企業(yè)信息系統(tǒng)需求收集及設(shè)計工具集一、工具集定位與價值本工具集旨在為企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)（含新建、升級、優(yōu)化）提供標準化的需求收集與設(shè)計通過結(jié)構(gòu)化流程、規(guī)范化模板及關(guān)鍵控制點，幫助業(yè)務(wù)部門與IT部門高效協(xié)同，保證需求全面、準確、可落地，降低項目返工風險，提升信息系統(tǒng)與企業(yè)戰(zhàn)略的匹配度。二、適用場景與目標（一）核心應(yīng)用場景新系統(tǒng)建設(shè)項目：企業(yè)首次引入某類信息系統(tǒng)（如ERP、CRM、OA等）時，需全面梳理業(yè)務(wù)流程與功能需求?，F(xiàn)有系統(tǒng)功能優(yōu)化：針對已上線系統(tǒng)存在的效率瓶頸或功能缺失，進行需求補充與迭代設(shè)計?？绮块T流程數(shù)字化改造：當涉及多部門協(xié)作的線下流程需線上化時，需明確各環(huán)節(jié)需求與系統(tǒng)交互邏輯。合規(guī)性/安全性需求補充：因政策法規(guī)變化（如數(shù)據(jù)安全法、個人信息保護法）或企業(yè)內(nèi)控升級，需新增系統(tǒng)合規(guī)性功能。（二）核心目標需求完整性：覆蓋業(yè)務(wù)流程、功能、功能、安全、接口等全維度需求，避免遺漏關(guān)鍵場景。需求可追溯性：保證每條需求來源明確、責任到人，便于后續(xù)變更管理與驗收核對。設(shè)計可落地性：通過需求分析與原型設(shè)計，將業(yè)務(wù)語言轉(zhuǎn)化為技術(shù)可實現(xiàn)的具體方案。三、標準操作流程（一）階段一：需求準備（明確目標與邊界）目標：清晰界定項目范圍、目標用戶及核心需求方向，避免后期需求蔓延。操作步驟：組建需求小組：由業(yè)務(wù)部門負責人（如業(yè)務(wù)經(jīng)理）、IT部門需求分析師（如IT專員）、關(guān)鍵用戶（如操作主管）及項目經(jīng)理組成，明確角色分工（業(yè)務(wù)方提需求、IT方分析可行性、用戶方驗證場景）。輸出《項目目標與范圍確認表》（見模板1）：明確項目背景、建設(shè)目標（如“提升采購審批效率50%”）、功能邊界（包含/不包含模塊）、主要用戶角色及職責。收集基礎(chǔ)資料：整理現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程文檔、痛點清單（如“紙質(zhì)審批周期長”“數(shù)據(jù)統(tǒng)計困難”）、相關(guān)法規(guī)或行業(yè)規(guī)范要求。（二）階段二：需求收集（多渠道獲取原始需求）目標：通過多維度調(diào)研，全面捕捉用戶顯性及隱性需求，形成需求初稿。操作步驟：選定需求收集方法：根據(jù)場景選擇組合方式，如：深度訪談：針對關(guān)鍵崗位用戶（如財務(wù)主管、銷售代表），提前準備訪談提綱，聚焦“當前工作痛點”“期望系統(tǒng)如何解決”“特殊業(yè)務(wù)場景”等問題，記錄《業(yè)務(wù)需求訪談記錄表》（見模板2）。問卷調(diào)查：面向廣泛用戶群體，設(shè)計結(jié)構(gòu)化問卷（含單選、多選、開放題），統(tǒng)計高頻需求（如“80%用戶希望支持移動審批”）。需求研討會：組織業(yè)務(wù)、IT、用戶三方會議，通過頭腦風暴梳理流程節(jié)點，使用白板或工具繪制業(yè)務(wù)流程草圖（如“采購申請→部門審批→財務(wù)審核→領(lǐng)導審批→執(zhí)行”）。原型確認：針對核心功能，繪制低保真原型（如Axure、墨刀），讓用戶直觀體驗操作流程，現(xiàn)場反饋修改意見（如“審批節(jié)點需支持批量提交”）。匯總需求清單：將訪談、問卷、研討會及原型反饋結(jié)果整理為《原始需求匯總表》，按“業(yè)務(wù)流程-功能模塊-具體需求”三級分類，標注需求提出人（如銷售部-）。（三）階段三：需求分析（梳理與優(yōu)先級排序）目標：對原始需求進行去重、分類、可行性分析，明確核心需求與次要需求，形成《需求規(guī)格說明書》。操作步驟：需求去重與合并：剔除重復(fù)需求（如不同用戶提出的“導出Excel報表”），合并相似需求（如“按部門統(tǒng)計”“按時間統(tǒng)計”合并為“多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計”）。需求分類：按類型分為：功能需求：系統(tǒng)需具備的具體能力（如“支持自定義審批流”）；非功能需求：功能（如“并發(fā)用戶數(shù)≥500”）、安全（如“敏感數(shù)據(jù)加密存儲”）、易用性（如“操作步驟≤3步”）；接口需求：與其他系統(tǒng)的交互邏輯（如“與HR系統(tǒng)同步員工組織架構(gòu)”）。優(yōu)先級評估：使用《需求優(yōu)先級評估矩陣》（見模板3），從“業(yè)務(wù)價值”（高/中/低）、“緊急程度”（立即/近期/長期）、“實現(xiàn)難度”（高/中/低）三個維度打分，確定優(yōu)先級排序（如P0：必須實現(xiàn)；P1：重要但可延后；P2：可選需求）?？尚行苑治觯篒T部門從技術(shù)、資源、成本角度評估需求可實現(xiàn)性，輸出《需求可行性分析報告》，對暫無法實現(xiàn)的需求（如“智能審核”需額外采購算法服務(wù)）提出替代方案或暫緩建議。（四）階段四：需求設(shè)計（轉(zhuǎn)化為技術(shù)方案）目標：將需求轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行的系統(tǒng)設(shè)計文檔，指導開發(fā)團隊實施。操作步驟：編寫《系統(tǒng)需求規(guī)格說明書》（見模板4）：包含需求背景、范圍、詳細功能描述（含業(yè)務(wù)規(guī)則、輸入輸出、異常處理）、非功能需求、接口定義、用戶界面原型等，保證開發(fā)人員能準確理解需求。系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計：IT部門根據(jù)需求規(guī)格，設(shè)計系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)（如前后端分離、微服務(wù)架構(gòu)）、數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)、接口規(guī)范（如RESTfulAPI）。原型高保真化：對核心功能界面進行高保真設(shè)計（含顏色、字體、交互細節(jié)），標注交互邏輯（如“’提交’按鈕后，系統(tǒng)校驗必填項，校驗通過則觸發(fā)審批流程”）。（五）階段五：需求評審與確認目標：通過多方評審，保證需求文檔準確、完整、無歧義，獲得業(yè)務(wù)方與用戶簽字確認。操作步驟：內(nèi)部評審：IT部門組織開發(fā)、測試、產(chǎn)品經(jīng)理對需求文檔進行技術(shù)評審，檢查邏輯漏洞、技術(shù)可行性、測試覆蓋度。用戶評審：邀請業(yè)務(wù)部門負責人、關(guān)鍵用戶召開評審會，逐條核對需求內(nèi)容，現(xiàn)場記錄《需求評審意見表》（見模板5），對爭議點達成一致（如“審批流默認支持3級審批，可自定義最多5級”）。定稿與簽字：根據(jù)評審意見修改文檔，形成《需求規(guī)格說明書（最終版）》，由業(yè)務(wù)方負責人（如業(yè)務(wù)總監(jiān)）、IT部門負責人（如IT經(jīng)理）、關(guān)鍵用戶（如操作主管）共同簽字確認，作為后續(xù)開發(fā)、測試、驗收的依據(jù)。四、核心工具模板清單模板1：《項目目標與范圍確認表》項目名稱企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)項目項目背景現(xiàn)有手工采購流程效率低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計滯后，需上線ERP系統(tǒng)規(guī)范管理建設(shè)目標1.采購審批周期從5天縮短至2天；2.采購數(shù)據(jù)準確率提升至99%功能范圍包含供應(yīng)商管理、采購申請、審批流、訂單管理、庫存管理5大模塊；不包含生產(chǎn)管理模塊主要用戶角色采購員、部門經(jīng)理、財務(wù)、庫管、IT管理員責任部門業(yè)務(wù)方：采購部、財務(wù)部；IT方：信息中心簽字確認業(yè)務(wù)負責人：_____________IT負責人：_____________日期：_______模板2：《業(yè)務(wù)需求訪談記錄表》訪談對象采購部-（采購主管）訪談時間2024-03-15訪談目的知曉采購審批流程痛點及系統(tǒng)功能需求當前流程痛點1.紙質(zhì)審批易丟失；2.領(lǐng)導出差時審批延遲；3.無法實時查看訂單進度期望功能1.支持在線提交申請及審批；2.可設(shè)置代理審批；3.訂單狀態(tài)實時推送特殊場景需求金額≥5萬的采購需總經(jīng)理審批，支持緊急申請加急流程后續(xù)跟進將“代理審批”“緊急加急”納入P0需求模板3：需求優(yōu)先級評估矩陣（示例）需求編號需求描述業(yè)務(wù)價值緊急程度實現(xiàn)難度綜合評分優(yōu)先級F001在線審批功能高立即中9P0F002多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表中近期低6P1F003智能推薦供應(yīng)商低長期高3P2模板4：《系統(tǒng)需求規(guī)格說明書》（目錄框架）引言（目的、范圍、術(shù)語定義）總體描述（系統(tǒng)用戶、業(yè)務(wù)場景、系統(tǒng)邊界）功能需求（分模塊詳細描述：功能名稱、業(yè)務(wù)規(guī)則、輸入輸出、異常處理）非功能需求（功能、安全、易用性、兼容性）接口需求（內(nèi)部接口、外部接口、數(shù)據(jù)格式）用戶界面原型（高保真設(shè)計圖及交互說明）驗收標準（每條需求的驗收條件）模板5：《需求評審意見表》評審需求F001-在線審批功能評審人財務(wù)部-（財務(wù)經(jīng)理）意見內(nèi)容希望審批節(jié)點支持“批量駁回”，避免逐條處理處理結(jié)果修改需求描述，增加“批量駁回”功能，納入P1開發(fā)責任人IT專員-趙六完成時限2024-03-20確認簽字業(yè)務(wù)方：_____________IT方：_____________五、關(guān)鍵使用提示（一）需求變更管理嚴格執(zhí)行“變更控制流程”：任何需求變更需提交《需求變更申請表》，說明變更原因、影響范圍（如對進度、成本的影響），經(jīng)需求小組評審?fù)ㄟ^后方可實施，禁止口頭或臨時變更。建立《需求變更日志》，記錄變更內(nèi)容、申請人、審批人、生效時間，保證需求版本可追溯。（二）跨部門溝通協(xié)作定期召開需求周會（業(yè)務(wù)、IT、用戶三方參與），同步需求進展、解決問題，避免信息差導致需求理解偏差。對復(fù)雜需求（如跨部門流程），使用流程圖（BPMN）可視化展示，保證各方對節(jié)點職責、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)達成共識。（三）文檔管理規(guī)范所有需求文檔（訪談記錄、規(guī)格說明書、評審意見等）統(tǒng)一存儲至企業(yè)項目管理平臺（如Confluence、禪道），設(shè)置權(quán)限控制（業(yè)務(wù)方僅可查看，IT方可編輯）。文檔命名規(guī)范：[項目名稱]-[文檔類型]-[版本號]-[日期]（如“ERP-需求規(guī)格說明書-V1.0-20240315”）。（四）用戶深度參與邀請關(guān)鍵用戶參與原型測試、UAT（用戶驗收測試），保證系統(tǒng)功能符合實際操作習慣，避免“閉門造車”。對用戶進行需求培訓，明確需求邊界與驗收標準，減少后期“需求未滿足”的爭議。（五）迭代與優(yōu)化對于復(fù)雜系統(tǒng)