2026年跨境營(yíng)銷(xiāo)策劃公司采購(gòu)付款審批管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)付款審批管理工作，強(qiáng)化采購(gòu)資金全流程管控，保障付款安全、準(zhǔn)確、及時(shí)，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，提升資金使用效益，結(jié)合公司跨境營(yíng)銷(xiāo)策劃業(yè)務(wù)采購(gòu)實(shí)際（含境內(nèi)外物料、設(shè)備、服務(wù)采購(gòu)），依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及國(guó)家外匯管理相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條本制度適用于公司境內(nèi)外各類(lèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)的付款審批管理，涵蓋物料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)（如設(shè)計(jì)、調(diào)研、推廣、跨境物流服務(wù)等）產(chǎn)生的預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款、跨境付款等所有采購(gòu)款項(xiàng)的申請(qǐng)、審核、審批及支付全流程，涉及公司采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)、法務(wù)部等所有參與采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的部門(mén)及人員。第三條采購(gòu)付款審批遵循“合規(guī)優(yōu)先、憑證齊全、分級(jí)審批、權(quán)責(zé)清晰、全程追溯”的原則，嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)管理制度、資金管理規(guī)定及境內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)，確保付款業(yè)務(wù)真實(shí)合規(guī)、審批流程完整、資金投向明確。第四條公司財(cái)務(wù)部為采購(gòu)付款審批的統(tǒng)籌管控部門(mén)，負(fù)責(zé)付款申請(qǐng)的審核、資金安排、支付執(zhí)行及付款檔案管理；采購(gòu)部為付款申請(qǐng)的發(fā)起部門(mén)，負(fù)責(zé)收集整理付款資料、提交付款申請(qǐng)并跟蹤審批進(jìn)度；需求部門(mén)負(fù)責(zé)確認(rèn)采購(gòu)成果驗(yàn)收情況，配合提供驗(yàn)收佐證資料；法務(wù)部負(fù)責(zé)審核付款相關(guān)合同的合規(guī)性；內(nèi)部稽核部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)付款審批流程開(kāi)展監(jiān)督稽核；人力資源部負(fù)責(zé)相關(guān)責(zé)任人的考核問(wèn)責(zé)。第二章采購(gòu)付款審批核心范圍與分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)第五條核心審批范圍包括：（一）境內(nèi)采購(gòu)付款：境內(nèi)物料采購(gòu)款、設(shè)備采購(gòu)款、服務(wù)采購(gòu)款及相關(guān)費(fèi)用（如運(yùn)輸費(fèi)、安裝費(fèi)等）的付款審批；（二）跨境采購(gòu)付款：境外營(yíng)銷(xiāo)物料、海外推廣服務(wù)、跨境物流等境外采購(gòu)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的款項(xiàng)付款審批，含外匯支付相關(guān)審批；（三）按付款進(jìn)度分類(lèi)：預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款、質(zhì)保金返還及其他特殊采購(gòu)款項(xiàng)的付款審批。第六條付款審批分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)采購(gòu)付款金額及業(yè)務(wù)類(lèi)型，實(shí)行分級(jí)審批管理，明確各級(jí)審批權(quán)限，具體分級(jí)如下：（一）一級(jí)審批（5萬(wàn)元及以下）：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；（二）二級(jí)審批（5萬(wàn)元-20萬(wàn)元，含20萬(wàn)元）：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→需求部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管管理層審批；（三）三級(jí)審批（20萬(wàn)元-100萬(wàn)元，含100萬(wàn)元）：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→需求部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管管理層審核→公司主要負(fù)責(zé)人審批；（四）四級(jí)審批（100萬(wàn)元以上）：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→需求部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管管理層審核→公司主要負(fù)責(zé)人審核→管理層集體審議審批；（五）跨境采購(gòu)付款：無(wú)論金額大小，均在對(duì)應(yīng)金額分級(jí)審批基礎(chǔ)上，額外增加財(cái)務(wù)部外匯管理專(zhuān)員審核及分管管理層審批環(huán)節(jié)，確保符合外匯管理規(guī)定。第三章采購(gòu)付款審批全流程規(guī)范第七條付款申請(qǐng)前置條件。發(fā)起采購(gòu)付款申請(qǐng)前，需完成以下前置工作，確保付款基礎(chǔ)合規(guī)：（一）合同合規(guī)審核：采購(gòu)業(yè)務(wù)已簽訂合法有效的采購(gòu)合同，合同條款明確付款金額、付款進(jìn)度、付款條件及違約責(zé)任，跨境采購(gòu)合同額外明確外匯支付方式及匯率約定；（二）采購(gòu)成果驗(yàn)收：除預(yù)付款外，進(jìn)度款、尾款等付款需完成采購(gòu)成果驗(yàn)收，由需求部門(mén)聯(lián)合采購(gòu)部、質(zhì)量管控部門(mén)出具《采購(gòu)成果驗(yàn)收合格單》；（三）資料完整歸集：采購(gòu)部已收集整理完整的付款佐證資料，確保資料真實(shí)有效、邏輯一致。第八條付款申請(qǐng)資料要求。采購(gòu)部發(fā)起付款申請(qǐng)時(shí)，需提交《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》及完整的佐證資料，資料缺失或不符的，不得發(fā)起申請(qǐng)。核心佐證資料包括：（一）基礎(chǔ)資料：采購(gòu)合同及補(bǔ)充協(xié)議（跨境合同需提供雙語(yǔ)版本或合規(guī)翻譯件）、采購(gòu)訂單；（二）驗(yàn)收資料：《采購(gòu)成果驗(yàn)收合格單》（預(yù)付款除外）、服務(wù)成果確認(rèn)單（服務(wù)采購(gòu)）、設(shè)備安裝調(diào)試合格證明（設(shè)備采購(gòu)）；（三）憑證資料：境內(nèi)采購(gòu)需提供合法有效的增值稅發(fā)票等稅務(wù)憑證；境外采購(gòu)需提供符合規(guī)定的境外發(fā)票或形式發(fā)票、報(bào)關(guān)單（如需）、完稅憑證（如需）；（四）跨境付款額外資料：外匯支付申請(qǐng)書(shū)、境外供應(yīng)商銀行賬戶(hù)信息、跨境付款備案資料（如需）；（五）其他資料：預(yù)付款需提供合同約定預(yù)付款條款的證明；進(jìn)度款需提供合同約定進(jìn)度節(jié)點(diǎn)完成的佐證；質(zhì)保金返還需提供質(zhì)保期滿(mǎn)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題的確認(rèn)函。第九條付款申請(qǐng)發(fā)起與初審。采購(gòu)部指定專(zhuān)人核對(duì)付款資料的完整性、真實(shí)性后，填寫(xiě)《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)列明采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、付款金額、付款類(lèi)型、付款方式、銀行賬戶(hù)信息（境內(nèi)外賬戶(hù)需明確區(qū)分）及付款依據(jù)等信息，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至需求部門(mén)及財(cái)務(wù)部。第十條跨部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部收到付款申請(qǐng)后，聯(lián)合需求部門(mén)、法務(wù)部開(kāi)展跨部門(mén)審核，審核時(shí)限為3個(gè)工作日，具體審核內(nèi)容如下：（一）需求部門(mén)審核：確認(rèn)采購(gòu)成果是否符合需求、驗(yàn)收手續(xù)是否完整，在《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)；（二）法務(wù)部審核（大額或特殊采購(gòu)）：審核采購(gòu)合同的合規(guī)性、付款條款的有效性，確認(rèn)付款行為符合合同約定；（三）財(cái)務(wù)部審核：重點(diǎn)審核付款資料的完整性、發(fā)票等憑證的合法性與準(zhǔn)確性、付款金額與合同及驗(yàn)收資料的一致性、付款申請(qǐng)是否符合分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)、資金支付是否符合財(cái)務(wù)制度及外匯管理規(guī)定（跨境付款）。審核通過(guò)的，進(jìn)入分級(jí)審批環(huán)節(jié)；審核發(fā)現(xiàn)資料缺失或不符的，退回采購(gòu)部補(bǔ)充完善后重新提交。第十一條分級(jí)審批與決策?？绮块T(mén)審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部按本制度第六條規(guī)定的分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》及相關(guān)資料逐級(jí)上報(bào)審批：（一）各級(jí)審批人員需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)核查申請(qǐng)資料的合規(guī)性、審核流程的完整性、付款金額的準(zhǔn)確性，對(duì)存在疑問(wèn)的，及時(shí)向采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部核實(shí)；（二）審批人員審核通過(guò)后，在《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)；對(duì)不符合付款條件的，注明拒絕付款理由，退回財(cái)務(wù)部并反饋采購(gòu)部；（三）跨境采購(gòu)付款審批需額外核查外匯支付備案手續(xù)的完整性，確保付款符合國(guó)家外匯管理規(guī)定。第十二條付款執(zhí)行與歸檔。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部在5個(gè)工作日內(nèi)安排資金，按審批意見(jiàn)及合同約定的付款方式辦理支付手續(xù)：（一）境內(nèi)付款：通過(guò)公司銀行賬戶(hù)以轉(zhuǎn)賬、電匯等方式支付，確保收款賬戶(hù)信息與合同約定一致，支付完成后及時(shí)獲取銀行支付憑證；（二）跨境付款：按國(guó)家外匯管理規(guī)定辦理購(gòu)匯（如需）及外匯支付手續(xù)，選擇合規(guī)的跨境支付渠道，準(zhǔn)確填寫(xiě)境外供應(yīng)商賬戶(hù)信息及付款用途，支付完成后留存外匯支付憑證及備案資料；（三）資料歸檔：支付完成后，財(cái)務(wù)部將《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》、審批文件、付款憑證、合同、驗(yàn)收資料等整理齊全，提交檔案管理部門(mén)歸檔保存，保存期限為15年，確保付款過(guò)程可追溯。第四章采購(gòu)付款審批管控措施第十三條預(yù)算管控。采購(gòu)付款嚴(yán)格遵循公司年度采購(gòu)預(yù)算，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算的采購(gòu)付款申請(qǐng)，原則上不予審批。確因業(yè)務(wù)需求需超預(yù)算付款的，需由采購(gòu)部提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、管理層審批同意后，方可辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。第十四條預(yù)付款專(zhuān)項(xiàng)管控。預(yù)付款支付需嚴(yán)格遵循合同約定，預(yù)付款比例原則上不超過(guò)合同總金額的30%，特殊情況需提高預(yù)付款比例的，需經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部需跟蹤預(yù)付款使用情況，確保預(yù)付款用于約定采購(gòu)業(yè)務(wù)，避免資金占用風(fēng)險(xiǎn)。第十五條付款復(fù)核機(jī)制。財(cái)務(wù)部建立采購(gòu)付款雙重復(fù)核制度，支付前由兩名及以上財(cái)務(wù)人員核對(duì)付款金額、收款賬戶(hù)信息、審批手續(xù)等，確保支付信息準(zhǔn)確無(wú)誤；對(duì)大額付款或跨境付款，需額外進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)復(fù)核，防范支付錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。第十六條異常付款管控。對(duì)審核審批過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常付款申請(qǐng)（如資料虛假、金額不符、未按合同約定付款等），各審核審批環(huán)節(jié)均有權(quán)拒絕并上報(bào)管理層；對(duì)已支付的異?？铐?xiàng)，財(cái)務(wù)部需聯(lián)合采購(gòu)部及時(shí)追討，必要時(shí)由法務(wù)部介入處理。第十七條跨境付款專(zhuān)項(xiàng)管控。設(shè)立外匯管理專(zhuān)員，負(fù)責(zé)跟蹤國(guó)家外匯管理政策變化，統(tǒng)籌管理跨境采購(gòu)付款的外匯備案、購(gòu)匯、支付等全流程，確保所有跨境付款業(yè)務(wù)均符合政策要求；定期開(kāi)展跨境付款合規(guī)自查，留存完整的跨境付款資料，防范外匯違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。第五章責(zé)任劃分與考核獎(jiǎng)懲第十八條責(zé)任劃分：（一）采購(gòu)部：對(duì)付款申請(qǐng)資料的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性負(fù)直接責(zé)任；因資料缺失、虛假或未按流程發(fā)起申請(qǐng)導(dǎo)致付款延誤或風(fēng)險(xiǎn)的，承擔(dān)主要責(zé)任；（二）財(cái)務(wù)部：對(duì)付款審核的合規(guī)性、準(zhǔn)確性及支付執(zhí)行的安全性負(fù)主要責(zé)任；因?qū)徍耸杪?、支付錯(cuò)誤導(dǎo)致公司損失的，承擔(dān)主要責(zé)任；跨境付款未按外匯管理規(guī)定辦理的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（三）需求部門(mén)：對(duì)采購(gòu)成果驗(yàn)收的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)直接責(zé)任；因驗(yàn)收失誤導(dǎo)致不合格采購(gòu)成果辦理付款的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（四）審批人員：對(duì)審批環(huán)節(jié)的審慎性負(fù)責(zé)任；因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致違規(guī)付款或公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（五）法務(wù)部：對(duì)合同合規(guī)性審核負(fù)主要責(zé)任；因法律審核疏漏導(dǎo)致付款相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第十九條考核獎(jiǎng)懲。公司將采購(gòu)付款審批管理成效納入相關(guān)部門(mén)及人員的績(jī)效考核體系：（一）獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行本制度，付款申請(qǐng)資料完整及時(shí)、審核審批高效準(zhǔn)確、成功防范重大付款風(fēng)險(xiǎn)的部門(mén)或個(gè)人；在跨境付款中優(yōu)化流程、節(jié)約外匯成本的人員，公司將給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）問(wèn)責(zé)：對(duì)于提供虛假資料、未經(jīng)審批擅自申請(qǐng)付款、審核疏漏、違規(guī)審批、支付錯(cuò)誤等導(dǎo)致公司損失或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的，根據(jù)損失程度及違規(guī)情節(jié)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予