完善檔案相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、收集整理、保管利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定完善的檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目、裝訂，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管與維護(hù)建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。4.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和安全管理。5.檔案利用與服務(wù)為公司/組織各部門和員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供參考依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和安全性。7.檔案培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)助解決檔案管理中存在的問題。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政文件類包括公司/組織的章程、制度、決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等各類行政公文。2.人事檔案類涵蓋員工的個(gè)人基本信息、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲情況、勞動(dòng)合同等人事相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)檔案類包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)方面的檔案。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、采購供應(yīng)、客戶服務(wù)等各類業(yè)務(wù)檔案，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。5.合同檔案類包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。6.工程檔案類針對(duì)公司/組織的工程項(xiàng)目，收集整理項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等工程建設(shè)過程中的各類檔案。7.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、人物等的聲像資料。8.電子檔案類存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等電子檔案，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。年度為公元紀(jì)年，取四位數(shù)字；類別代碼按照檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示；順序號(hào)為每類檔案的流水號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：2023A001，表示2023年度行政文件類的第1份檔案。2.編號(hào)管理檔案編號(hào)由檔案管理部門統(tǒng)一編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。在檔案整理過程中，按照編號(hào)規(guī)則為每份檔案賦予相應(yīng)的編號(hào)，并在檔案目錄、檔案盒等顯著位置標(biāo)注編號(hào)，便于查找和管理。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍明確各部門應(yīng)收集歸檔的文件資料范圍，包括但不限于工作中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集時(shí)間對(duì)于日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)收集歸檔；對(duì)于定期形成的檔案，如年度總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集歸檔。3.收集方式檔案收集可采用直接接收、定期移交、專項(xiàng)收集等方式。各部門應(yīng)將整理好的檔案定期移交至檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，檔案管理部門可提前介入，進(jìn)行專項(xiàng)收集。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.整理方法紙質(zhì)檔案整理：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等操作。去除文件上的金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，按照順序依次編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊(cè)，并在卷皮上標(biāo)注檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。電子檔案整理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，建立電子文件目錄結(jié)構(gòu)，確保電子文件的可讀性和可檢索性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等聲像資料進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并配以文字說明。將聲像資料存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，建立相應(yīng)的目錄索引。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等，確保檔案的安全保管。2.庫房設(shè)施配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，滿足檔案保管的環(huán)境要求。3.庫房布局合理規(guī)劃庫房布局,設(shè)置檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開展。檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。（二）檔案保管措施1.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，確保檔案不受溫濕度影響。2.防火防盜安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的滅火器材，如滅火器、消防栓等。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，定期檢查消防設(shè)施的有效性。加強(qiáng)庫房門窗的防護(hù)，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.防蟲防霉定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害和霉變跡象及時(shí)采取措施處理。在庫房內(nèi)放置防蟲、防霉藥品，保持庫房清潔衛(wèi)生，防止害蟲和霉菌滋生。4.檔案存儲(chǔ)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。對(duì)于珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，定期對(duì)檔案進(jìn)行倒架、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。六、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行查閱、借閱，確保檔案信息的安全和保密。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的完好無損。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱（借閱）期限、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案保管期限分為永久、長期和短期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管檔案反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管檔案在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。如業(yè)務(wù)合同、重要人事檔案、項(xiàng)目文件材料等。3.短期保管檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年以下。如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施檔案銷毀工作。3.銷毀實(shí)施檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀過程中應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞酱_保檔案信息無法恢復(fù)，如粉碎紙質(zhì)檔案、刪除電子檔案數(shù)據(jù)等。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)銷毀情況。4.銷毀記錄對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，