檔案經(jīng)費(fèi)保障制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案經(jīng)費(fèi)的合理使用，保障檔案工作的順利開展，提高檔案管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的經(jīng)費(fèi)保障相關(guān)事宜。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案經(jīng)費(fèi)的使用合法合規(guī)。2.?？顚Ｓ迷瓌t：檔案經(jīng)費(fèi)應(yīng)專項(xiàng)用于檔案管理工作，不得挪作他用。3.合理預(yù)算原則：根據(jù)公司檔案管理工作的實(shí)際需求，科學(xué)合理地編制檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算。4.效益優(yōu)先原則：注重檔案經(jīng)費(fèi)的使用效益，提高資金使用效率，確保檔案管理工作質(zhì)量提升。二、檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制依據(jù)1.公司檔案管理工作的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃。2.檔案管理業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，包括檔案收集、整理、保管、利用、信息化建設(shè)等方面。3.國家及行業(yè)有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。4.上一年度檔案經(jīng)費(fèi)的使用情況及本年度可能出現(xiàn)的變化因素。（二）預(yù)算編制內(nèi)容1.檔案設(shè)施設(shè)備購置費(fèi)用檔案庫房建設(shè)及改造費(fèi)用，如庫房裝修、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備等購置。檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、檔案架、密集架等購置。檔案管理辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等購置。檔案保護(hù)技術(shù)設(shè)備，如防蟲、防霉、防火、防盜等設(shè)備購置。2.檔案業(yè)務(wù)費(fèi)用檔案收集費(fèi)用，包括檔案征集、調(diào)研、資料購買等費(fèi)用。檔案整理費(fèi)用，如檔案分類、編號、裝訂、編目等人工及材料費(fèi)用。檔案保管費(fèi)用，如庫房租金、水電費(fèi)、檔案維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)用等。檔案利用費(fèi)用，如查閱檔案的接待、復(fù)印、郵寄等費(fèi)用。檔案信息化建設(shè)費(fèi)用，如檔案管理軟件購置、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)字化加工等費(fèi)用。3.檔案人員培訓(xùn)費(fèi)用參加檔案專業(yè)培訓(xùn)課程的學(xué)費(fèi)、差旅費(fèi)等。邀請專家進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)講座的費(fèi)用。4.其他費(fèi)用與檔案管理工作相關(guān)的會議、調(diào)研、交流活動(dòng)費(fèi)用。檔案管理工作中不可預(yù)見的臨時(shí)性費(fèi)用。（三）預(yù)算編制流程1.每年[具體時(shí)間]前，各部門根據(jù)本部門檔案管理工作實(shí)際情況，向檔案管理部門提交下一年度檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算申請。2.檔案管理部門對各部門提交的預(yù)算申請進(jìn)行匯總、審核，并結(jié)合公司整體檔案管理工作規(guī)劃，編制公司年度檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案。3.預(yù)算草案經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核后，提交公司管理層審批。4.公司管理層根據(jù)公司實(shí)際經(jīng)營狀況和發(fā)展戰(zhàn)略，對檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案進(jìn)行審議批準(zhǔn)，確定最終年度檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（四）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因國家政策調(diào)整、公司業(yè)務(wù)變化、不可抗力等因素導(dǎo)致檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算需要調(diào)整的，由檔案管理部門提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排，并附相關(guān)證明材料。3.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核后，提交公司管理層審批。4.公司管理層批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行。三、檔案經(jīng)費(fèi)使用管理（一）經(jīng)費(fèi)審批流程1.日常費(fèi)用報(bào)銷檔案管理部門工作人員因檔案管理工作發(fā)生的費(fèi)用支出，應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上相關(guān)發(fā)票、清單等原始憑證。費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批通過后，送公司財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。2.大額費(fèi)用支出對于金額超過[具體金額]的檔案設(shè)施設(shè)備購置、檔案信息化建設(shè)等大額費(fèi)用支出，應(yīng)提前提交項(xiàng)目預(yù)算報(bào)告和可行性研究報(bào)告，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后實(shí)施。項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和預(yù)算控制費(fèi)用支出，并定期向公司管理層匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況。項(xiàng)目完成后，應(yīng)進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收，并提交項(xiàng)目決算報(bào)告，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核后辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。（二）經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對檔案經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對檔案經(jīng)費(fèi)的收支情況進(jìn)行核算和分析，確保經(jīng)費(fèi)使用合法合規(guī)、賬目清晰。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案經(jīng)費(fèi)使用內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對經(jīng)費(fèi)使用過程的管理和控制，定期對經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行定期審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)使用合規(guī)性、經(jīng)費(fèi)使用效益等方面。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)存在的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門落實(shí)整改。（三）經(jīng)費(fèi)支付管理1.檔案經(jīng)費(fèi)的支付應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)財(cái)務(wù)制度和公司財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行，確保支付手續(xù)完備、支付方式合規(guī)。2.對于涉及政府采購的檔案設(shè)施設(shè)備購置等項(xiàng)目，應(yīng)按照政府采購相關(guān)法律法規(guī)和程序進(jìn)行采購和支付。3.支付檔案經(jīng)費(fèi)時(shí)，應(yīng)取得合法有效的發(fā)票等原始憑證，并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。四、檔案經(jīng)費(fèi)績效評估（一）評估指標(biāo)1.檔案管理工作質(zhì)量指標(biāo)檔案完整率：考核檔案收集的完整性，計(jì)算公式為：檔案完整率=實(shí)際收集檔案數(shù)量/應(yīng)收集檔案數(shù)量×100%。檔案準(zhǔn)確率：考核檔案整理、編目的準(zhǔn)確性，計(jì)算公式為：檔案準(zhǔn)確率=準(zhǔn)確檔案數(shù)量/檔案總數(shù)量×100%。檔案利用率：考核檔案為公司業(yè)務(wù)提供服務(wù)的程度，計(jì)算公式為：檔案利用率=檔案利用人次/檔案總數(shù)量×100%。2.檔案信息化建設(shè)指標(biāo)檔案數(shù)字化率：考核檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展情況，計(jì)算公式為：檔案數(shù)字化率=已數(shù)字化檔案數(shù)量/檔案總數(shù)量×100%。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用水平：通過系統(tǒng)功能使用情況、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行評估。3.檔案經(jīng)費(fèi)使用效益指標(biāo)經(jīng)費(fèi)節(jié)約率：考核檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況，計(jì)算公式為：經(jīng)費(fèi)節(jié)約率=（預(yù)算金額實(shí)際支出金額）/預(yù)算金額×100%。投資回報(bào)率：評估檔案管理工作對公司業(yè)務(wù)發(fā)展的貢獻(xiàn)，計(jì)算公式為：投資回報(bào)率=（因檔案管理工作帶來的經(jīng)濟(jì)效益檔案經(jīng)費(fèi)投入）/檔案經(jīng)費(fèi)投入×100%。（二）評估方法1.定期評估：每年末，由檔案管理部門會同公司財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門，根據(jù)檔案經(jīng)費(fèi)績效評估指標(biāo)體系，對本年度檔案經(jīng)費(fèi)使用績效進(jìn)行全面評估。2.專項(xiàng)評估：針對檔案管理工作中的重大項(xiàng)目或特定事項(xiàng)，適時(shí)開展專項(xiàng)績效評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。3.對比分析：將本年度檔案經(jīng)費(fèi)使用績效與上一年度進(jìn)行對比分析，與同行業(yè)先進(jìn)水平進(jìn)行對標(biāo)，找出差距和不足，明確改進(jìn)方向。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.將檔案經(jīng)費(fèi)績效評估結(jié)果作為下一年度檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制的重要依據(jù)，對績效評估結(jié)果優(yōu)秀的部門，在預(yù)算安排上給予適當(dāng)傾斜；對績效評估結(jié)果較差的部門，適當(dāng)壓縮預(yù)算規(guī)模。2.對檔案經(jīng)費(fèi)使用績效突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對因工作不力導(dǎo)致檔案經(jīng)費(fèi)使用績效不佳的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評教育，并責(zé)令限期整改。3.根據(jù)檔案經(jīng)費(fèi)績效評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案經(jīng)費(fèi)保障制度和檔案管理工作流程，提高檔案管理工作水平和經(jīng)費(fèi)使用效益。五、檔案經(jīng)費(fèi)核算與財(cái)務(wù)管理（一）核算要求1.檔案經(jīng)費(fèi)應(yīng)單獨(dú)設(shè)立賬戶進(jìn)行核算，確保經(jīng)費(fèi)收支清晰、準(zhǔn)確。2.按照國家有關(guān)財(cái)務(wù)會計(jì)制度的規(guī)定，對檔案經(jīng)費(fèi)的收入、支出、結(jié)余等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和核算，編制財(cái)務(wù)報(bào)表。3.檔案經(jīng)費(fèi)的會計(jì)核算應(yīng)遵循權(quán)責(zé)發(fā)生制原則、配比原則、歷史成本原則等，確保會計(jì)信息真實(shí)、完整、可靠。（二）財(cái)務(wù)報(bào)告1.檔案管理部門應(yīng)定期向公司管理層報(bào)送檔案經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)收支明細(xì)、經(jīng)費(fèi)使用效益分析等方面。2.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)采用規(guī)范的格式和報(bào)