合同管理規(guī)范及風(fēng)險(xiǎn)控制工具應(yīng)用指南一、工具應(yīng)用場(chǎng)景與適用范圍本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織在合同全生命周期管理中的規(guī)范制定與風(fēng)險(xiǎn)防控，具體場(chǎng)景包括：合同起草與審批：保證合同條款合法合規(guī)，覆蓋核心權(quán)利義務(wù)；合同履行監(jiān)控：跟蹤合同進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺(jué)履約偏差；合同變更與終止：規(guī)范流程，避免因操作不當(dāng)引發(fā)糾紛；合同歸檔與查詢：實(shí)現(xiàn)合同集中管理，便于追溯與審計(jì)；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)警：識(shí)別合同潛在風(fēng)險(xiǎn)，提前制定應(yīng)對(duì)措施。尤其適用于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等常見(jiàn)合同類型，可適配中小型企業(yè)及大型集團(tuán)化公司的管理需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同準(zhǔn)備階段需求梳理：業(yè)務(wù)部門(mén)明確合作背景、交易標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等核心要素，填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1）。主體資格審查：法務(wù)部門(mén)或合規(guī)部門(mén)審查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、信用狀況（如通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢），保證對(duì)方具備履約能力，避免與無(wú)民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽約。（二）合同起草階段模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如采購(gòu)模板、服務(wù)模板），無(wú)模板時(shí)參考行業(yè)示范文本。條款填寫(xiě)：根據(jù)需求申請(qǐng)表填寫(xiě)核心條款，包括：當(dāng)事人信息（名稱、住所、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）；合同標(biāo)的（名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量）；權(quán)利義務(wù)（履行期限、地點(diǎn)、方式，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；違約責(zé)任（違約金計(jì)算方式、賠償范圍）；爭(zhēng)議解決方式（約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）。內(nèi)部評(píng)審：業(yè)務(wù)部門(mén)初審條款可行性，法務(wù)部門(mén)審核合法性與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款條款與財(cái)務(wù)流程匹配性，形成《合同評(píng)審記錄表》（見(jiàn)模板2）。（三）合同簽署階段授權(quán)審批：根據(jù)合同金額及重要性，履行內(nèi)部審批流程（如：10萬(wàn)元以下由部門(mén)負(fù)責(zé)人李審批；10-50萬(wàn)元由分管領(lǐng)導(dǎo)王審批；50萬(wàn)元以上由總經(jīng)理趙審批）。簽署規(guī)范：加蓋合同專用章（嚴(yán)禁使用公章、財(cái)務(wù)章等替代）；法定代表人或授權(quán)委托人簽字（需提供《授權(quán)委托書(shū)》，見(jiàn)模板3）；合同一式多份（如正本2份、副本3份），雙方各執(zhí)正本，副本由企業(yè)歸檔。（四）合同履行階段履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)指定專人（如合同管理員劉）跟蹤合同履行進(jìn)度，填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)模板4），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果、付款狀態(tài)）。異常處理：若出現(xiàn)對(duì)方違約（如延遲交付、質(zhì)量不合格）或自身履約困難，需在3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，提交《合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案》（見(jiàn)模板5），經(jīng)法務(wù)及管理層審批后執(zhí)行。（五）合同歸檔與終止階段歸檔管理：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本、評(píng)審記錄、履行憑證等資料整理歸檔，電子版至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，標(biāo)注“已歸檔”狀態(tài)。終止/注銷(xiāo)：合同到期或解除時(shí)，雙方需簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止后的權(quán)利義務(wù)（如保密條款繼續(xù)有效），并通知財(cái)務(wù)部門(mén)解除付款凍結(jié)。三、核心管理模板模板1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期合作方名稱合作方類型交易標(biāo)的數(shù)量/規(guī)模履行期限預(yù)算金額核心需求說(shuō)明（可附技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等附件）業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人張法務(wù)初審財(cái)務(wù)審核孫審批結(jié)果模板2：合同評(píng)審記錄表合同名稱合同編號(hào)評(píng)審日期評(píng)審部門(mén)評(píng)審人評(píng)審意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)李□通過(guò)□需修改：（條款：）法務(wù)部門(mén)周□通過(guò)□需修改：（條款：）財(cái)務(wù)部門(mén)吳□通過(guò)□需修改：（條款：）綜合評(píng)審結(jié)論□同意簽署□修改后復(fù)審□不予簽署模板3：授權(quán)委托書(shū)授權(quán)人（單位）授權(quán)代表鄭授權(quán)事項(xiàng)□合同簽署□合同談判□其他：授權(quán)期限年月日至年月日授權(quán)權(quán)限（可填寫(xiě)：代為簽字、代為蓋章、代為收取款項(xiàng)等，不得超過(guò)法定代表人權(quán)限）聲明本委托書(shū)在授權(quán)范圍內(nèi)有效，由授權(quán)人承擔(dān)法律責(zé)任。授權(quán)人（蓋章）日期模板4：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號(hào)履行階段□履行中□已完成□異常關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期負(fù)責(zé)人交付/服務(wù)啟動(dòng)劉驗(yàn)收劉付款劉異常記錄（描述履約偏差、對(duì)方違約等情況及處理措施）模板5：合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案合同名稱合同編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生日期風(fēng)險(xiǎn)描述（如：對(duì)方延遲交付30天，影響項(xiàng)目進(jìn)度）風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)□低（可自行處理）□中（需部門(mén)協(xié)調(diào)）□高（需管理層介入）應(yīng)對(duì)措施（如：發(fā)送催告函、要求支付違約金、解除合同等）責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人劉審批意見(jiàn)法務(wù)：錢(qián)分管領(lǐng)導(dǎo)：王總經(jīng)理：趙四、關(guān)鍵使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用“大概”“盡量”等模糊表述，違約責(zé)任需明確具體計(jì)算方式（如“逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”）；爭(zhēng)議解決優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄，避免約定“由雙方協(xié)商解決”（無(wú)強(qiáng)制執(zhí)行力）。權(quán)限管理：嚴(yán)禁超越權(quán)限簽署合同，授權(quán)委托書(shū)需注明具體權(quán)限范圍，避免“全權(quán)代理”等模糊授權(quán)。履約監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門(mén)需定期（如每周/每月）更新履行跟蹤表，法務(wù)部門(mén)每季度抽查合同履行情況，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)合同（如金額超50萬(wàn)元、履約期超1年）重點(diǎn)關(guān)注。檔案安全：紙質(zhì)合同存放在專用檔案柜，電子合同加密存儲(chǔ)，嚴(yán)防信息泄