實(shí)體檔案調(diào)閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司實(shí)體檔案的管理，規(guī)范檔案調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位因工作需要調(diào)閱實(shí)體檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案調(diào)閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保調(diào)閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：調(diào)閱過程中要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，維護(hù)公司商業(yè)秘密和檔案信息安全。3.審批規(guī)范原則：建立嚴(yán)格的調(diào)閱審批流程，明確各級審批權(quán)限，確保調(diào)閱申請經(jīng)過適當(dāng)審核，符合工作實(shí)際需求。4.高效服務(wù)原則：在確保檔案安全和符合規(guī)定的前提下，盡量簡化調(diào)閱手續(xù)，提高服務(wù)效率，滿足調(diào)閱人員的合理需求。二、檔案調(diào)閱申請（一）申請主體1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱本部門或其他部門檔案的，由部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.公司分支機(jī)構(gòu)因工作需要查閱總公司或其他分支機(jī)構(gòu)檔案的，由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人提出申請。3.外部單位因業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、法律事務(wù)等原因需要查閱公司檔案的，由外部單位指定的聯(lián)系人提出申請，并提供相關(guān)證明文件。（二）申請內(nèi)容調(diào)閱申請應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.調(diào)閱人信息：包括調(diào)閱人的姓名、所在部門（或單位）、聯(lián)系方式等。2.調(diào)閱目的：詳細(xì)說明調(diào)閱檔案的用途，如業(yè)務(wù)辦理、項(xiàng)目論證、審計(jì)檢查、法律糾紛處理等。3.調(diào)閱檔案清單：列出擬調(diào)閱檔案的名稱、年度、保管期限、檔號等具體信息，以便準(zhǔn)確查找所需檔案。（三）申請方式調(diào)閱申請應(yīng)通過書面形式提交至公司檔案管理部門。申請可采用紙質(zhì)申請表或電子申請表的形式，但需申請人簽字確認(rèn)。電子申請表應(yīng)發(fā)送至檔案管理部門指定的電子郵箱，并在郵件主題中注明“檔案調(diào)閱申請”字樣。三、審批流程（一）內(nèi)部調(diào)閱審批1.部門負(fù)責(zé)人提出的調(diào)閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核調(diào)閱目的是否合理、調(diào)閱檔案清單是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，對于涉及重要機(jī)密檔案或大量檔案調(diào)閱的申請，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，并簽署審批意見。審批通過后，申請返回檔案管理部門。（二）外部調(diào)閱審批1.外部單位提出的調(diào)閱申請，檔案管理部門首先進(jìn)行形式審查，檢查申請材料是否齊全、有效。形式審查通過后，提交公司法律合規(guī)部門進(jìn)行合規(guī)審查。2.法律合規(guī)部門根據(jù)國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，對調(diào)閱申請進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)關(guān)注調(diào)閱目的是否合法合規(guī)、外部單位是否具備調(diào)閱資格等。審查通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門方可受理外部單位的調(diào)閱申請，并按照規(guī)定辦理調(diào)閱手續(xù)。在審批過程中，如發(fā)現(xiàn)調(diào)閱申請存在問題或不符合規(guī)定的情況，審批部門應(yīng)及時與申請部門或單位溝通，要求其補(bǔ)充材料或修改申請內(nèi)容，直至符合要求后方可進(jìn)行審批。四、調(diào)閱手續(xù)辦理（一）調(diào)閱登記1.檔案管理部門在收到經(jīng)審批通過的調(diào)閱申請后，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)閱登記。登記內(nèi)容包括調(diào)閱申請編號、調(diào)閱人信息、調(diào)閱目的、調(diào)閱檔案清單、審批意見、調(diào)閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.調(diào)閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)登記簿或電子登記系統(tǒng)進(jìn)行記錄，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。（二）檔案交付1.根據(jù)調(diào)閱申請清單，檔案管理人員從檔案庫房中提取相應(yīng)檔案，并與調(diào)閱人進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)、核對。核對無誤后，雙方在調(diào)閱檔案清單上簽字確認(rèn)。2.對于涉及機(jī)密或重要檔案的調(diào)閱，檔案管理人員應(yīng)采取必要的安全措施，如安排專人陪同調(diào)閱、限制調(diào)閱場所等，確保檔案安全。（三）借閱期限1.調(diào)閱檔案的期限應(yīng)根據(jù)調(diào)閱目的和實(shí)際工作需要合理確定。一般情況下，內(nèi)部調(diào)閱期限不得超過[X]個工作日，外部調(diào)閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長調(diào)閱期限的，調(diào)閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)原審批部門批準(zhǔn)。2.調(diào)閱期限屆滿前，調(diào)閱人應(yīng)及時歸還所調(diào)閱檔案，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等情況，確保檔案按時、完整歸還。（四）借閱費(fèi)用1.對于外部單位調(diào)閱檔案，公司可根據(jù)實(shí)際情況收取一定的調(diào)閱費(fèi)用。調(diào)閱費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)檔案類型、調(diào)閱期限、工作量等因素合理確定，并在公司相關(guān)規(guī)定中予以明確。2.調(diào)閱費(fèi)用的收取方式和結(jié)算時間應(yīng)在調(diào)閱申請審批通過后告知外部單位，并按照雙方約定的方式進(jìn)行結(jié)算。五、調(diào)閱過程管理（一）調(diào)閱場所規(guī)定1.調(diào)閱檔案應(yīng)在公司指定的檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案攜帶出公司或擅自轉(zhuǎn)移至其他場所查閱。2.檔案查閱室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、飲食等行為，確保檔案安全和良好的查閱環(huán)境。（二）調(diào)閱人員行為規(guī)范1.調(diào)閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。2.調(diào)閱人在查閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感檔案，調(diào)閱人應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)在調(diào)閱過程中對調(diào)閱人進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保調(diào)閱人正確使用檔案，遵守調(diào)閱規(guī)定。2.檔案管理人員應(yīng)定期檢查調(diào)閱檔案的使用情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報告。六、歸還與驗(yàn)收（一）歸還要求1.調(diào)閱期限屆滿后，調(diào)閱人應(yīng)按時將所調(diào)閱檔案歸還至檔案管理部門。歸還時，調(diào)閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得有缺損、涂改等情況。2.如調(diào)閱人因特殊原因需要延期歸還檔案的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請，并經(jīng)原審批部門批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）驗(yàn)收流程1.檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)立即進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案數(shù)量、完整性、整潔性、有無涂改或損壞等情況。2.驗(yàn)收合格后，檔案管理人員在調(diào)閱檔案清單上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，檔案管理人員應(yīng)及時與調(diào)閱人溝通，要求其說明情況并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、檔案復(fù)制與摘錄（一）復(fù)制與摘錄申請調(diào)閱人因工作需要復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)在調(diào)閱申請中明確提出，并說明復(fù)制或摘錄的范圍、用途等。復(fù)制或摘錄申請應(yīng)與調(diào)閱申請一并提交審批，審批流程與調(diào)閱申請相同。（二）復(fù)制與摘錄審批1.檔案管理部門在收到復(fù)制或摘錄申請后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容等情況進(jìn)行審核。對于涉及機(jī)密或重要檔案的復(fù)制或摘錄申請，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)按照申請要求進(jìn)行復(fù)制或摘錄操作。復(fù)制或摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”或“摘錄件”字樣，以區(qū)別于原件。（三）復(fù)制與摘錄方式1.檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行，確保復(fù)制件清晰、完整，與原件內(nèi)容一致。對于重要檔案的復(fù)制，可采用電子備份的方式進(jìn)行保存，并確保電子備份數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。2.檔案摘錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行記錄，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得斷章取義或歪曲原意。摘錄記錄應(yīng)由檔案管理人員進(jìn)行審核，并加蓋檔案管理部門印章。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和調(diào)閱人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對檔案保密工作的管理和監(jiān)督。2.對于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制調(diào)閱范圍和調(diào)閱人員，采取加密存儲、專人保管、限制查閱場所等措施，確保檔案信息不被泄露。3.調(diào)閱人員在調(diào)閱檔案過程中，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對所接觸到的檔案信息予以保密，不得向任何第三方披露。（二）安全保障1.檔案庫房應(yīng)具備完善的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。同時，應(yīng)加強(qiáng)對檔案存儲設(shè)備的管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)備份安全。3.在調(diào)閱檔案過程中，如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，檔案管理部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。同時，應(yīng)配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，查明原因，追究責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查調(diào)閱申請審批、調(diào)閱手續(xù)辦理、調(diào)閱過程管理、歸還與驗(yàn)收等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對自身工作的內(nèi)部監(jiān)督，定期對檔案調(diào)閱登記、檔案交付、檔案保管等情況進(jìn)行自查自糾，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）外部監(jiān)督1.接受國家檔案行政管理部門以及相關(guān)行業(yè)主管部門的監(jiān)督檢查，積極配合有關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。2.對于外部單位調(diào)閱檔案的情況，應(yīng)定期向公司法律合規(guī)部門通報，接受法律合規(guī)部門的監(jiān)督指導(dǎo)，確保調(diào)閱行為合法合規(guī)。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.調(diào)閱人未按規(guī)定辦理調(diào)閱手續(xù)，擅自調(diào)閱檔案的。2.調(diào)閱人在調(diào)閱過程中違反檔案管理規(guī)定，如涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀檔案等。3.調(diào)閱人未按規(guī)定期限歸還檔案，或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自延長調(diào)閱期限的。4.調(diào)閱人違反檔案保密規(guī)定，向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容的。5.檔案管理人員在調(diào)閱手續(xù)辦理、檔案交付、檔案管理等環(huán)節(jié)中存在違規(guī)操作，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的。（二）處理措施1.對于調(diào)閱人違反檔案調(diào)閱制度的行為，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予警告、通報批評、停止調(diào)閱權(quán)限等處理措施，并要求調(diào)閱人限期整改。2.如調(diào)閱人的違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于檔案管理人員的違規(guī)行為，公