檔案專用九防制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織檔案的完整、安全和有效利用，防止檔案在保管和使用過程中受到各種不利因素的影響，特制定本九防制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括檔案的形成、收集、整理、保管、借閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過建立完善的防范措施和管理機(jī)制，提前預(yù)防可能對(duì)檔案造成損害的各種因素，確保檔案安全。2.全面覆蓋原則涵蓋檔案管理的各個(gè)方面，包括實(shí)體檔案和電子檔案，從檔案的形成到最終處置，全過程實(shí)施九防措施。3.責(zé)任明確原則明確各部門和人員在檔案九防工作中的職責(zé)，確保各項(xiàng)防范措施得到有效落實(shí)。4.科學(xué)規(guī)范原則依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采用科學(xué)合理的方法和技術(shù)手段，確保制度的科學(xué)性和規(guī)范性。二、檔案防盜（一）檔案庫房安全管理1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置在安全位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕等危險(xiǎn)區(qū)域。庫房門窗應(yīng)堅(jiān)固防盜，窗戶應(yīng)安裝防護(hù)欄，門應(yīng)采用防盜性能良好的鐵門，并配備可靠的門鎖。2.庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，如紅外線報(bào)警器、震動(dòng)報(bào)警器等，確保在非法入侵時(shí)能及時(shí)發(fā)出警報(bào)。報(bào)警裝置應(yīng)與安保部門或監(jiān)控中心相連，保證能迅速響應(yīng)。3.庫房內(nèi)的照明、通風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備應(yīng)安裝在安全位置，避免因設(shè)備故障或線路問題引發(fā)安全隱患。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）人員出入管理1.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，設(shè)立專門的檔案庫房管理人員，負(fù)責(zé)庫房的日常管理和出入登記。非庫房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.進(jìn)入庫房的人員必須進(jìn)行身份登記，記錄姓名、部門、進(jìn)入時(shí)間、事由等信息。登記薄應(yīng)妥善保存，以備查閱。3.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行巡查，檢查門窗是否關(guān)閉、防盜設(shè)施是否正常運(yùn)行等。發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）監(jiān)控與巡查1.在檔案庫房內(nèi)外安裝監(jiān)控?cái)z像頭，確保全方位覆蓋，監(jiān)控錄像應(yīng)保存一定期限，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱。2.安保部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行巡查，檢查防盜措施的落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。巡查記錄應(yīng)詳細(xì)記錄巡查時(shí)間、巡查人員、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。三、檔案防火（一）消防設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)按照規(guī)定配備足夠數(shù)量、種類合適的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)等。消防設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好。2.滅火器應(yīng)根據(jù)庫房面積和火災(zāi)危險(xiǎn)等級(jí)合理配置，一般每50平方米應(yīng)至少配備1具4公斤及以上的ABC類干粉滅火器。滅火器應(yīng)放置在明顯、便于取用的位置，并定期檢查壓力和有效期。3.消火栓應(yīng)保證水源充足、水壓正常，消防水帶和水槍應(yīng)完好無損，隨時(shí)可投入使用。消火栓周圍不得堆放雜物，確保通道暢通。4.自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行調(diào)試和維護(hù)，確保其在火災(zāi)發(fā)生時(shí)能及時(shí)啟動(dòng)，有效控制火勢(shì)?；馂?zāi)報(bào)警系統(tǒng)應(yīng)保持靈敏可靠，與消防部門的報(bào)警中心保持聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)。（二）防火分隔與疏散通道1.檔案庫房應(yīng)采用防火墻、防火卷簾等進(jìn)行防火分隔，將不同類別的檔案區(qū)域分開，防止火災(zāi)蔓延。防火分隔設(shè)施應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保其防火性能良好。2.庫房內(nèi)的疏散通道應(yīng)保持暢通無阻，不得堆放任何物品。疏散通道應(yīng)設(shè)置明顯的疏散指示標(biāo)志和應(yīng)急照明燈具，確保在火災(zāi)發(fā)生時(shí)人員能夠迅速疏散。3.疏散通道的門應(yīng)向外開啟，不得設(shè)置門檻和障礙物，保證人員疏散時(shí)的順暢。（三）用火用電管理1.檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁使用明火，如電爐、明火燈具等。因特殊情況需要進(jìn)行電氣焊等明火作業(yè)時(shí)，必須辦理動(dòng)火審批手續(xù)，采取相應(yīng)的防火措施，并在專人監(jiān)護(hù)下進(jìn)行。2.對(duì)庫房內(nèi)的電氣設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其電線、插頭、插座等無破損、無漏電現(xiàn)象。嚴(yán)禁私拉亂接電線，不得使用大功率電器設(shè)備。3.下班后，應(yīng)關(guān)閉庫房內(nèi)的所有電器設(shè)備電源，切斷總電源開關(guān)，防止因電氣故障引發(fā)火災(zāi)。（四）防火教育與培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員進(jìn)行防火安全教育和培訓(xùn)，提高其防火意識(shí)和應(yīng)急處置能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括消防法律法規(guī)、消防設(shè)施的使用方法、火災(zāi)報(bào)警程序、初期火災(zāi)撲救等。2.每年至少組織一次消防演練，檢驗(yàn)和提高檔案管理人員在火災(zāi)發(fā)生時(shí)的應(yīng)急反應(yīng)能力和疏散逃生技能。演練應(yīng)制定詳細(xì)的預(yù)案，明確各人員的職責(zé)和行動(dòng)步驟，并對(duì)演練效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)。四、檔案防潮（一）庫房溫濕度控制1.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等，將庫房內(nèi)的溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫房內(nèi)的溫濕度變化情況，并做好記錄。記錄應(yīng)包括日期、時(shí)間、溫度、濕度等信息，以便及時(shí)掌握庫房環(huán)境狀況。3.根據(jù)溫濕度監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，及時(shí)調(diào)整庫房內(nèi)的溫濕度。當(dāng)濕度偏高時(shí)，應(yīng)開啟除濕機(jī)進(jìn)行除濕；當(dāng)濕度偏低時(shí)，可適當(dāng)開啟加濕器進(jìn)行加濕；當(dāng)溫度過高或過低時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整空調(diào)溫度。（二）防潮材料與措施1.檔案庫房的地面、墻面應(yīng)采用防潮性能良好的材料進(jìn)行裝修，如防潮地板、防潮涂料等。地面應(yīng)平整，無裂縫，防止地下水滲透。2.檔案架應(yīng)采用防潮材質(zhì)制作，如不銹鋼、鋁合金等，避免木質(zhì)檔案架因受潮而變形、發(fā)霉。檔案架應(yīng)與墻面保持一定距離，便于通風(fēng)和防潮。3.檔案應(yīng)采用密封包裝或存放在防潮容器內(nèi)，如檔案盒、檔案袋等。密封包裝材料應(yīng)具有良好的防潮性能，防止潮氣侵入檔案。4.在庫房內(nèi)放置適量的干燥劑，如硅膠干燥劑、生石灰干燥劑等，吸收空氣中的潮氣。干燥劑應(yīng)定期更換，確保其吸濕效果。（三）通風(fēng)換氣1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置合理的通風(fēng)系統(tǒng)，保證空氣流通。通風(fēng)口應(yīng)安裝過濾裝置，防止灰塵、雜物等進(jìn)入庫房。2.定期對(duì)通風(fēng)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，清理通風(fēng)管道內(nèi)的灰塵和雜物，確保通風(fēng)效果良好。在潮濕季節(jié)或天氣變化較大時(shí)，應(yīng)適當(dāng)增加通風(fēng)次數(shù)。五、檔案防蟲（一）防蟲藥品使用1.在檔案庫房內(nèi)放置適量的防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等。防蟲藥品應(yīng)放置在檔案架底部、墻角等不易被人員接觸的位置，避免對(duì)檔案和人員造成危害。2.定期檢查防蟲藥品的使用情況，及時(shí)補(bǔ)充或更換失效的藥品。防蟲藥品的種類和使用劑量應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，不得隨意增加或減少。3.注意防蟲藥品的安全性，避免使用對(duì)檔案有腐蝕作用或氣味較大的藥品。在使用防蟲藥品時(shí)，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如佩戴口罩、手套等。（二）清潔與消毒1.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行清潔，清除庫房內(nèi)的灰塵、雜物等，保持庫房環(huán)境整潔。清潔時(shí)應(yīng)使用干凈的工具，避免對(duì)檔案造成污染。2.對(duì)檔案架、檔案盒等進(jìn)行定期消毒，可采用物理消毒方法，如紫外線消毒、高溫消毒等；也可采用化學(xué)消毒方法，如使用消毒劑擦拭等。消毒應(yīng)在不影響檔案安全的前提下進(jìn)行，消毒后應(yīng)通風(fēng)換氣，確保庫房內(nèi)無異味。3.對(duì)庫房內(nèi)的周邊環(huán)境進(jìn)行整治，清除雜草、垃圾等，減少害蟲的滋生場(chǎng)所。（三）防蟲檢查與防治1.定期對(duì)檔案進(jìn)行防蟲檢查，查看檔案是否有蟲蛀跡象，如發(fā)現(xiàn)蟲蛀，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。處理方法可根據(jù)蟲蛀情況選擇，如采用冷凍殺蟲、熏蒸殺蟲等。2.建立防蟲檔案，記錄防蟲措施的實(shí)施情況、檢查結(jié)果、蟲蛀處理情況等信息。防蟲檔案應(yīng)妥善保存，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善防蟲工作。3.加強(qiáng)與專業(yè)防蟲機(jī)構(gòu)的合作，定期邀請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)檔案庫房進(jìn)行防蟲指導(dǎo)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決防蟲工作中存在的問題。六、檔案防鼠（一）防鼠設(shè)施建設(shè)1.檔案庫房的門窗應(yīng)安裝防鼠板，防鼠板高度應(yīng)不低于60厘米，且與地面緊密貼合，防止老鼠進(jìn)入庫房。2.封堵庫房內(nèi)所有可能的鼠洞和縫隙，對(duì)通風(fēng)口、排水管道等孔洞應(yīng)安裝防鼠網(wǎng)，防鼠網(wǎng)的網(wǎng)孔應(yīng)小于1厘米，防止老鼠鉆入。3.檔案架底部應(yīng)采用金屬材質(zhì)或進(jìn)行防鼠處理，避免老鼠啃咬檔案架和檔案。檔案架之間應(yīng)保持適當(dāng)距離，便于檢查和清理，防止老鼠在檔案架內(nèi)藏匿。（二）防鼠物品放置1.在庫房內(nèi)放置適量的防鼠物品，如鼠夾、鼠籠、粘鼠板等。防鼠物品應(yīng)放置在老鼠經(jīng)?；顒?dòng)的區(qū)域，如墻角、檔案架底部等。2.定期檢查防鼠物品的使用情況，及時(shí)清理和更換捕獲的老鼠或失效的防鼠物品。同時(shí)，應(yīng)注意防鼠物品的放置位置，避免對(duì)人員和檔案造成傷害。3.可在庫房內(nèi)放置一些驅(qū)鼠物品，如薄荷油、辣椒水等，利用其氣味驅(qū)趕老鼠。驅(qū)鼠物品應(yīng)放置在安全位置，避免對(duì)檔案和人員造成不良影響。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.保持檔案庫房內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，及時(shí)清理食物殘?jiān)⒓垙埶槠壤?，減少老鼠的食物來源。2.庫房內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的雜物，特別是易燃、易腐物品，防止吸引老鼠。3.定期對(duì)庫房周邊環(huán)境進(jìn)行清理，清除雜草、雜物等，減少老鼠的棲息場(chǎng)所。七、檔案防塵（一）庫房清潔與密封1.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行全面清潔，包括地面、墻面、檔案架等，清除灰塵和雜物。清潔時(shí)應(yīng)使用干凈的抹布、拖把等工具，避免揚(yáng)塵。2.將檔案庫房的門窗關(guān)閉嚴(yán)密，防止灰塵進(jìn)入?？稍陂T窗周邊粘貼密封條，增強(qiáng)密封效果。3.對(duì)檔案庫房的通風(fēng)口、空調(diào)出風(fēng)口等進(jìn)行密封處理，安裝空氣過濾器，過濾進(jìn)入庫房的空氣，減少灰塵含量。（二）檔案整理與包裝1.在檔案整理過程中，應(yīng)盡量減少灰塵的產(chǎn)生。整理人員應(yīng)佩戴口罩、手套等防護(hù)用品，避免直接接觸檔案。2.對(duì)整理好的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行包裝，采用密封性能良好的檔案盒、檔案袋等進(jìn)行封裝，防止灰塵進(jìn)入檔案。3.在檔案上架時(shí)，應(yīng)輕拿輕放，避免因震動(dòng)產(chǎn)生灰塵。檔案架上的檔案應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和檢查，同時(shí)也可減少灰塵積聚。（三）設(shè)備維護(hù)與管理1.對(duì)庫房內(nèi)的設(shè)備，如空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備、吸塵器等，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，清理設(shè)備內(nèi)部的灰塵，確保其正常運(yùn)行，減少因設(shè)備故障產(chǎn)生的灰塵。2.吸塵器應(yīng)定期清理塵盒，避免灰塵堆積影響吸力。在使用吸塵器時(shí)，應(yīng)選擇合適的吸頭，確保能有效吸除各個(gè)角落的灰塵。八、檔案防光（一）庫房采光控制1.檔案庫房應(yīng)采用人工照明為主，自然采光為輔的方式。窗戶應(yīng)安裝遮光窗簾，避免陽光直射檔案。2.合理布置庫房內(nèi)的照明燈具，確保光線均勻分布，避免出現(xiàn)光照死角。燈具應(yīng)選擇無紫外線、紅外線輻射的節(jié)能燈具，減少光線對(duì)檔案的損害。3.根據(jù)檔案的重要性和保存期限，合理控制庫房內(nèi)的光照強(qiáng)度。對(duì)珍貴檔案和長期保存的檔案，應(yīng)適當(dāng)降低光照強(qiáng)度，可采用低照度照明或局部照明。（二）檔案裝具選擇1.檔案裝具應(yīng)采用具有防光性能的材料制作，如無酸紙檔案盒、不銹鋼檔案架等。無酸紙檔案盒能有效阻擋光線對(duì)檔案的侵蝕，延長檔案壽命。2.檔案裝具的顏色應(yīng)選擇深色或中性色，避免使用白色或淺色，減少光線反射對(duì)檔案的影響。3.在檔案裝具的設(shè)計(jì)上，應(yīng)考慮減少光線進(jìn)入檔案內(nèi)部的可能性，如檔案盒應(yīng)采用密封設(shè)計(jì)，檔案架應(yīng)具有一定的遮擋功能。（三）光環(huán)境監(jiān)測(cè)與調(diào)整1.定期對(duì)檔案庫房的光環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)，使用專業(yè)的光照度計(jì)等設(shè)備，測(cè)量庫房內(nèi)不同位置的光照強(qiáng)度。監(jiān)測(cè)結(jié)果應(yīng)記錄在案，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)光環(huán)境變化情況。2.根據(jù)光環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，及時(shí)調(diào)整庫房內(nèi)的照明設(shè)備和遮光措施。如發(fā)現(xiàn)光照強(qiáng)度過高，可適當(dāng)減少照明燈具數(shù)量或降低燈具亮度；如發(fā)現(xiàn)遮光窗簾損壞，應(yīng)及時(shí)更換。3.注意光環(huán)境對(duì)檔案的長期影響，定期檢查檔案的保存狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有褪色、老化等跡象，應(yīng)分析是否與光環(huán)境有關(guān)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。九、檔案防磁（一）磁性物質(zhì)管理1.嚴(yán)格控制檔案庫房內(nèi)磁性物質(zhì)的進(jìn)入，禁止攜帶手機(jī)、電腦、磁性存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)入庫房。如因工作需要必須攜帶，應(yīng)將其放置在庫房外的指定區(qū)域，并進(jìn)行屏蔽處理。2.對(duì)庫房內(nèi)的設(shè)備和物品進(jìn)行檢查，確保其不含有磁性物質(zhì)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備或物品帶有磁性，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如更換非磁性部件或進(jìn)行消磁處理。3.在檔案整理和存儲(chǔ)過程中，避免使用帶有磁性的工具和材料，如磁性夾子、磁性標(biāo)簽等。（二）防磁裝具使用1.檔案應(yīng)存放在具有防磁性能的裝具內(nèi)，如防磁檔案柜、防磁檔案盒等。防磁裝具應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，其防磁性能應(yīng)能有效保護(hù)檔案免受磁場(chǎng)干擾。2.防磁檔案柜應(yīng)采用優(yōu)質(zhì)的防磁材料制作，柜體應(yīng)密封良好，防止磁場(chǎng)泄漏。檔案盒應(yīng)采用無磁材料制作，并具有一定的厚度和強(qiáng)度，以增強(qiáng)防磁效果。3.在選擇防磁裝具時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的磁性敏感度和保存要求進(jìn)行合理配置。對(duì)于重要的磁性檔案，應(yīng)選擇防磁性能更高的裝具。（三）磁場(chǎng)監(jiān)測(cè)與防護(hù)1.定期對(duì)檔案庫房的磁場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)，使用專業(yè)的磁場(chǎng)測(cè)試儀等設(shè)備，測(cè)量庫房內(nèi)不同位置的磁場(chǎng)強(qiáng)度。監(jiān)測(cè)結(jié)果應(yīng)記錄在案，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)磁場(chǎng)變化情況。2.根據(jù)磁場(chǎng)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，采取相應(yīng)的防護(hù)措施。如發(fā)現(xiàn)磁場(chǎng)