學校綜合辦公室流程規(guī)范方案一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運營的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理行政事務、溝通協(xié)調(diào)、資源調(diào)配等多項工作。為確保工作高效、有序進行，特制定本流程規(guī)范方案。本方案旨在明確各崗位職責、優(yōu)化工作流程、提升服務效率，保障學校各項事務順利開展。

二、行政事務管理流程

（一）文件管理

1.文件收發(fā)流程：

(1)接收文件時，需核對文件名稱、數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄詳細信息，包括收文日期、發(fā)文字號、收件部門等。

(2)文件分發(fā)至相關部門后，由接收方簽字確認，并再次記錄分發(fā)情況。

(3)重要文件需經(jīng)辦公室主任審核后，方可分發(fā)給相關負責人。

2.文件歸檔流程：

(1)定期整理文件，按類別（如行政文件、財務文件、教學文件等）進行分類。

(2)檔案柜需標注清晰標簽，確保存取方便。

(3)超過保存期限的文件，需按學校規(guī)定進行銷毀，并記錄銷毀時間及負責人。

（二）會議管理

1.會議籌備：

(1)收到會議通知后，確認參會人員名單及會議時間、地點。

(2)提前準備會議資料，包括議程、發(fā)言稿、簽到表等，并提前送達參會人員。

(3)檢查會議室設備（如投影儀、音響等），確保正常運行。

2.會議執(zhí)行：

(1)主持人控制會議節(jié)奏，確保按議程進行。

(2)安排專人記錄會議紀要，包括主要討論內(nèi)容、決議事項、落實責任人等。

(3)會議結(jié)束后，及時整理并分發(fā)會議紀要。

三、溝通協(xié)調(diào)流程

（一）部門協(xié)調(diào)

1.日常溝通：

(1)各部門需通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式，提前提交工作需求或協(xié)調(diào)事項。

(2)綜合辦公室需在24小時內(nèi)響應協(xié)調(diào)請求，并協(xié)調(diào)相關部門提供支持。

2.重大事項協(xié)調(diào)：

(1)涉及多部門協(xié)作的事項，需召開協(xié)調(diào)會，明確分工及時間節(jié)點。

(2)協(xié)調(diào)結(jié)果需形成書面記錄，并跟蹤落實情況。

（二）對外聯(lián)絡

1.聯(lián)系流程：

(1)接到外部單位聯(lián)系時，需記錄對方單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式及事由。

(2)根據(jù)事由，將聯(lián)系信息轉(zhuǎn)達給相關部門或負責人。

(3)重要聯(lián)絡事項需經(jīng)辦公室主任批準后，方可進行答復或安排。

2.禮儀規(guī)范：

(1)對外聯(lián)絡需使用規(guī)范用語，保持專業(yè)形象。

(2)安排專人負責接待來訪，并做好記錄。

四、資源調(diào)配流程

（一）物資管理

1.需求申請：

(1)各部門需提前一周提交物資需求清單，包括物資名稱、數(shù)量、用途等。

(2)綜合辦公室審核需求合理性，并統(tǒng)一采購。

2.領用流程：

(1)物資到貨后，需進行清點并入庫，建立《物資臺賬》。

(2)領用時需填寫《物資領用單》，經(jīng)部門負責人簽字后，方可發(fā)放。

(3)定期盤點物資，確保賬實相符。

（二）場地管理

1.場地預訂：

(1)各部門需提前三天提交場地使用申請，說明使用時間、用途、參與人數(shù)等。

(2)綜合辦公室審核申請，并安排場地。

2.使用規(guī)范：

(1)使用場地時需保持整潔，愛護設施設備。

(2)使用結(jié)束后需及時清理，并關閉水電。

五、監(jiān)督與改進

1.定期檢查：

(1)每月對各部門流程執(zhí)行情況進行抽查，確保規(guī)范落實。

(2)發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，并要求整改。

2.優(yōu)化建議：

(1)鼓勵員工提出流程優(yōu)化建議，并定期評估改進效果。

(2)根據(jù)學校發(fā)展需要，動態(tài)調(diào)整流程規(guī)范。

本方案自發(fā)布之日起實施，綜合辦公室負責解釋及后續(xù)修訂工作。

二、行政事務管理流程

（一）文件管理

1.文件收發(fā)流程：

(1)接收文件時，需由專人負責，核對文件名稱、數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中詳細記錄，包括收文日期、發(fā)文字號、發(fā)文單位、密級（如有）、收件部門、簽收人等。對破損或缺失的文件，應立即聯(lián)系發(fā)文單位核實并補辦。

(2)文件分發(fā)至相關部門后，接收部門需在規(guī)定時間內(nèi)（如：工作日2小時內(nèi)）簽字確認，并在登記簿中注明簽收時間及簽收人。緊急文件需優(yōu)先處理，并記錄分發(fā)時間。

(3)重要文件（如：學校決策文件、重要通知、會議紀要等）需經(jīng)辦公室主任或分管領導審核后，方可分發(fā)給相關負責人。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準確性、完整性及分發(fā)范圍的合理性。

(4)電子文件收發(fā)需使用學校指定的內(nèi)部郵箱或文檔管理系統(tǒng)，接收后需在系統(tǒng)內(nèi)登記并轉(zhuǎn)發(fā)給相關人員，確保版本一致。

2.文件歸檔流程：

(1)定期整理文件，按類別（如：行政文件、財務文件、教學文件、人事文件、固定資產(chǎn)文件等）進行分類，并按時間順序排列。

(2)檔案柜需標注清晰標簽，包括文件類別、存放年份、卷號等信息，確保存取方便。文件存放時需注意順序，避免混亂。

(3)超過保存期限的文件，需按學校規(guī)定的保存年限進行銷毀。銷毀前需填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)辦公室主任批準后，由兩人以上監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀時間、文件名稱、數(shù)量及監(jiān)督人。

(4)檔案借閱需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)辦公室主任批準后，方可借閱。借閱時間一般不超過一周，特殊需求需另行申請。歸還時需檢查文件完整性，并簽字確認。

（二）會議管理

1.會議籌備：

(1)收到會議通知后，需確認參會人員名單、會議時間、地點、會議議程及所需材料。對重要會議，需提前3天發(fā)布通知，對一般會議需提前1天通知。

(2)提前準備會議資料，包括議程、發(fā)言稿、簽到表、會議用品（如：筆、紙、飲用水等），并提前送達參會人員或放置在會議室指定位置。

(3)檢查會議室設備（如：投影儀、音響、麥克風、視頻會議設備等），確保正常運行。如需使用特殊設備，需提前預約并測試。

(4)安排專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、主要討論內(nèi)容、決議事項、落實責任人及完成時限。

2.會議執(zhí)行：

(1)主持人控制會議節(jié)奏，確保按議程進行。如需臨時增加議題，需提前與主持人溝通并獲得同意。

(2)安排專人負責簽到，并在簽到表上記錄參會人員姓名及聯(lián)系方式。對未參會人員，需了解未參會原因。

(3)會議期間，需保持會場秩序，禁止無關人員進入。如需拍照、錄像，需提前申請并獲得同意。

(4)會議結(jié)束后，整理會議紀要，包括主要討論內(nèi)容、決議事項、落實責任人及完成時限，并在24小時內(nèi)分發(fā)給參會人員及相關部門。對未參會人員，需單獨發(fā)送會議紀要。

（三）印章管理

1.印章使用流程：

(1)使用印章需填寫《印章使用申請單》，注明用印事由、用印時間、用印文件名稱及審批人。

(2)申請單需經(jīng)辦公室主任或分管領導審批后，方可使用印章。緊急情況需使用印章時，需口頭請示并獲得同意，事后補辦申請手續(xù)。

(3)用印時需由專人負責，確保用印位置正確、清晰。用印后需在申請單上簽字確認，并妥善保管用印文件。

(4)嚴禁在空白文件上用印，嚴禁將印章轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)用印，需立即調(diào)查并追究責任。

2.印章保管：

(1)印章需由專人保管，并放置在安全可靠的印章盒內(nèi)。保管人需妥善保管鑰匙，并定期檢查印章狀態(tài)。

(2)印章盒需上鎖，并定期檢查鎖具是否完好。如發(fā)現(xiàn)異常情況，需立即報告并采取相應措施。

(3)保管人需定期對印章進行清潔和保養(yǎng)，確保印章清晰、可用。如發(fā)現(xiàn)印章模糊，需及時報修或更換。

三、溝通協(xié)調(diào)流程

（一）部門協(xié)調(diào)

1.日常溝通：

(1)各部門需通過郵件、內(nèi)部通訊工具（如：企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┗蚣堎|(zhì)文件等方式，提前提交工作需求或協(xié)調(diào)事項。郵件標題需注明事由、提交部門及聯(lián)系方式，如：“關于XX事項的協(xié)調(diào)請求-XX部門”。

(2)綜合辦公室需在24小時內(nèi)響應協(xié)調(diào)請求，并協(xié)調(diào)相關部門提供支持。如無法立即解決，需告知對方預計處理時間，并定期反饋進展。

(3)協(xié)調(diào)事項完成后，需將結(jié)果反饋給請求部門，并抄送相關參與部門。如需進一步協(xié)調(diào)，需重新提交請求。

2.重大事項協(xié)調(diào)：

(1)涉及多部門協(xié)作的事項，需召開協(xié)調(diào)會。會議前需提前發(fā)布通知，明確會議時間、地點、議題及參會人員。會議議程需提前發(fā)送給參會人員，以便提前準備。

(2)協(xié)調(diào)會由辦公室主任或分管領導主持，確保按議程進行。會議期間需做好記錄，包括主要討論內(nèi)容、不同意見、最終決議及落實責任人及完成時限。

(3)協(xié)調(diào)結(jié)果需形成書面記錄，并分發(fā)給參會人員及相關部門。需跟蹤落實情況，如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行問題，需及時協(xié)調(diào)解決。

（二）對外聯(lián)絡

1.聯(lián)系流程：

(1)接到外部單位聯(lián)系時，需記錄對方單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、郵箱等）、事由及時間。對重要聯(lián)系，需由辦公室主任或分管領導親自接聽或回復。

(2)根據(jù)事由，將聯(lián)系信息轉(zhuǎn)達給相關部門或負責人。如需綜合辦公室協(xié)助，需明確協(xié)助內(nèi)容及要求。

(3)重要聯(lián)絡事項需經(jīng)辦公室主任批準后，方可進行答復或安排。答復需使用規(guī)范用語，保持專業(yè)形象。如需見面溝通，需提前預約并安排接待。

2.禮儀規(guī)范：

(1)對外聯(lián)絡需使用規(guī)范用語，避免使用口語化或隨意性表達。郵件需使用正式標題和稱謂，正文需結(jié)構清晰、內(nèi)容簡潔。

(2)安排專人負責接待來訪，并做好記錄。接待時需主動問好，并引導至接待室。如需介紹，需介紹部門及本人職務。接待結(jié)束后，需將情況匯總并報備。

(3)對外贈送或接收禮品時，需遵守相關規(guī)定，避免超標準或超范圍。如需記錄，需在《禮品登記簿》中詳細記錄禮品名稱、價值、贈送/接收單位、時間及處理情況。

四、資源調(diào)配流程

（一）物資管理

1.需求申請：

(1)各部門需提前一周提交物資需求清單，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預算等。需求清單需經(jīng)部門負責人簽字確認，并報綜合辦公室審核。

(2)綜合辦公室審核需求合理性，并匯總后統(tǒng)一采購。審核內(nèi)容包括物資的必要性、預算的合理性、采購方式的合規(guī)性等。

(3)采購前需詢價，選擇性價比高的供應商。采購過程中需做好記錄，包括供應商名稱、采購時間、采購金額、物資數(shù)量及驗收情況。

2.領用流程：

(1)物資到貨后，需由專人負責清點并入庫，建立《物資臺賬》，詳細記錄物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、存放位置等信息。

(2)領用時需填寫《物資領用單》，經(jīng)部門負責人簽字后，方可發(fā)放。領用人需在單上簽字確認。對特殊物資（如：貴重物品、危險品等），需經(jīng)辦公室主任批準后，方可領用。

(3)定期盤點物資，每季度進行一次全面盤點，每月進行一次抽查。盤點結(jié)果需與《物資臺賬》核對，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)差異，需立即調(diào)查并處理。

3.維修管理：

(1)設備維修需填寫《設備維修申請單》，注明設備名稱、故障現(xiàn)象、維修請求部門及聯(lián)系方式。

(2)綜合辦公室審核申請后，聯(lián)系維修人員或供應商進行維修。維修過程中需做好記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、維修費用等。

(3)維修完成后，需檢查設備是否恢復正常運行，并請申請部門確認。如需支付維修費用，需按學校規(guī)定流程進行報銷。

（二）場地管理

1.場地預訂：

(1)各部門需提前三天提交場地使用申請，說明使用時間（起止時間）、用途、參與人數(shù)、所需設備（如：投影儀、音響等）等。申請需經(jīng)部門負責人簽字確認，并報綜合辦公室審核。

(2)綜合辦公室審核申請后，安排場地。如場地緊張，需協(xié)調(diào)優(yōu)先保障重要活動或大型會議。

(3)使用前需確認場地預訂信息，并提前與場地管理員聯(lián)系，安排場地布置及設備調(diào)試。

2.使用規(guī)范：

(1)使用場地時需保持整潔，愛護設施設備。禁止在場地內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾等。

(2)使用結(jié)束后需及時清理，并關閉水電。如需使用設備，需確保設備正常關閉。

(3)場地使用后需填寫《場地使用反饋表》，內(nèi)容包括使用情況、設備狀態(tài)、存在問題及改進建議等。綜合辦公室根據(jù)反饋情況，持續(xù)優(yōu)化場地管理。

五、監(jiān)督與改進

1.定期檢查：

(1)每月對各部門流程執(zhí)行情況進行抽查，檢查內(nèi)容包括文件管理、會議管理、印章管理、物資管理、場地管理等。檢查結(jié)果需形成書面記錄，并反饋給相關部門。

(2)發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，并要求整改。整改完成后，需再次檢查，確保問題得到解決。

(3)對檢查中發(fā)現(xiàn)的共性問題和突出問題，需在部門會議上進行通報，并分析原因，提出改進措施。

2.優(yōu)化建議：

(1)鼓勵員工提出流程優(yōu)化建議，可通過郵件、內(nèi)部通訊工具或書面建議等形式提交。綜合辦公室對建議進行收集、整理和評估，并納入后續(xù)改進計劃。

(2)根據(jù)學校發(fā)展需要，動態(tài)調(diào)整流程規(guī)范。每年對流程規(guī)范進行一次全面評估，根據(jù)實際情況進行修訂和完善。

(3)定期組織員工進行流程培訓，提升員工對流程規(guī)范的認知和執(zhí)行能力。培訓內(nèi)容包括流程目的、操作步驟、注意事項等。培訓后需進行考核，確保員工掌握相關內(nèi)容。

本方案自發(fā)布之日起實施，綜合辦公室負責解釋及后續(xù)修訂工作。

一、總則

學校綜合辦公室作為學校日常運營的核心協(xié)調(diào)部門，負責處理行政事務、溝通協(xié)調(diào)、資源調(diào)配等多項工作。為確保工作高效、有序進行，特制定本流程規(guī)范方案。本方案旨在明確各崗位職責、優(yōu)化工作流程、提升服務效率，保障學校各項事務順利開展。

二、行政事務管理流程

（一）文件管理

1.文件收發(fā)流程：

(1)接收文件時，需核對文件名稱、數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄詳細信息，包括收文日期、發(fā)文字號、收件部門等。

(2)文件分發(fā)至相關部門后，由接收方簽字確認，并再次記錄分發(fā)情況。

(3)重要文件需經(jīng)辦公室主任審核后，方可分發(fā)給相關負責人。

2.文件歸檔流程：

(1)定期整理文件，按類別（如行政文件、財務文件、教學文件等）進行分類。

(2)檔案柜需標注清晰標簽，確保存取方便。

(3)超過保存期限的文件，需按學校規(guī)定進行銷毀，并記錄銷毀時間及負責人。

（二）會議管理

1.會議籌備：

(1)收到會議通知后，確認參會人員名單及會議時間、地點。

(2)提前準備會議資料，包括議程、發(fā)言稿、簽到表等，并提前送達參會人員。

(3)檢查會議室設備（如投影儀、音響等），確保正常運行。

2.會議執(zhí)行：

(1)主持人控制會議節(jié)奏，確保按議程進行。

(2)安排專人記錄會議紀要，包括主要討論內(nèi)容、決議事項、落實責任人等。

(3)會議結(jié)束后，及時整理并分發(fā)會議紀要。

三、溝通協(xié)調(diào)流程

（一）部門協(xié)調(diào)

1.日常溝通：

(1)各部門需通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式，提前提交工作需求或協(xié)調(diào)事項。

(2)綜合辦公室需在24小時內(nèi)響應協(xié)調(diào)請求，并協(xié)調(diào)相關部門提供支持。

2.重大事項協(xié)調(diào)：

(1)涉及多部門協(xié)作的事項，需召開協(xié)調(diào)會，明確分工及時間節(jié)點。

(2)協(xié)調(diào)結(jié)果需形成書面記錄，并跟蹤落實情況。

（二）對外聯(lián)絡

1.聯(lián)系流程：

(1)接到外部單位聯(lián)系時，需記錄對方單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式及事由。

(2)根據(jù)事由，將聯(lián)系信息轉(zhuǎn)達給相關部門或負責人。

(3)重要聯(lián)絡事項需經(jīng)辦公室主任批準后，方可進行答復或安排。

2.禮儀規(guī)范：

(1)對外聯(lián)絡需使用規(guī)范用語，保持專業(yè)形象。

(2)安排專人負責接待來訪，并做好記錄。

四、資源調(diào)配流程

（一）物資管理

1.需求申請：

(1)各部門需提前一周提交物資需求清單，包括物資名稱、數(shù)量、用途等。

(2)綜合辦公室審核需求合理性，并統(tǒng)一采購。

2.領用流程：

(1)物資到貨后，需進行清點并入庫，建立《物資臺賬》。

(2)領用時需填寫《物資領用單》，經(jīng)部門負責人簽字后，方可發(fā)放。

(3)定期盤點物資，確保賬實相符。

（二）場地管理

1.場地預訂：

(1)各部門需提前三天提交場地使用申請，說明使用時間、用途、參與人數(shù)等。

(2)綜合辦公室審核申請，并安排場地。

2.使用規(guī)范：

(1)使用場地時需保持整潔，愛護設施設備。

(2)使用結(jié)束后需及時清理，并關閉水電。

五、監(jiān)督與改進

1.定期檢查：

(1)每月對各部門流程執(zhí)行情況進行抽查，確保規(guī)范落實。

(2)發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，并要求整改。

2.優(yōu)化建議：

(1)鼓勵員工提出流程優(yōu)化建議，并定期評估改進效果。

(2)根據(jù)學校發(fā)展需要，動態(tài)調(diào)整流程規(guī)范。

本方案自發(fā)布之日起實施，綜合辦公室負責解釋及后續(xù)修訂工作。

二、行政事務管理流程

（一）文件管理

1.文件收發(fā)流程：

(1)接收文件時，需由專人負責，核對文件名稱、數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中詳細記錄，包括收文日期、發(fā)文字號、發(fā)文單位、密級（如有）、收件部門、簽收人等。對破損或缺失的文件，應立即聯(lián)系發(fā)文單位核實并補辦。

(2)文件分發(fā)至相關部門后，接收部門需在規(guī)定時間內(nèi)（如：工作日2小時內(nèi)）簽字確認，并在登記簿中注明簽收時間及簽收人。緊急文件需優(yōu)先處理，并記錄分發(fā)時間。

(3)重要文件（如：學校決策文件、重要通知、會議紀要等）需經(jīng)辦公室主任或分管領導審核后，方可分發(fā)給相關負責人。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準確性、完整性及分發(fā)范圍的合理性。

(4)電子文件收發(fā)需使用學校指定的內(nèi)部郵箱或文檔管理系統(tǒng)，接收后需在系統(tǒng)內(nèi)登記并轉(zhuǎn)發(fā)給相關人員，確保版本一致。

2.文件歸檔流程：

(1)定期整理文件，按類別（如：行政文件、財務文件、教學文件、人事文件、固定資產(chǎn)文件等）進行分類，并按時間順序排列。

(2)檔案柜需標注清晰標簽，包括文件類別、存放年份、卷號等信息，確保存取方便。文件存放時需注意順序，避免混亂。

(3)超過保存期限的文件，需按學校規(guī)定的保存年限進行銷毀。銷毀前需填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)辦公室主任批準后，由兩人以上監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀時間、文件名稱、數(shù)量及監(jiān)督人。

(4)檔案借閱需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)辦公室主任批準后，方可借閱。借閱時間一般不超過一周，特殊需求需另行申請。歸還時需檢查文件完整性，并簽字確認。

（二）會議管理

1.會議籌備：

(1)收到會議通知后，需確認參會人員名單、會議時間、地點、會議議程及所需材料。對重要會議，需提前3天發(fā)布通知，對一般會議需提前1天通知。

(2)提前準備會議資料，包括議程、發(fā)言稿、簽到表、會議用品（如：筆、紙、飲用水等），并提前送達參會人員或放置在會議室指定位置。

(3)檢查會議室設備（如：投影儀、音響、麥克風、視頻會議設備等），確保正常運行。如需使用特殊設備，需提前預約并測試。

(4)安排專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、主要討論內(nèi)容、決議事項、落實責任人及完成時限。

2.會議執(zhí)行：

(1)主持人控制會議節(jié)奏，確保按議程進行。如需臨時增加議題，需提前與主持人溝通并獲得同意。

(2)安排專人負責簽到，并在簽到表上記錄參會人員姓名及聯(lián)系方式。對未參會人員，需了解未參會原因。

(3)會議期間，需保持會場秩序，禁止無關人員進入。如需拍照、錄像，需提前申請并獲得同意。

(4)會議結(jié)束后，整理會議紀要，包括主要討論內(nèi)容、決議事項、落實責任人及完成時限，并在24小時內(nèi)分發(fā)給參會人員及相關部門。對未參會人員，需單獨發(fā)送會議紀要。

（三）印章管理

1.印章使用流程：

(1)使用印章需填寫《印章使用申請單》，注明用印事由、用印時間、用印文件名稱及審批人。

(2)申請單需經(jīng)辦公室主任或分管領導審批后，方可使用印章。緊急情況需使用印章時，需口頭請示并獲得同意，事后補辦申請手續(xù)。

(3)用印時需由專人負責，確保用印位置正確、清晰。用印后需在申請單上簽字確認，并妥善保管用印文件。

(4)嚴禁在空白文件上用印，嚴禁將印章轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)用印，需立即調(diào)查并追究責任。

2.印章保管：

(1)印章需由專人保管，并放置在安全可靠的印章盒內(nèi)。保管人需妥善保管鑰匙，并定期檢查印章狀態(tài)。

(2)印章盒需上鎖，并定期檢查鎖具是否完好。如發(fā)現(xiàn)異常情況，需立即報告并采取相應措施。

(3)保管人需定期對印章進行清潔和保養(yǎng)，確保印章清晰、可用。如發(fā)現(xiàn)印章模糊，需及時報修或更換。

三、溝通協(xié)調(diào)流程

（一）部門協(xié)調(diào)

1.日常溝通：

(1)各部門需通過郵件、內(nèi)部通訊工具（如：企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┗蚣堎|(zhì)文件等方式，提前提交工作需求或協(xié)調(diào)事項。郵件標題需注明事由、提交部門及聯(lián)系方式，如：“關于XX事項的協(xié)調(diào)請求-XX部門”。

(2)綜合辦公室需在24小時內(nèi)響應協(xié)調(diào)請求，并協(xié)調(diào)相關部門提供支持。如無法立即解決，需告知對方預計處理時間，并定期反饋進展。

(3)協(xié)調(diào)事項完成后，需將結(jié)果反饋給請求部門，并抄送相關參與部門。如需進一步協(xié)調(diào)，需重新提交請求。

2.重大事項協(xié)調(diào)：

(1)涉及多部門協(xié)作的事項，需召開協(xié)調(diào)會。會議前需提前發(fā)布通知，明確會議時間、地點、議題及參會人員。會議議程需提前發(fā)送給參會人員，以便提前準備。

(2)協(xié)調(diào)會由辦公室主任或分管領導主持，確保按議程進行。會議期間需做好記錄，包括主要討論內(nèi)容、不同意見、最終決議及落實責任人及完成時限。

(3)協(xié)調(diào)結(jié)果需形成書面記錄，并分發(fā)給參會人員及相關部門。需跟蹤落實情況，如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行問題，需及時協(xié)調(diào)解決。

（二）對外聯(lián)絡

1.聯(lián)系流程：

(1)接到外部單位聯(lián)系時，需記錄對方單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、郵箱等）、事由及時間。對重要聯(lián)系，需由辦公室主任或分管領導親自接聽或回復。

(2)根據(jù)事由，將聯(lián)系信息轉(zhuǎn)達給相關部門或負責人。如需綜合辦公室協(xié)助，需明確協(xié)助內(nèi)容及要求。

(3)重要聯(lián)絡事項需經(jīng)辦公室主任批準后，方可進行答復或安排。答復需使用規(guī)范用語，保持專業(yè)形象。如需見面溝通，需提前預約并安排接待。

2.禮儀規(guī)范：

(1)對外聯(lián)絡需使用規(guī)范用語，避免使用口語化或隨意性表達。郵件需使用正式標題和稱謂，正文需結(jié)構清晰、內(nèi)容簡潔。

(2)安排專人負責接待來訪，并做好記錄。接待時需主動問好，并引導至接待室。如需介紹，需介紹部門及本人職務。接待結(jié)束后，需將情況匯總并報備。

(3)對外贈送或接收禮品時，需遵守相關規(guī)定，避免超標準或超范圍。如需記錄，需在《禮品登記簿》中詳細記錄禮品名稱、價值、贈送/接收單位、時間及處理情況。

四、資源調(diào)配流程

（一）物資管理

1.需求申請：

(1)各部門需提前一周提交物資需求清單，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預算等。需求清單需經(jīng)部門負責人簽字確認，并報綜合辦公室審核。

(2)綜合辦公室審核需求合理性，并匯總后統(tǒng)一采購。審核內(nèi)容包括物資的必要性、預算的合理性、采購方式的合規(guī)性等。

(3)采購前需詢價，選擇性價比高的供應商。采購過程中需做好記錄，包括供應商名稱、采購時間、采購金額、物資數(shù)量及驗收情況。

2.領用流程：

(1)物資到貨后，需由專人負責清點并入庫，建立《物資臺賬》，詳細記錄物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、存放位置等信息。

(2)領用時需填寫《物資領用單》，經(jīng)部門負責人簽字后，方可發(fā)放。領用人需在單上簽字確認。對特殊物資（如：貴重