合同文本制作與審批工具使用指南一、適用業(yè)務場景本工具適用于企業(yè)各類合同文本的規(guī)范化制作與全流程審批管理，覆蓋以下典型場景：采購合作：與供應商簽訂原材料采購、設備采購等合同，明確數(shù)量、價格、交付標準及質(zhì)量要求；服務外包：委托第三方提供技術(shù)服務、營銷推廣、人力資源外包等服務，約定服務范圍、交付周期及驗收方式；業(yè)務合作：與合作伙伴開展項目聯(lián)合開發(fā)、市場推廣等合作，劃分權(quán)責利及收益分配機制；資產(chǎn)租賃：簽訂辦公場地、生產(chǎn)設備等租賃合同，約定租賃期限、租金支付及維護責任；勞動合同：與員工簽訂勞動合同及補充協(xié)議，明確崗位職責、薪酬福利及保密義務。二、操作流程詳解（一）需求發(fā)起與材料準備提交需求申請：業(yè)務部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請表》，注明合同類型、合作方主體信息、核心需求（如標的、金額、履行期限）及特殊條款要求（如保密、違約責任）。材料清單整理：需同步提供以下材料，保證信息完整：合作方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明）；前期溝通記錄（如會議紀要、郵件往來），明確合作關(guān)鍵條款；涉及技術(shù)、財務等專業(yè)內(nèi)容的附件（如技術(shù)參數(shù)表、報價單）。（二）合同模板選擇模板庫匹配：從企業(yè)標準化模板庫中選擇對應合同類型（如“采購合同模板”“服務合同模板”），優(yōu)先使用已通過法務審核的范本，保證條款合規(guī)性。模板調(diào)整說明：若需修改模板條款（如增加特殊約定、調(diào)整付款周期），需在《模板變更申請表》中詳細說明變更理由及法律依據(jù)，由法務部門預審通過后方可使用。（三）核心條款填寫根據(jù)模板要求，準確填寫以下核心內(nèi)容，保證信息真實、無歧義：條款類別填寫要點雙方主體信息甲方（企業(yè)方）：名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人；乙方（合作方）：名稱、信用代碼、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（禁止填寫私人電話）。合同標的明確標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量（或服務內(nèi)容、范圍），技術(shù)參數(shù)需引用附件標準。金額與支付合同總金額（大小寫一致）、幣種、付款方式（如分期支付、里程碑支付）、賬戶信息（開戶行、戶名、賬號，需與合同主體一致）。履行期限與方式標的交付/服務開始時間、截止時間，交付地點、驗收標準及流程（如“驗收需由雙方簽字確認的《驗收報告》”）。權(quán)利義務條款雙方核心責任（如甲方按時付款、乙方保證質(zhì)量），違約責任（如逾期付款的違約金比例、質(zhì)量不達標的處理方式）。爭議解決約定爭議解決方式（如協(xié)商解決、提交甲方所在地人民法院訴訟），明確管轄法院。（四）內(nèi)部審核流程業(yè)務部門初審：由業(yè)務負責人審核合同內(nèi)容的業(yè)務可行性（如需求匹配度、成本合理性），保證條款符合部門預算及合作目標。法務部門復審：法務重點審核條款合法性（如是否符合《民法典》《招標投標法》等規(guī)定）、權(quán)利義務對等性及法律風險（如違約責任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰），必要時修改條款并反饋業(yè)務部門。財務部門會簽：財務審核金額準確性、支付條款與企業(yè)財務制度的一致性（如發(fā)票類型、稅務處理），保證資金支付合規(guī)。（五）權(quán)限審批根據(jù)合同金額及類型，按以下權(quán)限分級審批：低風險合同（金額≤10萬元，如日常辦公用品采購）：由業(yè)務部門負責人審批；中風險合同（10萬元＜金額≤50萬元，如設備采購、服務外包）：由分管副總審批；高風險合同（金額＞50萬元，如重大戰(zhàn)略合作、資產(chǎn)處置）：由總經(jīng)理辦公會審批，必要時提交董事會審議。審批通過后，《審批意見匯總表》，明確各環(huán)節(jié)審批人及意見。（六）正式簽署與歸檔文本定稿：根據(jù)審批意見修改最終版合同，保證所有簽字頁信息完整（如雙方名稱、日期、蓋章處清晰）。簽署方式：紙質(zhì)合同：雙方加蓋公章或合同專用章（騎縫章），法定代表人或授權(quán)代表人簽字；電子合同：通過企業(yè)認證的電子簽署平臺簽署，保證簽署過程留痕、法律效力有效。歸檔管理：簽署后3個工作日內(nèi)，將合同正本（或電子版）提交檔案管理部門歸檔，同步更新《合同臺賬》，記錄合同編號、簽署日期、履行期限及負責人信息。三、合同信息模板參考合同基本信息表項目填寫內(nèi)容合同編號按規(guī)則編制（如“采購-年份-部門序號”，例：CG-2024-001）合同名稱明確合同類型及核心內(nèi)容（如“XX辦公設備采購合同”）簽訂日期年月日甲方信息名稱：XX有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX區(qū)XX路XX號乙方信息名稱：XX商貿(mào)公司；統(tǒng)一社會信用代碼：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX區(qū)XX路XX號；聯(lián)系人：*經(jīng)理；聯(lián)系方式：公司統(tǒng)一客服電話合同類型□采購□服務□租賃□合作□其他（請注明）標的物/服務內(nèi)容（詳細描述，如“采購聯(lián)想ThinkPad筆記本20臺，型號為T14，配置詳見附件1”）合同金額人民幣（大寫）：壹拾萬元整；（小寫）：￥100,000.00履行期限自2024年1月1日起至2024年12月31日止（或“交付日期：2024年3月31日前”）付款方式□一次性付款□分期付款（分期說明：首付款60%簽約后10日內(nèi)支付，余款40%驗收合格后支付）違約責任“乙方逾期交付標的物，每逾期1日按合同總額的0.5%支付違約金；逾期超過15日，甲方有權(quán)解除合同”附件清單1.《設備技術(shù)參數(shù)表》；2.《報價單》（共2頁）審批流程記錄業(yè)務審核：經(jīng)理（2024-01-05）；法務審核：法務（2024-01-08）；財務會簽：財務（2024-01-09）；審批：副總（2024-01-10）簽署狀態(tài)□待簽署□已簽署□履行中□已終止四、關(guān)鍵注意事項條款合規(guī)性優(yōu)先：所有條款不得違反法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，涉及特許經(jīng)營、國有資產(chǎn)處置等特殊事項的，需提前取得相關(guān)審批文件。信息準確性核查：合同主體名稱、金額、日期等關(guān)鍵信息需與營業(yè)執(zhí)照、需求申請表等材料一致，避免因筆誤導致糾紛。流程完整性把控：嚴禁跳過審核環(huán)節(jié)直接審批，若合作方為首次合作，需增加“資信調(diào)查”環(huán)節(jié)（如通過信用中國平臺查詢企業(yè)信用狀況）。保密義務明確：涉及商業(yè)秘密（如技術(shù)參數(shù)、客戶信息）的合同，需單獨設置“保密條款”