企業(yè)采購流程審批及驗收通用工具模板一、適用范圍與核心價值本模板適用于各類企業(yè)（涵蓋生產(chǎn)型、服務型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購業(yè)務，包括但不限于原材料采購、設備購置、服務外包（如IT支持、保潔服務）、辦公用品采購等場景。通過標準化流程設計，明確采購各環(huán)節(jié)責任主體、操作規(guī)范及輸出要求，旨在實現(xiàn)“需求清晰、審批合規(guī)、驗收嚴格、追溯有據(jù)”的管理目標，降低采購風險，提升資金使用效率，保障企業(yè)運營物資及時合規(guī)供應。二、全流程操作指引（一）需求提出與采購申請操作目的：明確采購需求，保證采購內(nèi)容與業(yè)務需求匹配，避免盲目采購。責任人：需求部門負責人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政部主管）。操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際業(yè)務需求（如生產(chǎn)計劃、部門運營需要），填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預估單價、總價、用途、期望交付日期及供應商偏好（如有）。對于大額采購（如單筆金額超過萬元，具體金額企業(yè)自定）或關(guān)鍵設備采購，需附《需求可行性分析報告》，說明采購必要性、經(jīng)濟效益及替代方案。需求部門負責人對申請內(nèi)容的真實性、必要性進行審核簽字后，提交至采購部。輸出物：《采購申請表》（附件1）、《需求可行性分析報告》（如適用）。（二）采購審批流程操作目的：通過分級審批控制采購風險，保證采購行為符合企業(yè)預算及管理制度。責任人：采購部、財務部、相關(guān)管理層（如部門總監(jiān)、總經(jīng)理、分管副總）。操作內(nèi)容：采購部初審：采購部收到《采購申請表》后，1個工作日內(nèi)完成審核，重點核查：需求描述是否清晰、規(guī)格參數(shù)是否明確、預估價格是否合理（參考歷史采購價格或市場行情）、是否在預算范圍內(nèi)。若不符合要求，退回需求部門補充完善；若符合，流轉(zhuǎn)至財務部。財務部復審：財務部2個工作日內(nèi)完成審核，重點核查：采購預算是否充足、資金來源是否合規(guī)、成本控制是否符合企業(yè)規(guī)定。對于超預算采購，需需求部門提交《超預算說明》并經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可繼續(xù)流程。審核通過后，流轉(zhuǎn)至相應管理層。管理層終審：根據(jù)采購金額及重要性，分級審批：日常小額采購（如單筆金額＜萬元）：由部門總監(jiān)審批。中等金額采購（如萬元≤單筆金額＜萬元）：由分管副總審批。大額或關(guān)鍵采購（如單筆金額≥萬元）：由總經(jīng)理審批，必要時提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批通過后，采購部啟動供應商選擇流程；審批未通過，采購部將意見反饋至需求部門，流程終止。輸出物：審批通過的《采購申請表》、審批意見記錄。（三）供應商選擇與確定操作目的：通過規(guī)范供應商選擇流程，保證采購性價比及供應穩(wěn)定性。責任人：采購部、需求部門、審計部（如需）。操作內(nèi)容：供應商尋源：采購部根據(jù)采購需求，通過公開招標、邀請招標、詢價比價、單一來源采購（如獨家代理）等方式篩選供應商。對于金額較大或關(guān)鍵物料，需至少邀請3家合格供應商參與報價。供應商資質(zhì)審核：采購部核查供應商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證（如適用）、相關(guān)資質(zhì)認證（如ISO認證）、財務狀況、供貨業(yè)績及信譽，必要時進行實地考察。需求部門參與技術(shù)參數(shù)符合性確認。價格談判與確定：采購部與候選供應商進行價格談判，綜合考慮價格、質(zhì)量、交期、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。對于招標采購，需編制《評標報告》，說明評選依據(jù)。供應商確定：采購部將供應商選擇結(jié)果及《供應商評估表》（附件2）提交需求部門及管理層復核，確認無誤后，確定最終供應商。輸出物：《供應商報價表》、《供應商評估表》、《評標報告》（如適用）、《采購合同》（附件3）。（四）合同簽訂與訂單下達操作目的：通過書面合同明確雙方權(quán)利義務，保障采購雙方合法權(quán)益。責任人：采購部、法務部（如需）、財務部、管理層。操作內(nèi)容：合同擬定：采購部根據(jù)與供應商談判結(jié)果，擬定《采購合同》，條款需包括：采購物品/服務詳情、價格及支付方式、交付時間與地點、質(zhì)量標準、驗收方式、違約責任、爭議解決方式等。法務部（或企業(yè)法律顧問）審核合同條款的合規(guī)性。合同審批：采購部將合同提交需求部門、財務部、管理層審批，保證合同內(nèi)容與采購申請一致，符合企業(yè)制度。合同簽訂：審批通過后，由授權(quán)代表（如總經(jīng)理、采購部負責人）與供應商簽訂合同，合同正本至少一式兩份，采購部、財務部、需求部門各留存一份。訂單下達：采購部根據(jù)簽訂的合同，向供應商下達《采購訂單》（附件4），明確交貨批次、時間、地點及聯(lián)系人，同時抄送需求部門及財務部。輸出物：《采購合同》（正本）、《采購訂單》。（五）訂單執(zhí)行與交付跟蹤操作目的：保證供應商按時按質(zhì)交付，采購過程可控。責任人：采購部、需求部門。操作內(nèi)容：交付跟蹤：采購部在供應商生產(chǎn)/備貨期間，定期與供應商溝通進度（如每周一次），保證按訂單要求交付。若遇延期風險（如供應商生產(chǎn)問題、物流異常），及時協(xié)調(diào)解決，必要時調(diào)整交付計劃并通知需求部門。到貨確認：供應商按訂單交付時，需求部門與采購部共同核對到貨物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等是否與訂單一致，確認無誤后在《送貨單》（附件5）上簽字確認；若不一致，當場拒收并書面說明原因，采購部與供應商協(xié)商處理（如換貨、補貨）。輸出物：《送貨單》、交付進度跟蹤記錄。（六）驗收環(huán)節(jié)管理操作目的：保證采購物品/服務符合合同約定的質(zhì)量及數(shù)量要求，杜絕不合格品入庫或投入使用。責任人：需求部門、采購部、質(zhì)檢部（如需）。操作內(nèi)容：驗收準備：需求部門根據(jù)采購合同及《采購訂單》，準備驗收標準（如技術(shù)參數(shù)、樣品、服務規(guī)范清單）、驗收工具（如檢測設備、計量儀器）。實物驗收：數(shù)量驗收：清點物品數(shù)量，與送貨單、訂單核對是否一致，短缺部分當場記錄并要求供應商補足。質(zhì)量驗收：質(zhì)檢部（或需求部門技術(shù)人員）按照質(zhì)量標準進行檢測，包括外觀檢查、功能測試、文件審核（如產(chǎn)品合格證、檢測報告）。對于服務類采購，需對照服務清單逐項確認服務內(nèi)容、完成質(zhì)量及交付成果。驗收結(jié)果處理：驗收合格：需求部門、質(zhì)檢部、采購部共同在《采購驗收單》（附件6）上簽字確認，物品辦理入庫手續(xù)（倉庫填寫《入庫單》），服務類采購進入付款流程。驗收不合格：填寫《不合格品處理單》（附件7），明確不合格項、數(shù)量、原因，由采購部與供應商協(xié)商處理方案（如退貨、換貨、降價、整改），整改后需重新驗收。輸出物：《采購驗收單》、《入庫單》（如適用）、《不合格品處理單》（如適用）。（七）付款結(jié)算與財務處理操作目的：規(guī)范采購付款流程，保證資金支付合規(guī)、及時。責任人：財務部、采購部。操作內(nèi)容：發(fā)票核對：供應商開具合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、項目）與合同、驗收單是否一致，無誤后提交財務部。付款審批：財務部核對發(fā)票、驗收單、合同、采購申請單等單據(jù)，確認無誤后，按照企業(yè)付款審批流程（如“經(jīng)辦人→采購部負責人→財務部負責人→總經(jīng)理”）提交付款申請。款項支付：財務部根據(jù)審批通過的付款申請，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項，支付后及時更新應付賬款臺賬，并將付款憑證（如銀行回單）交采購部留存。賬務處理：財務部根據(jù)原始憑證（發(fā)票、驗收單、付款回單等）進行賬務處理，保證采購成本準確入賬。輸出物：付款申請單、發(fā)票、付款憑證、應付賬款臺賬。（八）資料歸檔與供應商評價操作目的：實現(xiàn)采購全過程可追溯，為后續(xù)采購決策提供依據(jù)。責任人：采購部、檔案管理部門。操作內(nèi)容：資料歸檔：采購部在采購完成后10個工作日內(nèi)，將本次采購全過程資料（含采購申請表、審批記錄、供應商資料、合同、訂單、送貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等）整理成冊，提交檔案管理部門歸檔保存，保存期限不少于[3-5]年（企業(yè)自定）。供應商評價：采購部每季度/年度對合作供應商進行評價，評價指標包括：產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交付及時率、價格競爭力、服務響應速度、合作配合度等，填寫《供應商績效評價表》（附件8），評價結(jié)果作為后續(xù)供應商合作資格調(diào)整（如續(xù)約、淘汰、提量）的依據(jù)。輸出物：采購檔案（含全套資料）、《供應商績效評價表》。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表單附件1：采購申請表申請部門申請日期采購類型（□物料□設備□服務□其他）申請人聯(lián)系方式期望交付日期采購明細序號物品/服務名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)12附件清單：□需求說明書□技術(shù)參數(shù)□可行性報告□其他________________需求部門審核：負責人簽字：__________日期：______采購部審核：審核意見：□通過□需補充□駁回（說明：________________）經(jīng)辦人簽字：__________日期：______財務部審核：審核意見：□預算充足□超預算需說明□駁回（說明：________________）經(jīng)辦人簽字：__________日期：______管理層審批：審批人（□部門總監(jiān)□分管副總□總經(jīng)理）：__________日期：______附件2：供應商評估表供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式評估項目權(quán)重（%）評分（1-5分）資質(zhì)認證（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可等）15產(chǎn)品/服務質(zhì)量（歷史業(yè)績、樣品檢測）30價格競爭力（對比市場均價/預算）25交付能力（產(chǎn)能、物流、準時率）20售后服務（響應速度、問題解決）10加權(quán)得分（Σ評分×權(quán)重）100評估結(jié)論：□推薦合作□備選□淘汰評估人：__________日期：______附件3：采購合同（簡化版）合同編號：__________甲方（采購方）：__________公司乙方（供應商）：__________公司簽訂日期：______年_月_日一、采購內(nèi)容：物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間交付地點二、質(zhì)量標準：________________（可引用國家標準/行業(yè)標準/雙方確認的技術(shù)參數(shù)）三、驗收方式：甲方應在收到貨物后____個工作日內(nèi)驗收，驗收合格簽字確認；服務類項目按服務清單逐項驗收。四、付款方式：□預付_%□到貨驗收后付_%□質(zhì)保期滿后付_%（質(zhì)保期_個月）五、違約責任：乙方逾期交付，每逾期1天按合同總額_%支付違約金；質(zhì)量不合格，甲方有權(quán)退貨，乙方需在_天內(nèi)更換，并承擔由此產(chǎn)生的損失。六、爭議解決：雙方友好協(xié)商解決，協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________授權(quán)代表簽字：__________授權(quán)代表簽字：__________附件4：采購訂單訂單編號下單日期供應商名稱交貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話訂單明細序號物品名稱規(guī)格型號12備注：□保留合同編號：__________□其他要求：________________采購部（簽字）：__________需求部門（確認）：__________附件5：送貨單供應商名稱送貨日期聯(lián)系人電話收貨地址運輸方式車號/單號送貨明細序號物品名稱規(guī)格型號單位12總計：大寫：________________小寫：__________收貨確認：□數(shù)量無誤□數(shù)量不符（短缺_件/溢余_件）□外觀異常（說明：________________）收貨人簽字：__________日期：______附件6：采購驗收單驗收單編號驗收日期供應商名稱采購訂單編號驗收部門驗收地點驗收人員驗收項目序號物品/服務名稱規(guī)格型號合同要求12驗收結(jié)論：□整體合格□部分合格（不合格項已整改：□是□否）□不合格驗收小組簽字：采購部__________需求部門__________質(zhì)檢部__________日期：______附件7：不合格品處理單處理單編號處理日期采購訂單編號驗收單編號供應商名稱不合格品名稱規(guī)格型號數(shù)量不合格項描述（附檢測報告/照片）：________________處理方案：□退貨□換貨（要求_天內(nèi)更換）□降價_%□整改后重新驗收審批意見：采購部__________質(zhì)檢部__________需求部門__________日期：______處理結(jié)果：已按方案執(zhí)行，完成日期：______執(zhí)行人：__________附件8：供應商績效評價表供應商名稱評價周期（□季度□年度）評價日期評價指標權(quán)重（%）目標值產(chǎn)品質(zhì)量合格率30≥98%交付及時率25≥95%價格競爭力（對比行業(yè)平均）20優(yōu)售后服務響應速度15≤24小時合作配合度10良好綜合得分（Σ得分×權(quán)重）100評價等級：□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（70-79分）□不合格（＜70分）改進建議：________________評價人：__________采購部負責人：__________總經(jīng)理：__________日期：______四、使用風險與規(guī)避要點（一）審批環(huán)節(jié)風險風險點：審批流程不清晰、越權(quán)審批，導致采購行為不符合內(nèi)控要求。規(guī)避措施：明確各層級審批權(quán)限（金額、采購類型），通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)審批單留痕，杜絕“先采購后審批”；超預算采購必須提交專項說明并經(jīng)更高層級審批。（二）供應商選擇風險風險點：供應商資質(zhì)不足、圍標串標，導致采購質(zhì)量不達標或價格虛高。規(guī)避措施：建立合格供應商名錄，定期更新；大額采購采用公開招標，邀請紀檢或?qū)徲嫴块T參與監(jiān)督；對供應商進行背景調(diào)查，核查其生產(chǎn)/經(jīng)營資質(zhì)及履約能力。（三）驗收環(huán)節(jié)風險需求點：驗收標準不明確、驗收人員不專業(yè)，導致不合格品入庫。規(guī)避措施：采購合同中明確質(zhì)量標準（可引用國標/行標或雙方確認的樣品），驗收時需求部門、質(zhì)檢部、采購部共同參與；關(guān)鍵設備采購需邀請第三方檢測機構(gòu)參與驗收。（四）合同條款風險風險點：合同條款缺失或模糊，如違約責任不明確、爭議解決方式不合理，導致后期糾紛。規(guī)避措施：合同模板由法