學(xué)校綜合辦公室業(yè)務(wù)操作規(guī)程一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理各類行政事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)及后勤保障工作。為確保業(yè)務(wù)操作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)程。

二、主要業(yè)務(wù)操作流程

（一）公文處理

1.文件收發(fā)管理

(1)收文登記：對收到的各類文件、通知進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記，并記錄來源、日期、密級等信息。

(2)分辦流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件內(nèi)容，分發(fā)給相關(guān)職能部門或負(fù)責(zé)人，并跟蹤處理進(jìn)度。

(3)發(fā)文審核：起草、審核、簽發(fā)各類通知、報告等文件，確保格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。

(4)印發(fā)歸檔：經(jīng)簽發(fā)文件統(tǒng)一打印、蓋章，并按類別歸檔保存，重要文件需雙備份。

2.保密管理

(1)文件借閱：建立借閱登記制度，限制涉密文件外借，并全程監(jiān)督使用情況。

(2)銷毀程序：對過期或無保存價值的文件，由專人監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀時間、數(shù)量。

（二）會議組織與管理

1.會議籌備

(1)會前通知：提前3天發(fā)布會議通知，明確時間、地點(diǎn)、參會人員及議題。

(2)物資準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會議所需的簽到表、席卡、投影儀、飲用水等。

(3)場地布置：檢查會議室設(shè)備，確保環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

2.會議執(zhí)行

(1)簽到管理：安排專人負(fù)責(zé)簽到，統(tǒng)計(jì)參會人數(shù)。

(2)議題記錄：指定記錄員全程記錄會議內(nèi)容，確保決議可追溯。

(3)會后歸檔：整理會議紀(jì)要，分發(fā)給參會人員，并歸檔保存。

（三）后勤保障服務(wù)

1.日常事務(wù)

(1)檔案管理：對學(xué)校各類檔案進(jìn)行分類整理，建立電子化索引系統(tǒng)。

(2)資產(chǎn)登記：定期盤點(diǎn)辦公設(shè)備、物資，更新資產(chǎn)臺賬。

(3)信件收發(fā)：每日整理部門信件、快遞，及時分派至相關(guān)收件人。

2.應(yīng)急處理

(1)設(shè)備維修：建立設(shè)備報修流程，優(yōu)先處理影響正常教學(xué)運(yùn)行的故障。

(2)突發(fā)事件：遇水電中斷、網(wǎng)絡(luò)故障等，第一時間聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決。

（四）信息溝通協(xié)調(diào)

1.內(nèi)部溝通

(1)通報發(fā)布：通過公告欄、企業(yè)微信等渠道發(fā)布學(xué)校通知，確保信息覆蓋全員。

(2)跨部門協(xié)作：定期召開協(xié)調(diào)會，解決業(yè)務(wù)交叉問題，優(yōu)化工作流程。

2.外部聯(lián)絡(luò)

(1)客戶接待：安排專人接待來訪人員，提供引導(dǎo)及咨詢服務(wù)。

(2)聯(lián)系記錄：對重要外聯(lián)事項(xiàng)建立溝通臺賬，跟蹤進(jìn)展并反饋結(jié)果。

三、監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：每月對業(yè)務(wù)操作流程執(zhí)行情況開展自查，識別問題并制定改進(jìn)措施。

2.優(yōu)化建議：鼓勵員工提出流程優(yōu)化建議，經(jīng)評估后納入制度調(diào)整。

3.培訓(xùn)考核：每季度組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，考核操作規(guī)范性，確保持續(xù)符合標(biāo)準(zhǔn)。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理各類行政事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)及后勤保障工作。為確保業(yè)務(wù)操作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)程。

二、主要業(yè)務(wù)操作流程

（一）公文處理

1.文件收發(fā)管理

(1)收文登記：對收到的各類文件、通知進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記，并記錄來源、日期、密級等信息。具體操作包括：

①使用《收文登記簿》逐份登記，填寫文件名稱、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期、密級、份數(shù)等字段。

②對涉密文件標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”等級，并粘貼防拆條。

③登記完成后，按文件類型分門別類，如“通知類”“報告類”“會議類”等。

(2)分辦流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件內(nèi)容，分發(fā)給相關(guān)職能部門或負(fù)責(zé)人，并跟蹤處理進(jìn)度。具體步驟為：

①閱讀文件內(nèi)容，判斷主辦部門及協(xié)辦部門。

②填寫《文件分辦單》，注明辦理要求、時限及承辦人。

③將文件及分辦單一并轉(zhuǎn)交承辦人，并通過系統(tǒng)或郵件確認(rèn)接收。

④每日檢查分辦單進(jìn)度，對超期文件及時催辦。

(3)發(fā)文審核：起草、審核、簽發(fā)各類通知、報告等文件，確保格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。操作要點(diǎn)包括：

①起草階段：明確發(fā)文事由、依據(jù)、要求，語言精練，無錯別字。

②審核階段：由部門主管逐條校對，重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性。

③簽發(fā)階段：法定代表人或授權(quán)人簽字、蓋章，并標(biāo)注簽發(fā)日期。

(4)印發(fā)歸檔：經(jīng)簽發(fā)文件統(tǒng)一打印、蓋章，并按類別歸檔保存，重要文件需雙備份。具體流程為：

①文印室核對簽發(fā)文件，按份數(shù)打印并加蓋公章。

②發(fā)文后立即通知收文單位，并通過系統(tǒng)同步電子版。

③檔案管理員將紙質(zhì)版按年度、類別整理，錄入電子目錄。

④對重要文件（如年度報告、合同協(xié)議）進(jìn)行雙備份，分別存放在不同地點(diǎn)。

2.保密管理

(1)文件借閱：建立借閱登記制度，限制涉密文件外借，并全程監(jiān)督使用情況。具體要求為：

①借閱人需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱。

②涉密文件不得帶離辦公場所，確需外帶時需兩人同行監(jiān)督。

③借閱期限不超過3個工作日，逾期需重新申請。

(2)銷毀程序：對過期或無保存價值的文件，由專人監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀時間、數(shù)量。操作規(guī)范包括：

①銷毀前填寫《文件銷毀清單》，列明文件名稱、數(shù)量、銷毀原因。

②使用碎紙機(jī)銷毀紙質(zhì)文件，確保無法還原。

③銷毀人及監(jiān)督人簽字確認(rèn)，并將清單歸檔保存3年。

（二）會議組織與管理

1.會議籌備

(1)會前通知：提前3天發(fā)布會議通知，明確時間、地點(diǎn)、參會人員及議題。通知內(nèi)容需包含：

①會議主題（如“季度工作總結(jié)會”）。

②具體時間（年-月-日時:分）。

③參會人員名單（按部門或職務(wù)分類）。

④議題清單（如“預(yù)算審批”“設(shè)備采購”）。

⑤備注（如“請攜帶提案材料”）。

(2)物資準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會議所需的簽到表、席卡、投影儀、飲用水等。具體清單為：

①簽到表（按參會人數(shù)準(zhǔn)備，預(yù)留5%備用）。

②席卡（按參會人員姓名或職務(wù)制作）。

③技術(shù)設(shè)備（投影儀、話筒、音響、網(wǎng)絡(luò)測試）。

④飲用水（每人1瓶，另備茶具）。

⑤其他（紙筆、筆記本、議程打印版）。

(3)場地布置：檢查會議室設(shè)備，確保環(huán)境整潔、設(shè)施完好。具體檢查項(xiàng)包括：

①燈光、空調(diào)、投影儀是否正常工作。

②桌椅擺放是否合理，座位編號是否清晰。

③會場衛(wèi)生是否達(dá)標(biāo)，禁止堆放雜物。

④緊急出口標(biāo)識是否可見。

2.會議執(zhí)行

(1)簽到管理：安排專人負(fù)責(zé)簽到，統(tǒng)計(jì)參會人數(shù)。操作方法為：

①設(shè)置簽到臺，放置簽到表和筆。

②參會人員簽字并領(lǐng)取席卡。

③統(tǒng)計(jì)實(shí)際參會人數(shù)，與通知名單對比，異常情況及時上報。

(2)議題記錄：指定記錄員全程記錄會議內(nèi)容，確保決議可追溯。記錄要點(diǎn)包括：

①開場白：記錄主持人宣布會議開始、說明會議目的。

②討論環(huán)節(jié)：按議題順序記錄發(fā)言要點(diǎn)、決策事項(xiàng)。

③決議事項(xiàng)：用加粗或不同顏色標(biāo)注最終決議，并注明責(zé)任部門、完成時限。

④結(jié)束語：記錄主持人總結(jié)發(fā)言及后續(xù)安排。

(3)會后歸檔：整理會議紀(jì)要，分發(fā)給參會人員，并歸檔保存。具體流程為：

①24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要初稿，提交部門主管審核。

②審核通過后，通過郵件或系統(tǒng)分發(fā)給參會人員。

③將紙質(zhì)紀(jì)要及電子版存入會議檔案夾，標(biāo)注會議名稱及日期。

（三）后勤保障服務(wù)

1.日常事務(wù)

(1)檔案管理：對學(xué)校各類檔案進(jìn)行分類整理，建立電子化索引系統(tǒng)。具體分類為：

①人員檔案（含入職合同、培訓(xùn)記錄）。

②資產(chǎn)檔案（含設(shè)備臺賬、采購合同）。

③活動檔案（含活動方案、照片記錄）。

④檔案索引：使用Excel或?qū)I(yè)檔案管理軟件，按年度、類別建立電子檢索表。

(2)資產(chǎn)登記：定期盤點(diǎn)辦公設(shè)備、物資，更新資產(chǎn)臺賬。操作步驟為：

①每季度開展一次盤點(diǎn)，制定《資產(chǎn)盤點(diǎn)表》。

②實(shí)地核對設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）的編號、使用部門、狀態(tài)（正常/維修/報廢）。

③對差異項(xiàng)（如丟失、損壞）調(diào)查原因并記錄。

④更新電子臺賬，并打印紙質(zhì)版存檔。

(3)信件收發(fā)：每日整理部門信件、快遞，及時分派至相關(guān)收件人。具體流程為：

①早上9點(diǎn)前接收當(dāng)日信件、快遞，按收件人分類。

②通過內(nèi)部系統(tǒng)或公告欄發(fā)布收件通知。

③重要文件（如合同、快遞單）需專人跟進(jìn)簽收。

④每日下班前清點(diǎn)未分發(fā)信件，確保無遺漏。

2.應(yīng)急處理

(1)設(shè)備維修：建立設(shè)備報修流程，優(yōu)先處理影響正常教學(xué)運(yùn)行的故障。具體步驟為：

①教職工通過系統(tǒng)提交《設(shè)備維修申請》，注明故障現(xiàn)象、位置。

②綜合辦公室確認(rèn)優(yōu)先級，緊急情況（如投影儀損壞）需1個工作日內(nèi)響應(yīng)。

③維修完成后，申請人確認(rèn)并反饋處理結(jié)果。

④定期匯總維修記錄，分析高頻故障設(shè)備（如打印機(jī)）。

(2)突發(fā)事件：遇水電中斷、網(wǎng)絡(luò)故障等，第一時間聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決。操作規(guī)范為：

①發(fā)現(xiàn)問題后，立即通過供應(yīng)商合同聯(lián)系負(fù)責(zé)人（如水電公司、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商）。

②現(xiàn)場拍照取證，記錄故障時間、影響范圍。

③每小時更新處理進(jìn)度，通過公告欄或郵件通知教職工。

④事件解決后，撰寫《突發(fā)事件處理報告》，分析原因并預(yù)防措施。

（四）信息溝通協(xié)調(diào)

1.內(nèi)部溝通

(1)通報發(fā)布：通過公告欄、企業(yè)微信等渠道發(fā)布學(xué)校通知，確保信息覆蓋全員。發(fā)布流程為：

①編寫通知內(nèi)容，經(jīng)部門主管審核后提交至校領(lǐng)導(dǎo)審批。

②審批通過后，通過多渠道發(fā)布（如公告欄張貼、企業(yè)微信推送）。

③每日檢查各渠道發(fā)布情況，確保無錯發(fā)、漏發(fā)。

(2)跨部門協(xié)作：定期召開協(xié)調(diào)會，解決業(yè)務(wù)交叉問題，優(yōu)化工作流程。會議要點(diǎn)包括：

①每月召開一次協(xié)調(diào)會，各部門派代表參加。

②提前收集跨部門問題（如“教材訂購與庫存管理”），會上集中討論。

③形成解決方案后，明確責(zé)任人與完成時限，并跟蹤落實(shí)。

2.外部聯(lián)絡(luò)

(1)客戶接待：安排專人接待來訪人員，提供引導(dǎo)及咨詢服務(wù)。接待標(biāo)準(zhǔn)為：

①著裝整潔，主動問候并詢問來意。

②引導(dǎo)至接待室或相關(guān)場所，提供飲水、座椅。

③需要協(xié)調(diào)事項(xiàng)的，填寫《來訪接待記錄》，并及時聯(lián)系相關(guān)部門。

(2)聯(lián)系記錄：對重要外聯(lián)事項(xiàng)建立溝通臺賬，跟蹤進(jìn)展并反饋結(jié)果。具體內(nèi)容為：

①每月更新《外聯(lián)溝通臺賬》，記錄合作單位、溝通時間、事項(xiàng)進(jìn)展。

②對長期合作單位（如供應(yīng)商、贊助商）每季度進(jìn)行一次滿意度調(diào)查。

③重要事項(xiàng)（如合同續(xù)簽）需提前1個月啟動溝通。

三、監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：每月對業(yè)務(wù)操作流程執(zhí)行情況開展自查，識別問題并制定改進(jìn)措施。具體方法為：

(1)檢查內(nèi)容：抽查文件登記本、會議簽到表、設(shè)備臺賬等記錄。

(2)問題識別：對比實(shí)際操作與規(guī)程要求，列出差距項(xiàng)（如“未按時歸檔某份文件”）。

(3)改進(jìn)措施：針對差距項(xiàng)制定整改計(jì)劃，明確責(zé)任人及完成時間。

2.優(yōu)化建議：鼓勵員工提出流程優(yōu)化建議，經(jīng)評估后納入制度調(diào)整。操作方法為：

(1)設(shè)立“流程優(yōu)化建議箱”，收集員工意見。

(2)每季度召開評審會，評估建議的可行性（如“簡化文件審批環(huán)節(jié)”）。

(3)對被采納的建議，制定試點(diǎn)方案并跟蹤效果，成功后正式推廣。

3.培訓(xùn)考核：每季度組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，考核操作規(guī)范性，確保持續(xù)符合標(biāo)準(zhǔn)。培訓(xùn)安排為：

(1)培訓(xùn)內(nèi)容：公文寫作、會議組織、保密制度等核心流程。

(2)考核方式：理論測試（占60%）+實(shí)際操作（占40%）。

(3)考核結(jié)果：與績效掛鉤，不合格者安排補(bǔ)訓(xùn)，并重點(diǎn)輔導(dǎo)。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理各類行政事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)及后勤保障工作。為確保業(yè)務(wù)操作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)程。

二、主要業(yè)務(wù)操作流程

（一）公文處理

1.文件收發(fā)管理

(1)收文登記：對收到的各類文件、通知進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記，并記錄來源、日期、密級等信息。

(2)分辦流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件內(nèi)容，分發(fā)給相關(guān)職能部門或負(fù)責(zé)人，并跟蹤處理進(jìn)度。

(3)發(fā)文審核：起草、審核、簽發(fā)各類通知、報告等文件，確保格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。

(4)印發(fā)歸檔：經(jīng)簽發(fā)文件統(tǒng)一打印、蓋章，并按類別歸檔保存，重要文件需雙備份。

2.保密管理

(1)文件借閱：建立借閱登記制度，限制涉密文件外借，并全程監(jiān)督使用情況。

(2)銷毀程序：對過期或無保存價值的文件，由專人監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀時間、數(shù)量。

（二）會議組織與管理

1.會議籌備

(1)會前通知：提前3天發(fā)布會議通知，明確時間、地點(diǎn)、參會人員及議題。

(2)物資準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會議所需的簽到表、席卡、投影儀、飲用水等。

(3)場地布置：檢查會議室設(shè)備，確保環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

2.會議執(zhí)行

(1)簽到管理：安排專人負(fù)責(zé)簽到，統(tǒng)計(jì)參會人數(shù)。

(2)議題記錄：指定記錄員全程記錄會議內(nèi)容，確保決議可追溯。

(3)會后歸檔：整理會議紀(jì)要，分發(fā)給參會人員，并歸檔保存。

（三）后勤保障服務(wù)

1.日常事務(wù)

(1)檔案管理：對學(xué)校各類檔案進(jìn)行分類整理，建立電子化索引系統(tǒng)。

(2)資產(chǎn)登記：定期盤點(diǎn)辦公設(shè)備、物資，更新資產(chǎn)臺賬。

(3)信件收發(fā)：每日整理部門信件、快遞，及時分派至相關(guān)收件人。

2.應(yīng)急處理

(1)設(shè)備維修：建立設(shè)備報修流程，優(yōu)先處理影響正常教學(xué)運(yùn)行的故障。

(2)突發(fā)事件：遇水電中斷、網(wǎng)絡(luò)故障等，第一時間聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決。

（四）信息溝通協(xié)調(diào)

1.內(nèi)部溝通

(1)通報發(fā)布：通過公告欄、企業(yè)微信等渠道發(fā)布學(xué)校通知，確保信息覆蓋全員。

(2)跨部門協(xié)作：定期召開協(xié)調(diào)會，解決業(yè)務(wù)交叉問題，優(yōu)化工作流程。

2.外部聯(lián)絡(luò)

(1)客戶接待：安排專人接待來訪人員，提供引導(dǎo)及咨詢服務(wù)。

(2)聯(lián)系記錄：對重要外聯(lián)事項(xiàng)建立溝通臺賬，跟蹤進(jìn)展并反饋結(jié)果。

三、監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：每月對業(yè)務(wù)操作流程執(zhí)行情況開展自查，識別問題并制定改進(jìn)措施。

2.優(yōu)化建議：鼓勵員工提出流程優(yōu)化建議，經(jīng)評估后納入制度調(diào)整。

3.培訓(xùn)考核：每季度組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，考核操作規(guī)范性，確保持續(xù)符合標(biāo)準(zhǔn)。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理各類行政事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)及后勤保障工作。為確保業(yè)務(wù)操作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)程。

二、主要業(yè)務(wù)操作流程

（一）公文處理

1.文件收發(fā)管理

(1)收文登記：對收到的各類文件、通知進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記，并記錄來源、日期、密級等信息。具體操作包括：

①使用《收文登記簿》逐份登記，填寫文件名稱、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期、密級、份數(shù)等字段。

②對涉密文件標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”等級，并粘貼防拆條。

③登記完成后，按文件類型分門別類，如“通知類”“報告類”“會議類”等。

(2)分辦流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件內(nèi)容，分發(fā)給相關(guān)職能部門或負(fù)責(zé)人，并跟蹤處理進(jìn)度。具體步驟為：

①閱讀文件內(nèi)容，判斷主辦部門及協(xié)辦部門。

②填寫《文件分辦單》，注明辦理要求、時限及承辦人。

③將文件及分辦單一并轉(zhuǎn)交承辦人，并通過系統(tǒng)或郵件確認(rèn)接收。

④每日檢查分辦單進(jìn)度，對超期文件及時催辦。

(3)發(fā)文審核：起草、審核、簽發(fā)各類通知、報告等文件，確保格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。操作要點(diǎn)包括：

①起草階段：明確發(fā)文事由、依據(jù)、要求，語言精練，無錯別字。

②審核階段：由部門主管逐條校對，重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性。

③簽發(fā)階段：法定代表人或授權(quán)人簽字、蓋章，并標(biāo)注簽發(fā)日期。

(4)印發(fā)歸檔：經(jīng)簽發(fā)文件統(tǒng)一打印、蓋章，并按類別歸檔保存，重要文件需雙備份。具體流程為：

①文印室核對簽發(fā)文件，按份數(shù)打印并加蓋公章。

②發(fā)文后立即通知收文單位，并通過系統(tǒng)同步電子版。

③檔案管理員將紙質(zhì)版按年度、類別整理，錄入電子目錄。

④對重要文件（如年度報告、合同協(xié)議）進(jìn)行雙備份，分別存放在不同地點(diǎn)。

2.保密管理

(1)文件借閱：建立借閱登記制度，限制涉密文件外借，并全程監(jiān)督使用情況。具體要求為：

①借閱人需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱。

②涉密文件不得帶離辦公場所，確需外帶時需兩人同行監(jiān)督。

③借閱期限不超過3個工作日，逾期需重新申請。

(2)銷毀程序：對過期或無保存價值的文件，由專人監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀時間、數(shù)量。操作規(guī)范包括：

①銷毀前填寫《文件銷毀清單》，列明文件名稱、數(shù)量、銷毀原因。

②使用碎紙機(jī)銷毀紙質(zhì)文件，確保無法還原。

③銷毀人及監(jiān)督人簽字確認(rèn)，并將清單歸檔保存3年。

（二）會議組織與管理

1.會議籌備

(1)會前通知：提前3天發(fā)布會議通知，明確時間、地點(diǎn)、參會人員及議題。通知內(nèi)容需包含：

①會議主題（如“季度工作總結(jié)會”）。

②具體時間（年-月-日時:分）。

③參會人員名單（按部門或職務(wù)分類）。

④議題清單（如“預(yù)算審批”“設(shè)備采購”）。

⑤備注（如“請攜帶提案材料”）。

(2)物資準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會議所需的簽到表、席卡、投影儀、飲用水等。具體清單為：

①簽到表（按參會人數(shù)準(zhǔn)備，預(yù)留5%備用）。

②席卡（按參會人員姓名或職務(wù)制作）。

③技術(shù)設(shè)備（投影儀、話筒、音響、網(wǎng)絡(luò)測試）。

④飲用水（每人1瓶，另備茶具）。

⑤其他（紙筆、筆記本、議程打印版）。

(3)場地布置：檢查會議室設(shè)備，確保環(huán)境整潔、設(shè)施完好。具體檢查項(xiàng)包括：

①燈光、空調(diào)、投影儀是否正常工作。

②桌椅擺放是否合理，座位編號是否清晰。

③會場衛(wèi)生是否達(dá)標(biāo)，禁止堆放雜物。

④緊急出口標(biāo)識是否可見。

2.會議執(zhí)行

(1)簽到管理：安排專人負(fù)責(zé)簽到，統(tǒng)計(jì)參會人數(shù)。操作方法為：

①設(shè)置簽到臺，放置簽到表和筆。

②參會人員簽字并領(lǐng)取席卡。

③統(tǒng)計(jì)實(shí)際參會人數(shù)，與通知名單對比，異常情況及時上報。

(2)議題記錄：指定記錄員全程記錄會議內(nèi)容，確保決議可追溯。記錄要點(diǎn)包括：

①開場白：記錄主持人宣布會議開始、說明會議目的。

②討論環(huán)節(jié)：按議題順序記錄發(fā)言要點(diǎn)、決策事項(xiàng)。

③決議事項(xiàng)：用加粗或不同顏色標(biāo)注最終決議，并注明責(zé)任部門、完成時限。

④結(jié)束語：記錄主持人總結(jié)發(fā)言及后續(xù)安排。

(3)會后歸檔：整理會議紀(jì)要，分發(fā)給參會人員，并歸檔保存。具體流程為：

①24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要初稿，提交部門主管審核。

②審核通過后，通過郵件或系統(tǒng)分發(fā)給參會人員。

③將紙質(zhì)紀(jì)要及電子版存入會議檔案夾，標(biāo)注會議名稱及日期。

（三）后勤保障服務(wù)

1.日常事務(wù)

(1)檔案管理：對學(xué)校各類檔案進(jìn)行分類整理，建立電子化索引系統(tǒng)。具體分類為：

①人員檔案（含入職合同、培訓(xùn)記錄）。

②資產(chǎn)檔案（含設(shè)備臺賬、采購合同）。

③活動檔案（含活動方案、照片記錄）。

④檔案索引：使用Excel或?qū)I(yè)檔案管理軟件，按年度、類別建立電子檢索表。

(2)資產(chǎn)登記：定期盤點(diǎn)辦公設(shè)備、物資，更新資產(chǎn)臺賬。操作步驟為：

①每季度開展一次盤點(diǎn)，制定《資產(chǎn)盤點(diǎn)表》。

②實(shí)地核對設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）的編號、使用部門、狀態(tài)（正常/維修/報廢）。

③對差異項(xiàng)（如丟失、損壞）調(diào)查原因并記錄。

④更新電子臺賬，并打印紙質(zhì)版存檔。

(3)信件收發(fā)：每日整理部門信件、快遞，及時分派至相關(guān)收件人。具體流程為：

①早上9點(diǎn)前接收當(dāng)日信件、快遞，按收件人分類。

②通過內(nèi)部系統(tǒng)或公告欄發(fā)布收件通知。

③重要文件（如合同、快遞單）需專人跟進(jìn)簽收。

④每日下班前清點(diǎn)未分發(fā)信件，確保無遺漏。

2.應(yīng)急處理

(1)設(shè)備維修：建立設(shè)備報修流程，優(yōu)先處理影響正常教學(xué)運(yùn)行的故障。具體步驟為：

①教職工通過系統(tǒng)提交《設(shè)備維修申請》，注明故障現(xiàn)象、位置。

②綜合辦公室確認(rèn)優(yōu)先級，緊急情況（如投影儀損壞）需1個工作日內(nèi)響應(yīng)。

③維修完成后，申請人確認(rèn)并反饋處理結(jié)果。

④定期匯總維修記錄，分析高頻故障設(shè)備（如打印機(jī)）。

(2)突發(fā)事件：遇水電中斷、網(wǎng)絡(luò)故障等，第一時間聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決。操作規(guī)范為：

①發(fā)現(xiàn)問題后，立即通過供應(yīng)商合同聯(lián)系負(fù)責(zé)人（如水電公司、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商）。

②現(xiàn)場拍照取證，記錄故障時間、影響范圍。

③每小時更新處理進(jìn)度，通過公告欄或郵件通知教職工。

④事件解決后，撰寫《突發(fā)事件處理報告》，分析原因并預(yù)防措施。

（四）信息溝通協(xié)調(diào)

1.內(nèi)部溝通

(1)通報發(fā)布：通過公告欄、企業(yè)微信等渠道發(fā)布學(xué)