采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制規(guī)章制度（試行）

一、采購業(yè)務(wù)的授權(quán)

公司的采購業(yè)務(wù)全權(quán)集中于物流配送中心，包括公司工程用物資、燃器

具的采購、戶外管道及戶內(nèi)管線安裝材料等。公司辦公用品的采購由行政部

相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目。采購業(yè)務(wù)分為常備采購（預(yù)算內(nèi)）、非常備采購（預(yù)算外）、

政策性采購（公司戰(zhàn)略需要）。

二、采購計(jì)劃的制定和審批

公司各單位（分、子公司及各部門機(jī)溝）每月25日向物流配送中心報(bào)

送下月的物資采購計(jì)劃，物流配送中心經(jīng)匯總、綜合平衡后向財(cái)務(wù)部報(bào)送當(dāng)

月公司整體采購計(jì)劃和采購資金預(yù)算。該計(jì)劃應(yīng)綜合考慮各項(xiàng)物資實(shí)際庫

存、工程施工計(jì)劃和公司資金狀況。該計(jì)劃亦應(yīng)與各預(yù)算單位每月向財(cái)務(wù)部

上報(bào)的預(yù)算報(bào)表口徑一致。財(cái)務(wù)部審核通過后報(bào)總經(jīng)理審批，經(jīng)審批通過后

下發(fā)物流配送中心執(zhí)行，同時(shí)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部備檔作為資金安排的依據(jù)。采購計(jì)劃

審批相關(guān)流程（見相關(guān)流程圖1）：

三、采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行

1、供應(yīng)商的管理管控

（1）、采購相關(guān)人員應(yīng)隨時(shí)調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及質(zhì)量本合同支付資金服

務(wù)質(zhì)量。凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填具“供應(yīng)商調(diào)查表”

（見表1）,作為選擇供應(yīng)廠商的參考?！肮?yīng)商調(diào)查表”呈采購部經(jīng)理核準(zhǔn)后

存檔。

（2）、物流配送中心應(yīng)在日常工作中逐步建立系統(tǒng)的供應(yīng)商檔案庫，供

應(yīng)商檔案包括：供應(yīng)商名片、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商資信檔

案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價(jià)格表及相關(guān)資料

（3）、每批材料供貨結(jié)束后，供應(yīng)商的實(shí)績轉(zhuǎn)記于“供應(yīng)商資信檔案”（見

表2）,作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。

（4）、采購相關(guān)人員依據(jù)“供應(yīng)商調(diào)查表”每半年復(fù)查一次，更正原有資

料內(nèi)容。供應(yīng)商檔案由物流配送中心的經(jīng)理指派專人相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目管理管

控，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。供應(yīng)商調(diào)查表應(yīng)每月報(bào)一份給財(cái)

務(wù)部存檔。

(5)、物流配送中心應(yīng)對供應(yīng)商的選擇建立內(nèi)控審批規(guī)章制度。在下列

情況下，采購相關(guān)人員應(yīng)填寫“供應(yīng)商審批表”(見表3),提請主管領(lǐng)導(dǎo)人

審批：A、原有供應(yīng)商被撤點(diǎn)；B、開發(fā)新放量本合同支付資金服務(wù)和新相

關(guān)項(xiàng)目投資需引進(jìn)新的供應(yīng)商；C、原有供應(yīng)商由于種種原因拒絕供貨需更

換供應(yīng)商；D、新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。

2、商品樣品的檢驗(yàn)：

(1)、對通過初審的供應(yīng)商所送檢的樣品，必須經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門機(jī)構(gòu)進(jìn)

行各項(xiàng)指標(biāo)的檢驗(yàn)和檢測。

(2)、供應(yīng)商提供樣品同時(shí)應(yīng)附帶完整的自檢報(bào)告及合格證明等資料。

(3)、對通過初審和提供樣品檢驗(yàn)合格的供應(yīng)商方可進(jìn)行供貨。如果評

審結(jié)果不合格，要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入選

供應(yīng)商資格。

3、請購申請單的處理

(1)、審核采購申請單各欄填寫是否清楚，審批者是否本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系

相關(guān)公司正式正式生效方法。

(2)、緊急采購申請單應(yīng)優(yōu)先辦理。

(3)、無法于需用口辦妥的采購申請單，須及時(shí)通知申購單位。

(4)、接到撤銷通知的采購申請單，應(yīng)先處理，并在采購計(jì)劃中刪除。

4、詢價(jià)及洽談：

(1)充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求。

(2)向供應(yīng)商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨

地點(diǎn)、驗(yàn)貨正式正式生效、本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法或本

相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法或蓋章正式正式生效。

(3)同規(guī)格質(zhì)量本合同支付資金服務(wù)的供應(yīng)商至少對比三家(注明供

應(yīng)商的公司正式正式生效方法相關(guān)公司正式正式生效方法，填寫采購詢價(jià)表

（見表4）,執(zhí)行詢價(jià)程序。

（4）尋求其他更適合的替代品。

（5）有沒有價(jià)格上漲、下跌因素，經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)。

（6）詢價(jià)單應(yīng)注明與供應(yīng)商議定的成交條件。

（7）如果是緊急需求臨時(shí)購買，采購相關(guān)人員可以參考以往之類似的

價(jià)格，免詢價(jià)、比價(jià)手續(xù)。

5、招標(biāo)及采購合約的審核會簽

（1）、公司集中采購的大宗材料物資如PE管、氣表等應(yīng)采用招標(biāo)形式

采購

（2）、公司招標(biāo)相關(guān)流程如下：

A、成立招投標(biāo)小組：招投標(biāo)小組由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各中心

總監(jiān)、采購部經(jīng)理、相關(guān)專業(yè)工程師組成。

B、招標(biāo)小組專業(yè)工程師編制招標(biāo)文件（可對中標(biāo)原則予以明確），發(fā)

招標(biāo)公告（或邀請函），并對報(bào)名投標(biāo)者逐行資格預(yù)審。

C、招標(biāo)小組專業(yè)工程師對合格的投標(biāo)者發(fā)招標(biāo)文件、設(shè)計(jì)施工圖、技

術(shù)資料、材質(zhì)要求等并相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目組織現(xiàn)場踏勘及招標(biāo)答疑工作。

D、招標(biāo)小組制定評標(biāo)、定標(biāo)辦法，組長召開開標(biāo)會議，審核投標(biāo)書，

組織評標(biāo)，確定中標(biāo)單位。

E、采購相關(guān)項(xiàng)目相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目人發(fā)中標(biāo)通知書，并相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目完成

與中標(biāo)單位的合同協(xié)議簽訂工作。招標(biāo)工作相關(guān)流程（見相關(guān)流程圖2）：

（3）、凡應(yīng)以合約正式正式生效進(jìn)行采購的物資，采購相關(guān)項(xiàng)目相關(guān)相

關(guān)項(xiàng)目人應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合同協(xié)議。合同協(xié)議的簽訂應(yīng)按公司規(guī)定的合同協(xié)

議會簽相關(guān)流程進(jìn)行會簽后本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法或

蓋章。合同協(xié)議會簽相關(guān)流程（見相關(guān)流程圖3）及合同協(xié)議匯簽審批表（見

表5）：

6、采購

（1）、物流配送中心根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購協(xié)議所約定的具體條款落

實(shí)到貨規(guī)定時(shí)間、交貨地點(diǎn)、品利數(shù)量等。采購相關(guān)人員應(yīng)對供應(yīng)商所提

供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，確認(rèn)是否與普通采購申請單（見表6）與工程物資采

購申請表（見表7）（專項(xiàng)采購）所列內(nèi)容一致。

（2）采購員應(yīng)向供應(yīng)商索取必要的合格證明、使用說明及供應(yīng)商名片

等資料。

（3）采購物資到達(dá)公司后，采購相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)趕到倉庫；工程類物

資采購時(shí)，需經(jīng)采購員、工程師等兩人以上的相關(guān)人員隨同購貨并會簽采購

申請單。

7、采購相關(guān)流程

基于公司目前的運(yùn)作模式和現(xiàn)狀，為保證物資流、資金流、信息流的合

理運(yùn)轉(zhuǎn)，采購業(yè)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行具體相關(guān)流程如下：（見相關(guān)流程圖4）

1、公司下屬各經(jīng)營實(shí)體（分、子公司）每月底向總部物流配送中心報(bào)

送次月采購計(jì)劃表（見表89）。采購計(jì)劃按審批相關(guān)流程批準(zhǔn)后由物流配送

中心執(zhí)行。

2、公司物流配送中心只是作為公司集中采購的執(zhí)行者、組織者，并不

是采購簽約的主體，采購簽約的主體應(yīng)是各個(gè)材料物資請購單位，即各經(jīng)營

實(shí)體（分子公司）。

3,公司物流配送中心向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單通知單（見表9）,

一式三聯(lián)：一聯(lián)給供應(yīng)商，-一聯(lián)傳請購單位，-一聯(lián)留底。訂貨單應(yīng)注明：（1）、

采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、金額；（2）、收貨人、交貨地點(diǎn)、本合同支付資

金服務(wù)正式正式生效、交貨規(guī)定時(shí)間；（3）、發(fā)票上應(yīng)開具的購貨單位名稱

等。該訂貨單應(yīng)及時(shí)傳至請購單位。

4、購貨合同協(xié)議簽訂(或訂貨單發(fā)出)后，公司采購中心及各分、子

公司根據(jù)合同協(xié)議有關(guān)規(guī)定應(yīng)適時(shí)跟蹤訂貨單的處理情況，及時(shí)溝通，作好

收貨準(zhǔn)備。

5、貨物收到后，收貨單位應(yīng)及時(shí)核對實(shí)際收到的貨物與采購訂單是否

一致，并核查相關(guān)票據(jù)是否與訂單要求相符，如有異常應(yīng)及時(shí)與供貨單位取

得聯(lián)系，及時(shí)作出相應(yīng)處理。按有關(guān)規(guī)定從專用帳戶中支付采購資金。并將

訂單處理情況及時(shí)通告公司采購中心。

8、應(yīng)付賬款的管理管控

(1)、采購業(yè)務(wù)完成后采購相關(guān)人員應(yīng)將審批齊全的采購申請單、購銷

合同協(xié)議入庫單(見表10)、發(fā)票等相關(guān)資料轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部審核入賬，根據(jù)合同

協(xié)議的約定辦理本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法或本相關(guān)項(xiàng)目

聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法或蓋章手續(xù)。

(2)、財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)監(jiān)督和審核會計(jì)相關(guān)人員編制的“采購交易”記帳憑證

金額及分類的正確性、入帳的及時(shí)性；若月末采購的物資已入庫但發(fā)票未到,

應(yīng)暫估入帳，待下月發(fā)票到達(dá)后紅字沖回，再根據(jù)發(fā)票做正確的分錄。

(3)、財(cái)務(wù)部應(yīng)于每月月末與供應(yīng)商進(jìn)行往來帳項(xiàng)的核對。取得供應(yīng)商

對帳單，審核其余額與公司“應(yīng)付帳款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收

發(fā)貨物上可能存在規(guī)定時(shí)間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持

一致。

(4)、物流配送中心應(yīng)登記所有已簽訂的采購協(xié)議，并按合同協(xié)議載

明的本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法或本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公

司正式正式生效方法或蓋章條件及規(guī)定時(shí)間，每周一向財(cái)務(wù)部報(bào)送采購資金

支付計(jì)劃表(見表11)。

相關(guān)流程圖1

采購計(jì)劃審批相關(guān)流程

YS

物流配送中心財(cái)務(wù)部

預(yù)算及審核

相關(guān)流程圖2

招標(biāo)工作相關(guān)流程圖

成立招標(biāo)小組

招標(biāo)小組

編制招標(biāo)文件

發(fā)招標(biāo)公告

或邀請函

對報(bào)名投標(biāo)者

進(jìn)行資格預(yù)審

對合格的投標(biāo)者發(fā)

招標(biāo)文件、技術(shù)資料

組織投標(biāo)

單位踏勘現(xiàn)

場，并對招標(biāo)

文件答疑

相關(guān)流程圖3

采購合同協(xié)議會簽相關(guān)流程圖

總經(jīng)理

簽字

相關(guān)流程圖4

采購相關(guān)流程圖

/.、

;材料物資直接發(fā)送到請購

;公司；發(fā)票單據(jù)隨貨同行；］

［請購單位直接付款給供應(yīng)

―L商_____________J

r?

發(fā)貨發(fā)貨/九江公司/

黃岡八家分子公司＜「供應(yīng)，洪湖公司4

'-"一「｝比、MR公口\口

-----------本相關(guān)項(xiàng)目區(qū)系相關(guān)公司譚式正式生效方法或本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)/平行同類#

式乂效方法或蓋章L1\本相關(guān)項(xiàng)目海/子公司ZE

式4.效方法或本相關(guān)項(xiàng)FI我州

關(guān)公司正式正式生效方法或蓋章L--------------尸

1、發(fā)票的購貨方為公司請購i

單位!

2、開票所列項(xiàng)目要與定貨單i

相關(guān)項(xiàng)目一致i

73、單價(jià)、數(shù)量及總金額：

表1

-----------供應(yīng)商調(diào)查表內(nèi)容

供應(yīng)商全稱

供應(yīng)商性質(zhì)上級主管機(jī)關(guān)

建廠（經(jīng)營部）日期建筑面積（/）

固定資產(chǎn)年銷售產(chǎn)值

企業(yè)相關(guān)相關(guān)項(xiàng)

職工總數(shù)

目人

質(zhì)量相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目營銷相關(guān)相關(guān)項(xiàng)

人目人

其

技術(shù)相關(guān)人員數(shù)研究/開發(fā)相關(guān)相

中

關(guān)項(xiàng)目人

高/中級職稱人數(shù)檢測員

設(shè)備總數(shù)主機(jī)構(gòu)名稱

要

機(jī)

其

構(gòu)

中

設(shè)

置

物資名稱型號產(chǎn)地

供

應(yīng)

物

資

供應(yīng)商發(fā)展簡介及質(zhì)量保證能力

供應(yīng)商貫標(biāo)名稱及E期

是否通過第三方認(rèn)證

認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)通過認(rèn)證日期

認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱

證書號

供方相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目人本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法（本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系

相關(guān)公司正式正式生效方法或蓋章）；

日期：

審批意見：

審批人/日期：

注：（對封皮的企業(yè)類別分A.B兩類。A、生產(chǎn)廠家B、代理商）。

表2

-----------公司供應(yīng)商資信檔案

年月度編號:

供應(yīng)商名稱地址

進(jìn)貨日供貨

物資名稱產(chǎn)地單位數(shù)量檢驗(yàn)結(jié)果使用異常情況記載

期及時(shí)性

月度供貨業(yè)績評價(jià)：

評價(jià)人/日期：

表3

侯選供應(yīng)商審批表

NO：

新供應(yīng)商名稱

原供應(yīng)商名稱

物資名稱物資類別

原因：

提出人/日期：

審核意見：

審核人/日期：

批準(zhǔn)意見：

批準(zhǔn)人/日期：

表4

采購詢價(jià)表

年月日頁/共頁

供應(yīng)商1（擬訂）供應(yīng)商2（比價(jià)）洪應(yīng)商3（比價(jià)）

名稱、公司正式正名稱、公司正式正名稱、公司正式正

編

物資名稱型號/規(guī)格數(shù)單介式生效方法及相關(guān)單式生效方法及相關(guān)單式生效方法及相

號

價(jià)額公司正式正式生效價(jià)公司正式正式生效價(jià)關(guān)公司正式正式

方法方法生效方法

本頁小訃人民幣（大寫）:Y：

采購部經(jīng)理：采購員:

（此表一式三聯(lián)，，一聯(lián)送交財(cái)務(wù)部，一聯(lián)留存采購）

表5合同協(xié)議會簽審批表

編號:

對方名稱合同協(xié)議編號

□初次評審□修改評審

合同協(xié)議主要內(nèi)容、合作正式正式生效、合同協(xié)議金額、支付正式正式生效

等（合同協(xié)議作為附件;：

編制相關(guān)人員：日期：

法律顧問意見：

簽名：日期：

部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目人意見：

簽名：日期：

主管總監(jiān)或副總意見：

簽名：日期：

財(cái)務(wù)總監(jiān)意見：

簽名：日期：

總經(jīng)理批準(zhǔn)意見：

簽名：日期：

關(guān)鍵備注:

表6

普通采購申請表

申請部門機(jī)構(gòu)：年月日

序號采購物品名稱單位數(shù)量單價(jià)金額用途關(guān)鍵備注

說明：1、此表適J用于零星材料、輔助材料、辦公用品等的采購計(jì)劃申請。（不適用工程材料）

（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交庫管，一聯(lián)送交采購，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部）

表7

工程物資采購申請表

申請部門機(jī)構(gòu)：年月日

序交貨

工程物規(guī)格工程所關(guān)鍵備

號單位現(xiàn)有庫存量實(shí)際需求量規(guī)定交貨地點(diǎn)用途

資名稱型號需數(shù)量注

時(shí)間

總經(jīng)理：分公司經(jīng)理：申請人:

說明：1、實(shí)際需求量二工程所需量-現(xiàn)有庫存量。

（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交庫管，一聯(lián)送交采購，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部）

表8表單編號：

公司2005年月采購計(jì)劃

貨品名稱規(guī)格數(shù)量單位金額需用日期備注

請

購

內(nèi)

容

申請人采購主管財(cái)務(wù)主管總經(jīng)理

日期：日期日期：日期：

（此表一式兩聯(lián)，一聯(lián)送交物流配送中心，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部。）

表9

武漢賽洛燃?xì)夤居嗀泦?/p>

供貨方：合同協(xié)議編號

訂貨方于..年一月一日向供貨方訂購如下質(zhì)量本合同支付資金服務(wù)

序號質(zhì)量本合規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)金額備注

同支付資

金服務(wù)名

稱

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合計(jì)

合人民幣大寫：仟佰拾萬千百拾元整

計(jì)小寫：￥

其

它

貨貨運(yùn)正式正式生效：

運(yùn)貨運(yùn)公司正式正式生效方法：

要

求收貨人：相關(guān)公司正式正式生效方法：手

機(jī)：

匯戶名：

款開戶行：

信卡號：

息稅號：

開1、完整的公司名稱，即訂貨方名稱

不西2、具體的單價(jià)、數(shù)量、及總金額

要3、所開發(fā)票相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目必須與每一張訂貨單相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目一致

求

說明：1.本訂貨單一經(jīng)雙方本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法即予正式生效，未經(jīng)對方許可,

任何一方不得隨意改動。

2.本訂貨單經(jīng)訂貨方填寫確認(rèn)無誤后，以正式正式生效方法形式發(fā)給供貨方，正式正式生效方

法件有效。

3.貨物相關(guān)質(zhì)量本合同支付資金服務(wù)如果保價(jià)，請供應(yīng)商付保險(xiǎn)。

供貨方:訂貨方:

經(jīng)辦人:經(jīng)辦人:

電話: