行政辦公文件歸檔與管理制度模板第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司行政辦公文件的歸檔與管理，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高文件利用效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及公司行政管理相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在行政辦公活動(dòng)中形成、處理和保存的各類紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料。第三條管理原則行政辦公文件歸檔與管理遵循“集中統(tǒng)一、分類整理、規(guī)范有序、安全保密、便于利用”的原則，保證文件從形成到歸檔全流程可控。第二章文件歸檔范圍第四條行政類文件公司發(fā)布的行政通知、通報(bào)、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要；公司內(nèi)部管理制度、流程規(guī)范、崗位職責(zé)說明書；公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、工作報(bào)告；印章管理臺(tái)賬、證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）復(fù)印件及年檢資料；固定資產(chǎn)采購合同、驗(yàn)收單、報(bào)廢審批單；員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、考勤、薪酬福利等人事相關(guān)文件。第五條業(yè)務(wù)類文件對外商務(wù)合作合同、協(xié)議、意向書及補(bǔ)充文件；客戶資料、供應(yīng)商檔案、招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書；項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告；財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料。第六條其他特殊文件公司領(lǐng)導(dǎo)重要講話、發(fā)言稿及媒體宣傳報(bào)道；公司組織架構(gòu)圖、組織架構(gòu)調(diào)整文件；聲像資料（如重要會(huì)議照片、視頻、錄音）；具有保存價(jià)值的電子文件（如郵件、工作群重要記錄、OA系統(tǒng)審批痕跡）。第三章文件歸檔操作流程第七步文件形成與預(yù)歸檔文件形成：各部門在辦理行政辦公事務(wù)時(shí)，需規(guī)范文件格式，明確文件標(biāo)題、編號、形成日期、責(zé)任部門及經(jīng)辦人（、等），保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。預(yù)歸檔：文件定稿后，經(jīng)辦人需在3個(gè)工作日內(nèi)對文件進(jìn)行初步整理，檢查是否有缺頁、漏簽、錯(cuò)字等問題，并在文件右上角標(biāo)注“歸檔”字樣及歸檔范圍分類（如“行政-通知”）。第八步部門收集與初步整理定期收集：各部門文秘（或指定負(fù)責(zé)人）于每月25日前，收集本部門當(dāng)月形成的歸檔文件，按“一事一件”原則進(jìn)行初步排序，填寫《部門文件收集清單》（見附件1）。檢查核對：部門負(fù)責(zé)人需對收集文件的完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后在《部門文件收集清單》簽字確認(rèn)，并于每月28日前將清單及文件移交至行政部檔案管理員（**）。第九步檔案管理員審核與指導(dǎo)文件審核：檔案管理員收到文件后，5個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)檢查：文件是否屬于歸檔范圍；文件格式是否規(guī)范（如標(biāo)題是否準(zhǔn)確、簽批手續(xù)是否齊全）；文件是否為原件（如為復(fù)印件，需注明“與原件核對無誤”及經(jīng)辦人簽字）。問題整改：對不符合要求的文件，檔案管理員需及時(shí)退回原部門并說明整改意見，部門應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成整改并重新提交。第十步整理組卷與編目分類組卷：檔案管理員根據(jù)文件類型、年度、部門等特征，采用“年度-問題-部門”三級分類法進(jìn)行組卷（如“2023年行政-通知-行政部”），每卷文件厚度一般不超過2cm，同類文件按形成時(shí)間順序排列。編目登記：組卷后，檔案管理員需填寫《卷內(nèi)文件目錄》（見附件2），內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、文號、形成日期、頁數(shù)、密級（絕密/機(jī)密/秘密/內(nèi)部）、保管期限（永久/長期/短期），并編制檔號（如“XZ-2023-001”，其中“XZ”為行政類代碼，“2023”為年度，“001”為流水號）。第十一步移交與歸檔移交登記：檔案管理員將整理好的檔案填寫《檔案移交登記表》（見附件3），注明檔案名稱、卷數(shù)、檔號、移交部門、移交人、移交日期，并與部門經(jīng)辦人共同簽字確認(rèn)。入庫保管：移交完成后，檔案管理員將檔案存放于專用檔案柜，標(biāo)注檔案類別及檔號，電子文件同步存儲(chǔ)至公司檔案管理系統(tǒng)，并定期進(jìn)行備份（每月1次）。第四章檔案分類與編號規(guī)則第十二條分類標(biāo)準(zhǔn)一級分類：按文件性質(zhì)分為行政類（XZ）、業(yè)務(wù)類（YW）、人事類（RS）、財(cái)務(wù)類（CW）、聲像類（SX）等。二級分類：按文件內(nèi)容分為通知（TZ）、報(bào)告（BG）、合同（HT）、制度（ZD）、會(huì)議（HY）等。三級分類：按部門或年度分類（如行政部為“XB”，業(yè)務(wù)部為“YW”，2023年年度代碼為“23”）。第十三條編號規(guī)則檔號統(tǒng)一為“一級分類代碼+二級分類代碼+年度代碼+流水號”，示例：行政部2023年通知文件：XZ-TZ-23-001業(yè)務(wù)部2023年合同文件：YW-HT-23-015第五章檔案借閱與利用第十四條借閱權(quán)限內(nèi)部借閱：公司員工因工作需要借閱檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批；借閱涉密檔案（絕密/機(jī)密），需經(jīng)分管副總經(jīng)理（趙六）審批。外部借閱：外部單位或個(gè)人因特殊情況需借閱檔案，需提交單位介紹信及身份證明，經(jīng)行政部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。第十五條借閱流程申請登記：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（見附件4），注明借閱檔案名稱、檔號、借閱事由、借閱期限及用途，并按要求履行審批手續(xù)。檔案調(diào)?。簷n案管理員憑審批后的《檔案借閱申請表》調(diào)取檔案，與借閱人當(dāng)面核對檔案數(shù)量及完整性，要求借閱人在《檔案借閱登記表》（見附件5）上簽字。歸還檢查：借閱期限一般不超過7天，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前2天辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，檔案管理員需檢查檔案是否完好、有無缺頁，確認(rèn)無誤后辦理歸還登記。第十六條利用要求借閱人僅可在指定區(qū)域（如檔案室）查閱檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、勾畫、抽取、撤換檔案內(nèi)容。因工作需要復(fù)制檔案的，需經(jīng)檔案管理員審核，并在復(fù)印件上加蓋“檔案專用章”及“與原件核對無誤”章，復(fù)制件用途僅限本次工作。涉密檔案嚴(yán)禁復(fù)制、拍照、錄像，借閱后需立即歸還，不得帶離檔案室。第六章檔案保管與鑒定第十七條保管要求紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案庫房，庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光等設(shè)施，定期檢查（每季度1次）。電子檔案：存儲(chǔ)于公司專用服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限（分級管理），定期進(jìn)行病毒查殺及數(shù)據(jù)備份（每月1次），重要電子檔案需刻錄成光盤保存（一式兩份）。聲像檔案：存放于防磁柜，避免磁場干擾，定期檢查播放設(shè)備，保證檔案可讀性。第十八條保管期限永久：公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作總結(jié)、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議、股東會(huì)/董事會(huì)決議、證照正本等。長期（10-30年）：年度工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、審計(jì)報(bào)告等。短期（10年以下）：一般通知、內(nèi)部通訊、考勤記錄、臨時(shí)性文件等。第十九條鑒定與銷毀到期鑒定：檔案管理員每3年組織一次檔案鑒定工作，對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀或延長保管期限的意見。銷毀程序：對確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》（見附件6），經(jīng)行政部經(jīng)理、分管副總經(jīng)理及總經(jīng)理審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，銷毀記錄永久保存。第七章責(zé)任與獎(jiǎng)懲第二十條責(zé)任劃分文件形成部門：負(fù)責(zé)本部門文件的及時(shí)收集、初步整理及移交，保證文件內(nèi)容完整、規(guī)范。檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的審核、整理、保管、借閱及鑒定工作，保證檔案安全、有序、可查。借閱人：妥善保管所借檔案，按時(shí)歸還，不得泄露、損壞、丟失檔案內(nèi)容。第二十一條獎(jiǎng)懲措施獎(jiǎng)勵(lì)：對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人（如及時(shí)移交檔案、規(guī)范整理、主動(dòng)提供利用等），公司將給予通報(bào)表揚(yáng)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)（獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)參照公司《員工獎(jiǎng)懲管理制度》）。處罰：對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予處罰：未按時(shí)移交檔案或文件不完整、不規(guī)范的，對部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人給予口頭警告，責(zé)令限期整改；擅自復(fù)制、涂改、丟失檔案的，視情節(jié)輕重給予罰款200-2000元，情節(jié)嚴(yán)重的給予降職、調(diào)崗直至解除勞動(dòng)合同；泄露檔案秘密的，按《中華人民共和國保守國家秘密法》及公司保密規(guī)定處理，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。第八章特別提示第二十二條電子文件管理電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，保證內(nèi)容一致；電子文件需采用通用格式（如PDF、DOC、XLS等），避免使用加密格式。部門人員離職時(shí)，需將個(gè)人工作電腦中的電子文件移交至檔案管理員，不得私自刪除或帶走。第二十三條檔案安全與保密檔案庫房嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入，非檔案管理員進(jìn)入需經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)并登記。檔案管理員需定期接受保密培訓(xùn)，簽訂《保密承諾書》，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。第二十四條動(dòng)態(tài)管理公司部門調(diào)整、人員變動(dòng)時(shí)，需及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》（見附件7），由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)，保證檔案連續(xù)性。第九