行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理制度第一章總則為規(guī)范行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理，保障財務(wù)檔案的真實、完整、安全，充分發(fā)揮財務(wù)檔案的憑證、查考和管理價值，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》及國家有關(guān)財務(wù)、檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實際，制定本制度。本制度適用于本單位及所屬各部門的財務(wù)檔案管理工作。財務(wù)檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)，安全保密、方便利用，規(guī)范管理、全程管控”的原則，確保財務(wù)檔案管理工作有序開展。第二章財務(wù)檔案的范圍財務(wù)檔案是單位在財務(wù)管理、會計核算等經(jīng)濟活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，主要包括以下類別：（一）會計憑證類1.原始憑證：含外來原始憑證（如發(fā)票、收據(jù)、銀行回單等）和自制原始憑證（如工資表、報銷單、出入庫單等）；2.記賬憑證：含收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證及匯總憑證等。（二）會計賬簿類1.總賬：綜合反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)總分類核算的賬簿；2.明細賬：按明細科目分類登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿（含收入、支出、往來、固定資產(chǎn)等明細賬）；3.日記賬：如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬；4.其他輔助賬簿：如備查簿、固定資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年）等。（三）財務(wù)報告類1.年度財務(wù)決算報告：含報表、附注、財務(wù)情況說明書等；2.月度、季度財務(wù)會計報告：含資產(chǎn)負債表、收入支出表、現(xiàn)金流量表等；3.預(yù)算執(zhí)行情況報告：反映預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整及分析的相關(guān)資料；4.審計報告：含內(nèi)部審計、外部審計（財政、審計部門或第三方機構(gòu)審計）形成的報告及整改資料。（四）其他財務(wù)資料類1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；2.納稅申報表、稅收繳款書及稅收優(yōu)惠相關(guān)資料；3.財務(wù)合同：如采購合同、借款合同、租賃合同等；4.票據(jù)存根：含財政票據(jù)、發(fā)票等的存根聯(lián)及領(lǐng)用登記薄；5.電子會計資料：如電子憑證、電子賬簿、電子報表及相關(guān)元數(shù)據(jù)、備份數(shù)據(jù)等；6.其他具有保存價值的財務(wù)文件：如財務(wù)制度、財務(wù)分析報告、資金審批文件等。第三章財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集要求各業(yè)務(wù)部門及財務(wù)部門應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，及時收集相關(guān)財務(wù)資料，確保資料完整、準(zhǔn)確。財務(wù)部門指定專人負責(zé)財務(wù)資料的日常歸集，每月終了對當(dāng)月形成的會計憑證、賬簿等資料進行初步整理；年度終了后3個月內(nèi)，完成全年財務(wù)檔案的集中整理工作。（二）整理規(guī)范1.會計憑證：按憑證編號順序裝訂成冊，加裝封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息，由裝訂人在封簽處簽名或蓋章。憑證數(shù)量較多時可分冊裝訂，每冊厚度不超過2厘米。2.會計賬簿：年度終了后，對活頁賬簿進行整理（去除空白頁），按賬戶順序編號，加具封面后統(tǒng)一裝訂為定本式賬簿；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后，按類別、時間順序整理歸檔。3.財務(wù)報告：按年度、季度、月度分類整理，注明編制時間、編制人，附相關(guān)分析說明，裝訂成冊后加蓋單位公章。4.電子財務(wù)檔案：對電子會計資料進行格式轉(zhuǎn)換（如PDF、XML等長期可讀格式），建立元數(shù)據(jù)文件并與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)；定期進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）歸檔移交整理完畢的財務(wù)檔案，由財務(wù)部門編制《財務(wù)檔案移交清冊》（列明檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等），移交本單位檔案管理部門（或財務(wù)部門指定的檔案專管崗位）。移交時雙方當(dāng)場核對，確認(rèn)無誤后簽字蓋章，移交清冊一式兩份，雙方各存一份。第四章財務(wù)檔案的保管與利用（一）保管要求1.保管場所：財務(wù)檔案應(yīng)存放于專用檔案室或檔案柜，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁（對電子檔案）等條件，溫度保持在14-24℃，相對濕度保持在45%-60%。2.保管期限：嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行：會計憑證、會計賬簿（含總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿）保管30年；月度、季度財務(wù)會計報告（含報表、附注）保管10年；年度財務(wù)決算報告、審計報告、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表保管10年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。（二）利用管理1.內(nèi)部借閱：單位內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)檔案，需填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人及財務(wù)負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需續(xù)借應(yīng)重新辦理審批。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得拆散、涂改、抽換或轉(zhuǎn)借。2.外部調(diào)閱：外單位因?qū)徲?、檢查、訴訟等需要調(diào)閱財務(wù)檔案，需持單位公函及經(jīng)辦人有效證件，經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱；必要時可復(fù)制相關(guān)檔案，但需在《財務(wù)檔案利用登記表》中注明復(fù)制內(nèi)容及用途，嚴(yán)禁外單位人員直接接觸原檔。第五章財務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織單位應(yīng)成立由財務(wù)部門、檔案管理部門、審計部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成的財務(wù)檔案鑒定小組，每5年對已到保管期限的財務(wù)檔案進行一次全面鑒定，提出保留或銷毀的意見。（二）銷毀流程1.編造清冊：對經(jīng)鑒定確無保存價值的財務(wù)檔案，由鑒定小組編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》（列明檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等）。2.審批簽字：《財務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)單位負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人審批后，報同級財政部門備案（財政撥款單位需按財政部門要求履行備案程序）。3.監(jiān)督銷毀：銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)指定兩名以上人員負責(zé)監(jiān)銷（檔案管理部門、財務(wù)部門各至少1人）。監(jiān)銷人應(yīng)對銷毀過程進行全程監(jiān)督，核對銷毀檔案與清冊內(nèi)容是否一致，銷毀完畢后在清冊上簽名蓋章。4.特殊情形：保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的檔案，應(yīng)在銷毀清冊和保管清冊中注明。第六章責(zé)任與監(jiān)督（一）部門職責(zé)1.財務(wù)部門：負責(zé)財務(wù)檔案的日常收集、整理、移交，確保財務(wù)資料的真實、完整；配合檔案管理部門開展保管、利用、鑒定等工作。2.檔案管理部門：負責(zé)財務(wù)檔案的集中保管、安全防護，辦理檔案借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，組織開展檔案鑒定與銷毀工作。3.各業(yè)務(wù)部門：負責(zé)本部門經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)財務(wù)資料的及時提供，配合財務(wù)部門和檔案管理部門做好檔案管理工作。（二）監(jiān)督檢查單位應(yīng)定期（每年至少一次）對財務(wù)檔案管理工作進行檢查，重點檢查檔案的收集整理、保管條件、利用登記、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改；對因管理不善導(dǎo)致檔案損毀、丟失或泄密的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）信息化管理推進財務(wù)檔案電子化管理，建立財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程信息化。電子檔案管