存檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作活動，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則。建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利條件。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理工作的效率和水平。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公司/組織的決策和各項工作提供參考依據(jù)。6.對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。（二）各部門檔案管理職責各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和安全。具體職責如下：1.負責收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件、資料、圖表等，按照檔案管理部門的要求進行分類、編號、裝訂，定期移交檔案管理部門。2.建立本部門檔案保管制度，明確檔案保管責任人和保管地點，確保檔案妥善保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求提供檔案查閱、利用等服務，協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、鑒定、統(tǒng)計等工作。4.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，并接受檔案管理部門的監(jiān)督、指導和檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司/組織各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的文件、資料、圖表等均屬收集范圍，主要包括：1.行政管理類檔案：公司/組織的各類規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結報告、請示批復、通知公告、合同協(xié)議、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理類檔案：公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)、銷售等業(yè)務活動中形成的文件、資料、圖表等，如產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、生產(chǎn)記錄、銷售合同、市場調(diào)研報告等。3.項目管理類檔案：公司/組織承擔的各類項目在立項、實施、驗收等過程中形成的文件、資料、圖表等，如項目可行性研究報告、項目計劃書、項目進度報告、項目驗收報告等。4.科技研發(fā)類檔案：公司/組織在科技研發(fā)活動中形成的文件、資料、圖表等，如科研項目申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、專利證書、技術標準等。5.聲像檔案：公司/組織在工作活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重大活動照片、會議錄音、產(chǎn)品宣傳錄像等。6.電子檔案：公司/組織形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等電子信息資源。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件、資料、圖表等，并進行初步整理。2.收集的檔案應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。3.對具有保存價值的電子文件，應及時進行備份，并按照檔案管理部門的要求進行格式轉換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案分類方案對收集到的檔案進行分類整理，確定檔案的類別、年度、保管期限等。2.對紙質檔案進行編號、裝訂、編目等處理，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系。3.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄，確保電子檔案的有序管理。4.對聲像檔案進行整理，按照形成時間、內(nèi)容等進行分類，編寫聲像檔案說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家有關標準要求。3.對電子檔案應采用安全可靠的存儲設備和存儲環(huán)境，定期進行備份和維護，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）檔案的存放與排列1.檔案應按照分類方案進行存放，不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應按照年度、保管期限等順序進行排列，編號應連續(xù)，便于統(tǒng)計和檢索。3.對電子檔案應按照分類存儲在服務器或存儲設備上，建立電子檔案目錄索引，便于快速查找和利用。（四）檔案的清點與核對1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整、存放有序。2.每年年底應對檔案進行全面清點，核對檔案的數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。3.在檔案移交、借閱、利用等過程中，應及時核對檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案的安全和完整。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、來源、形式等因素，對到期檔案進行全面審查和分析，確定檔案的存毀價值。2.對具有保存價值的檔案，應繼續(xù)保存；對已失去保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，報經(jīng)公司/組織領導批準后予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清冊應詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并由檔案鑒定工作小組負責人簽字確認。2.檔案銷毀工作應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔備查。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱申請人應填寫機密檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人、保密管理部門負責人和公司/組織分管領導簽字同意后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應提前與公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司/組織分管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應持有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應核對查閱人員身份和查閱申請表內(nèi)容，確認無誤后，提供檔案查閱服務。2.查閱人員應在檔案查閱登記薄上詳細記錄查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間等信息，并簽字確認。3.檔案管理人員應按照查閱申請表內(nèi)容提供檔案，查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人查閱。（三）利用方式1.檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件、復印件、電子文檔等利用方式，確保查閱人員能夠獲取所需的檔案信息。2.對涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員如需復印或摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照保密規(guī)定進行處理。3.檔案管理人員應積極配合查閱人員的工作，提供必要的幫助和指導，確保檔案查閱利用工作的順利進行。（四）歸還與注銷1.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，確認無誤后，辦理檔案歸還手續(xù)。2.檔案查閱申請表應在檔案歸還后及時注銷，檔案管理人員應將檔案查閱登記薄整理歸檔，以備查閱。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表，為公司/組織檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計報表應包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整。3.檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理工作水平。（二）移交工作1.在公司/組織機構變動、人員調(diào)動、項目結束等情況下，各部門應及時將本部門保管的檔案移交檔案管理部門，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交部門應編制