2026年金屬制品公司員工檔案數(shù)字化管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司員工檔案數(shù)字化管理工作，提升檔案管理效率，保障檔案信息安全與完整，適應(yīng)公司數(shù)字化運(yùn)營(yíng)需求，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《數(shù)據(jù)安全法》及公司人力資源管理制度，結(jié)合金屬制品行業(yè)員工管理特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有員工檔案的數(shù)字化處理與管理，包括在職員工、離職員工、退休員工的檔案，涵蓋生產(chǎn)類、技術(shù)類、管理類、職能類等所有崗位員工，暫不包含臨時(shí)崗位與外包崗位員工的檔案（如有需求需單獨(dú)審批）。第三條員工檔案數(shù)字化管理遵循“真實(shí)準(zhǔn)確、安全保密、規(guī)范統(tǒng)一、便捷高效”原則：確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，無(wú)篡改、遺漏；嚴(yán)格保護(hù)員工個(gè)人信息與公司敏感數(shù)據(jù)，防止泄露；統(tǒng)一檔案數(shù)字化格式、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與管理流程；通過(guò)數(shù)字化手段提升檔案查閱、調(diào)用效率，支撐人力資源管理工作。第四條人力資源部作為員工檔案數(shù)字化管理的責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃、組織檔案掃描與錄入、維護(hù)數(shù)字化檔案系統(tǒng)、審核檔案信息準(zhǔn)確性、管理檔案查閱權(quán)限；信息技術(shù)部配合提供數(shù)字化技術(shù)支持（如檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)安全防護(hù)）；公司管理層負(fù)責(zé)審批檔案數(shù)字化重大事項(xiàng)（如系統(tǒng)升級(jí)、權(quán)限調(diào)整），確保工作符合公司數(shù)據(jù)安全戰(zhàn)略。第二章檔案數(shù)字化范圍與標(biāo)準(zhǔn)第五條檔案數(shù)字化范圍：?jiǎn)T工檔案數(shù)字化涵蓋以下核心內(nèi)容，確保無(wú)重要信息遺漏：（一）入職基礎(chǔ)材料：?jiǎn)T工身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)與學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、專業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件（如焊工證、材料工程師證）、入職登記表、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如有）；（二）在職管理材料：績(jī)效考核表（月度、季度、年度）、薪酬調(diào)整記錄、崗位變動(dòng)材料（如晉升通知、調(diào)崗申請(qǐng)）、培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)簽到表、考核成績(jī)、證書(shū)）、獎(jiǎng)懲材料（獎(jiǎng)勵(lì)通知、處分決定）、年度工作總結(jié)；（三）離職與退休材料：離職申請(qǐng)、離職交接清單、解除勞動(dòng)合同證明、離職面談?dòng)涗洝⑼诵輰徟?、社保轉(zhuǎn)移材料（如有）；（四）其他重要材料：?jiǎn)T工緊急聯(lián)系人信息、體檢報(bào)告（入職體檢與年度體檢）、重大事項(xiàng)報(bào)告（如婚姻狀況變更、家庭住址變更）。第六條檔案數(shù)字化格式標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一檔案數(shù)字化格式，確保兼容性與可讀性，具體要求如下：（一）掃描格式：紙質(zhì)檔案掃描采用PDF格式（多頁(yè)材料合并為單PDF文件），分辨率不低于300dpi，黑白文檔采用灰度模式，彩色證件（如身份證、證書(shū)）采用彩色模式，文件大小控制在10MB以內(nèi)（超大文件可分卷處理）；（二）錄入格式：文字類信息（如入職登記表內(nèi)容、績(jī)效考核結(jié)果）錄入數(shù)字化檔案系統(tǒng)時(shí)，采用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)格式（如表格字段錄入），確?？蓹z索、可統(tǒng)計(jì)；非結(jié)構(gòu)化信息（如工作總結(jié)、面談?dòng)涗洠┎捎酶晃谋靖袷酱鎯?chǔ)，保留原始排版；（三）命名規(guī)則：數(shù)字化檔案文件按“員工編號(hào)-檔案類別-材料名稱-日期”格式命名，如“2026001-入職材料-身份證復(fù)印件-20260115”“2026001-績(jī)效材料-2026年Q1考核表-20260331”，員工編號(hào)采用公司統(tǒng)一編碼規(guī)則（如年份+流水號(hào)）。第七條檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格把控?cái)?shù)字化質(zhì)量，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致信息失真：（一）掃描質(zhì)量：掃描后的PDF文件需清晰可辨，無(wú)歪斜、模糊、黑邊，文字與圖像無(wú)缺失，證件類材料需完整呈現(xiàn)正反兩面；（二）錄入質(zhì)量：文字錄入需逐字核對(duì)，確保與紙質(zhì)材料一致，無(wú)錯(cuò)別字、漏填項(xiàng)，數(shù)字類信息（如薪酬金額、考核分?jǐn)?shù)）需反復(fù)校驗(yàn)；（三）關(guān)聯(lián)質(zhì)量：數(shù)字化檔案需按員工個(gè)人建立獨(dú)立檔案夾，各類材料按“入職-在職-離職/退休”時(shí)間順序排列，且與員工信息（姓名、編號(hào)、部門(mén)）準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)，避免張冠李戴。第三章檔案數(shù)字化流程第八條數(shù)字化前期準(zhǔn)備：（一）檔案整理：人力資源部檔案管理員需提前整理紙質(zhì)檔案，按員工個(gè)人分類歸集，檢查材料是否完整（如缺失某年度績(jī)效表需及時(shí)補(bǔ)充）、是否存在破損（破損材料需修復(fù)后掃描）、是否有重復(fù)材料（重復(fù)材料保留最新版本），整理完成后填寫(xiě)《員工檔案整理清單》；（二）設(shè)備與系統(tǒng)準(zhǔn)備：配備專用掃描設(shè)備（如高速掃描儀、平板掃描儀）、計(jì)算機(jī)（安裝防病毒軟件與掃描軟件），確保設(shè)備正常運(yùn)行；調(diào)試數(shù)字化檔案系統(tǒng)（如權(quán)限設(shè)置、字段配置），測(cè)試檔案上傳、檢索功能，確保系統(tǒng)穩(wěn)定；（三）人員培訓(xùn)：對(duì)參與檔案數(shù)字化的工作人員（檔案管理員、錄入員）開(kāi)展培訓(xùn)，講解掃描操作規(guī)范、錄入標(biāo)準(zhǔn)、命名規(guī)則、安全保密要求，培訓(xùn)后進(jìn)行實(shí)操考核，考核合格方可上崗。第九條掃描與錄入實(shí)施：（一）批量掃描：按《員工檔案整理清單》順序，分批對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描時(shí)需核對(duì)材料與清單是否一致，掃描完成后在紙質(zhì)材料上標(biāo)注“已數(shù)字化-日期”，避免重復(fù)掃描；掃描文件臨時(shí)存儲(chǔ)在專用計(jì)算機(jī)本地文件夾，每日備份至臨時(shí)服務(wù)器；（二）信息錄入：錄入員對(duì)照紙質(zhì)材料，將結(jié)構(gòu)化信息錄入數(shù)字化檔案系統(tǒng)對(duì)應(yīng)字段（如在“薪酬調(diào)整”模塊錄入調(diào)整時(shí)間、調(diào)整前金額、調(diào)整后金額），非結(jié)構(gòu)化信息上傳對(duì)應(yīng)掃描文件；錄入完成后，由檔案管理員進(jìn)行初審，核對(duì)錄入信息與掃描文件是否一致，初審?fù)ㄟ^(guò)率需達(dá)100%；（三）質(zhì)量復(fù)檢：人力資源部安排專人對(duì)已數(shù)字化的檔案進(jìn)行復(fù)檢，按不低于30%的比例隨機(jī)抽查，重點(diǎn)檢查掃描質(zhì)量（是否清晰）、錄入準(zhǔn)確性（是否有錯(cuò)漏）、命名規(guī)范性（是否符合規(guī)則）；復(fù)檢發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，需標(biāo)注問(wèn)題類型，反饋給相關(guān)操作人員整改，整改后重新復(fù)檢，直至合格。第十條檔案歸檔與備份：（一）系統(tǒng)歸檔：復(fù)檢合格的數(shù)字化檔案，由檔案管理員在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中完成歸檔操作，設(shè)置檔案狀態(tài)為“已歸檔”，歸檔后不可隨意修改（修改需走審批流程）；同時(shí)在系統(tǒng)中建立檔案索引（如按員工編號(hào)、部門(mén)、崗位類型索引），便于快速檢索；（二）數(shù)據(jù)備份：數(shù)字化檔案采用“本地+云端”雙重備份機(jī)制，本地備份存儲(chǔ)在公司專用檔案服務(wù)器（每日自動(dòng)備份），云端備份存儲(chǔ)在公司授權(quán)的安全云平臺(tái)（每周手動(dòng)備份并校驗(yàn)）；備份數(shù)據(jù)需加密存儲(chǔ)（采用AES-256加密算法），備份記錄填寫(xiě)《檔案數(shù)據(jù)備份登記表》，注明備份時(shí)間、備份人、備份位置、校驗(yàn)結(jié)果；（三）紙質(zhì)檔案處理：已完成數(shù)字化的紙質(zhì)檔案，按原分類整理后，存入公司檔案柜集中保管，檔案柜需配備防火、防潮、防蟲(chóng)設(shè)施，且由專人負(fù)責(zé)管理，紙質(zhì)檔案保留期限與數(shù)字化檔案一致（在職員工檔案保留至離職后5年，離職與退休員工檔案保留10年）。第四章數(shù)字化檔案安全管理第十一條權(quán)限管理：嚴(yán)格控制數(shù)字化檔案查閱與操作權(quán)限，實(shí)行“分級(jí)授權(quán)、最小必要”原則：（一）權(quán)限分級(jí)：數(shù)字化檔案系統(tǒng)權(quán)限分為“管理員權(quán)限”“查閱權(quán)限”“錄入權(quán)限”“只讀權(quán)限”四級(jí)，管理員權(quán)限（人力資源部負(fù)責(zé)人）可進(jìn)行全系統(tǒng)操作（如權(quán)限分配、系統(tǒng)設(shè)置）；查閱權(quán)限（人力資源部專員、部門(mén)負(fù)責(zé)人）可查閱權(quán)限范圍內(nèi)的檔案（如部門(mén)負(fù)責(zé)人僅可查閱本部門(mén)員工檔案）；錄入權(quán)限（檔案管理員、錄入員）僅可錄入與修改未歸檔檔案；只讀權(quán)限（如審計(jì)部門(mén)）僅可查看指定檔案，不可下載或修改；（二）權(quán)限申請(qǐng)與調(diào)整：?jiǎn)T工需使用數(shù)字化檔案系統(tǒng)時(shí)，需填寫(xiě)《檔案系統(tǒng)權(quán)限申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)權(quán)限級(jí)別、使用用途、有效期，經(jīng)人力資源部審核、管理層審批后開(kāi)通；權(quán)限到期自動(dòng)失效，需續(xù)期的需重新申請(qǐng)；權(quán)限調(diào)整（如從查閱權(quán)限升級(jí)為錄入權(quán)限）需按同樣流程審批，嚴(yán)禁擅自調(diào)整權(quán)限。第十二條數(shù)據(jù)安全防護(hù)：采取多重技術(shù)措施，保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)安全：（一）訪問(wèn)防護(hù)：數(shù)字化檔案系統(tǒng)采用賬號(hào)密碼+動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼雙因素認(rèn)證，賬號(hào)密碼需定期更換（每90天），復(fù)雜度需滿足“8位以上+字母大小寫(xiě)+數(shù)字+特殊符號(hào)”要求；系統(tǒng)登錄日志實(shí)時(shí)記錄（包含登錄時(shí)間、IP地址、操作內(nèi)容），日志保留期限不低于1年，便于追溯異常操作；（二）傳輸與存儲(chǔ)防護(hù)：檔案數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)傳輸時(shí)采用HTTPS加密協(xié)議，防止傳輸過(guò)程中被截??；存儲(chǔ)數(shù)據(jù)采用加密存儲(chǔ)，密鑰由信息技術(shù)部專人保管，定期更換（每6個(gè)月）；嚴(yán)禁將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)拷貝至非專用設(shè)備（如私人電腦、U盤(pán)），確需拷貝的需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，且拷貝設(shè)備需經(jīng)過(guò)安全檢測(cè)；（三）病毒與攻擊防護(hù)：數(shù)字化檔案系統(tǒng)服務(wù)器與專用計(jì)算機(jī)安裝正版防病毒軟件與防火墻，定期更新病毒庫(kù)（每周至少1次）、系統(tǒng)補(bǔ)?。吭轮辽?次）；信息技術(shù)部定期開(kāi)展漏洞掃描（每季度1次）與滲透測(cè)試（每半年1次），發(fā)現(xiàn)安全漏洞及時(shí)修復(fù)，防止系統(tǒng)被攻擊。第十三條保密管理：強(qiáng)化員工保密意識(shí)，防止檔案信息泄露，具體要求如下：（一）保密培訓(xùn)：每年組織全體參與檔案管理的員工（人力資源部、信息技術(shù)部）開(kāi)展保密培訓(xùn)，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)安全法規(guī)、公司保密制度、泄密案例警示，培訓(xùn)后簽訂《員工檔案保密承諾書(shū)》，明確保密責(zé)任；（二）操作規(guī)范：嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)合（如公共網(wǎng)絡(luò)、私人場(chǎng)所）訪問(wèn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)；嚴(yán)禁向外部人員（如客戶、供應(yīng)商）或未授權(quán)內(nèi)部人員泄露檔案信息；查閱檔案時(shí)需在專用計(jì)算機(jī)操作，離開(kāi)時(shí)鎖定屏幕，防止他人擅自操作；（三）泄密處理：發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露（如數(shù)據(jù)被非法下載、信息被外傳），需立即向人力資源部與信息技術(shù)部報(bào)告，同時(shí)采取應(yīng)急措施（如暫停相關(guān)權(quán)限、隔離受影響數(shù)據(jù)）；信息技術(shù)部需調(diào)查泄密原因與范圍，人力資源部按公司制度追究相關(guān)人員責(zé)任（如扣減績(jī)效、通報(bào)批評(píng)、解除勞動(dòng)合同），情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)。第五章數(shù)字化檔案查閱與使用第十四條檔案查閱流程：規(guī)范數(shù)字化檔案查閱流程，確保有序使用，具體步驟如下：（一）查閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要查閱數(shù)字化檔案，需填寫(xiě)《數(shù)字化檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱員工姓名、編號(hào)、查閱用途（如“用于員工晉升考核”“用于薪酬調(diào)整審核”）、查閱范圍（如“僅查閱2025年度績(jī)效材料”）、查閱方式（在線查看或打?。?，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交人力資源部；（二）權(quán)限審核：人力資源部檔案管理員在1個(gè)工作日內(nèi)審核申請(qǐng)，核對(duì)查閱人權(quán)限、查閱用途的合理性，符合要求的開(kāi)通臨時(shí)查閱權(quán)限（權(quán)限有效期按實(shí)際需求設(shè)定，最長(zhǎng)不超過(guò)3個(gè)工作日）；不符合要求的（如用途不明確、超出權(quán)限范圍），需向申請(qǐng)人說(shuō)明原因，退回申請(qǐng)；（三）查閱操作：查閱人在權(quán)限有效期內(nèi)，通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)登錄數(shù)字化檔案系統(tǒng)，按申請(qǐng)范圍查閱檔案，在線查看時(shí)不可截屏、復(fù)制；確需打印的，需在申請(qǐng)表中注明，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，在專用打印機(jī)打印，打印文件需標(biāo)注“檔案復(fù)印件-僅用于XX用途-不得外傳”，使用后需及時(shí)銷毀或交回人力資源部存檔。第十五條檔案使用規(guī)范：數(shù)字化檔案僅可用于公司內(nèi)部人力資源管理相關(guān)工作，嚴(yán)禁用于其他用途，具體要求如下：（一）合規(guī)使用：檔案使用需符合法律法規(guī)與公司制度，如用于員工招聘背景調(diào)查、績(jī)效考核評(píng)估、薪酬調(diào)整、晉升競(jìng)聘、勞動(dòng)糾紛處理等，不得用于歧視性決策（如因員工年齡、性別信息限制崗位機(jī)會(huì)）；（二）信息準(zhǔn)確性：使用檔案信息前，需核對(duì)信息是否為最新版本（如崗位變動(dòng)信息需確認(rèn)是否有最新調(diào)崗?fù)ㄖl(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)誤或過(guò)時(shí)，需及時(shí)反饋人力資源部更新，不得使用錯(cuò)誤信息；（三）使用記錄：數(shù)字化檔案系統(tǒng)自動(dòng)記錄所有查閱與使用操作（包含查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、使用用途），記錄保留期限不低于3年，人力資源部每季度核查使用記錄，發(fā)現(xiàn)異常使用（如頻繁查閱非工作相關(guān)檔案）需調(diào)查原因，及時(shí)處理。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究第十六條監(jiān)督機(jī)制：（一）日常監(jiān)督：人力資源部每月對(duì)數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)字化進(jìn)度（是否按計(jì)劃完成）、檔案質(zhì)量（是否符合標(biāo)準(zhǔn)）、權(quán)限管理（是否存在越權(quán)）、數(shù)據(jù)備份（是否按時(shí)完成），自查結(jié)果形成《月度檔案管理自查報(bào)告》；（二）專項(xiàng)監(jiān)督：公司數(shù)據(jù)安全委員會(huì)每半年開(kāi)展一次檔案數(shù)字化專項(xiàng)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施（如加密、備份）、保密制度執(zhí)行情況（如是否有泄密風(fēng)險(xiǎn)）、系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)（如是否有安全漏洞），監(jiān)督結(jié)果向管理層匯報(bào)，提出整改建議；（三）員工監(jiān)督：鼓勵(lì)員工監(jiān)督檔案數(shù)字化管理工作，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為（如擅自查閱他人檔案、泄露檔案信息）可向人力資源部或紀(jì)檢部門(mén)舉報(bào)，舉報(bào)屬實(shí)的給予舉報(bào)人獎(jiǎng)勵(lì)（如現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)500-1000元），且對(duì)舉報(bào)人信息保密。第十七條責(zé)任追究：對(duì)違反本制度的行為，按情節(jié)嚴(yán)重程度處理：（一）輕微違規(guī)：如檔案命名不規(guī)范、備份延遲1-2天，由人力資源部給予口頭警告，責(zé)令限期整改，整改不到位的扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金（扣減比例不低于5%）；（二）一般違規(guī)：如未經(jīng)審批擅自調(diào)整權(quán)限、掃描文件存在較多模糊頁(yè)，給予書(shū)面警告，扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金（扣減比例不低于10%），取消當(dāng)年評(píng)優(yōu)資格；（三）嚴(yán)重違規(guī)：如檔案信息錄入故意造假、泄露員工敏感信息（如身份證