天津檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史事實(shí)。3.保密性原則。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.開展檔案的編研工作，編寫檔案參考資料，為公司/組織的決策和各項(xiàng)工作提供依據(jù)。6.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查詢、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。7.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案類：包括員工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的檔案。3.財(cái)務(wù)檔案類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.合同檔案類：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議等。6.工程檔案類：包括工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料。8.電子檔案類：包括公司/組織在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的各類電子文件。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年度。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如行政檔案類代碼為“XZ”，人事檔案類代碼為“RS”等。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年度行政檔案類的第5份文件編號(hào)為“2023XZ005”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案材料移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，進(jìn)行全程跟蹤收集。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、牢固。4.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序排列上架。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員共同進(jìn)行。3.鑒定檔案應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，綜合考慮確定保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)，并存檔備查。七、檔案查詢與借閱（一）檔案查詢1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.檔案查詢申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，進(jìn)行檔案查詢，并將查詢結(jié)果提供給申請(qǐng)人。4.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查詢申請(qǐng)人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱的目的、內(nèi)容、范圍、期限等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)借閱檔案進(jìn)行審核，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。6.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司/組織檔案管理工作決策和考核的依據(jù)。（二）檔案移交1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案移交清單經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，存檔備查。4.檔案移交后，接收部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。九、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策和各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）檔案信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案信息管理系統(tǒng)。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，