預(yù)算采購(gòu)是否完成預(yù)算調(diào)整審批。審批結(jié)果處理：批準(zhǔn)：在流程表中簽字確認(rèn)，審批狀態(tài)更新為“已通過(guò)”，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門執(zhí)行；駁回：注明駁回原因（如“非必要采購(gòu)”“預(yù)算未調(diào)整”），流程終止，退回需求部門。步驟6：采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果反饋責(zé)任主體：采購(gòu)部門專員、需求部門申請(qǐng)人操作說(shuō)明：采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)方式（如詢比價(jià)、招標(biāo)）與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，下達(dá)訂單，跟蹤物流到貨情況；驗(yàn)收確認(rèn)：物品/服務(wù)送達(dá)后，需求部門組織驗(yàn)收（可邀請(qǐng)采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門參與），核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合要求，填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》；結(jié)果反饋：采購(gòu)專員將驗(yàn)收結(jié)果、供應(yīng)商發(fā)票（如需）等資料整理歸檔，并在采購(gòu)管理系統(tǒng)中更新流程狀態(tài)為“已執(zhí)行”，同時(shí)將《采購(gòu)驗(yàn)收單》復(fù)印件反饋至需求部門和財(cái)務(wù)部門。三、采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程表模板采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程表申請(qǐng)單號(hào)：由采購(gòu)系統(tǒng)自動(dòng)申請(qǐng)部門：采購(gòu)物品/服務(wù)明細(xì)序號(hào)12合計(jì)預(yù)估總價(jià)（大寫）：仟佰拾萬(wàn)仟佰拾元角分采購(gòu)用途：（如“日常辦公用”“生產(chǎn)A產(chǎn)品原料”“XX項(xiàng)目實(shí)施”）需求緊急程度：□普通□緊急（緊急原因：）預(yù)算科目：（如“管理費(fèi)用-辦公費(fèi)”“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本-原材料”）附件清單：（如比價(jià)記錄、技術(shù)參數(shù)、立項(xiàng)批復(fù)）部門負(fù)責(zé)人審核審核意見：□同意采購(gòu)□駁回（原因：）簽字：*日期：年月日財(cái)務(wù)部門審核審核意見：□預(yù)算充足，同意支付□超預(yù)算，需調(diào)整預(yù)算□駁回（原因：）簽字：*日期：年月日?qǐng)?zhí)行結(jié)果采購(gòu)訂單號(hào)：驗(yàn)收情況：□合格□不合格（不合格原因：）備注：（如合同號(hào)、付款方式、特殊說(shuō)明）四、高效執(zhí)行的關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息填寫規(guī)范：申請(qǐng)表中的物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息需準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因描述模糊導(dǎo)致采購(gòu)錯(cuò)誤；預(yù)估價(jià)格需依據(jù)市場(chǎng)行情或歷史數(shù)據(jù)，不得虛高或虛低。審批時(shí)限控制：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核（緊急采購(gòu)可縮短時(shí)限），避免流程積壓；若因故無(wú)法按時(shí)審核，需提前告知申請(qǐng)人及流程上下游人員。預(yù)算剛性約束：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”或“超預(yù)算采購(gòu)”。緊急采購(gòu)特殊處理：對(duì)突發(fā)急需的采購(gòu)需求，可先由需求部門負(fù)責(zé)人口頭溝通采購(gòu)部門，啟動(dòng)緊急采購(gòu)流程，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填《采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程表》，并注明“緊急采購(gòu)”原因。供應(yīng)商管理要求：采購(gòu)部門需建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先從名錄中選擇供應(yīng)商；新供應(yīng)商引入需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核、樣品測(cè)