強(qiáng)化檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地收集與公司/組織工作相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保存。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案，并配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定和利用工作。3.在工作活動中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。1.文書檔案包括公司/組織在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等活動中形成的各類文件、通知、報告、決議等。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)技術(shù)、工程建設(shè)等方面形成的圖紙、技術(shù)文件、實驗報告、項目資料等。3.會計檔案包含公司/組織的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.人事檔案涉及員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資等人事資料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案、項目檔案等，記錄公司/組織在業(yè)務(wù)活動中的相關(guān)資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的方式，如“2023永久001”，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1份。2.科技檔案編號根據(jù)項目或?qū)I(yè)分類進(jìn)行編號，如“KJ項目名稱子項目編號文檔類別編號”，確保科技檔案編號能夠反映檔案的來源和內(nèi)容。3.會計檔案編號按照會計年度和檔案類別進(jìn)行編號，如“2023會計憑證第1冊”“2023財務(wù)報表”等。4.人事檔案編號以員工個人身份證號碼為基礎(chǔ)進(jìn)行編號，確保人事檔案編號的唯一性。5.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行編號，如“SY市場營銷客戶編號業(yè)務(wù)文檔編號”，方便業(yè)務(wù)檔案的管理和查詢。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件、資料，并按照規(guī)定進(jìn)行分類整理。2.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后及時將檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。3.科技檔案應(yīng)按照項目或?qū)I(yè)進(jìn)行分類整理，繪制檔案分類索引圖，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科技檔案的信息化管理。4.會計檔案應(yīng)按照會計憑證、賬簿、報表等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。5.人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立人事檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案類別進(jìn)行整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引，方便業(yè)務(wù)檔案的查詢和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。（二）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文書檔案是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要文件；長期保管的文書檔案是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的文件；短期保管的文書檔案是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的文件。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項目的重要性和使用壽命確定，一般分為永久、長期和短期三種。3.會計檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。4.人事檔案應(yīng)長期保管，員工離職后，人事檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管。5.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實際需要確定，一般分為永久、長期和短期三種。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.加強(qiáng)對電子檔案的管理，定期備份電子檔案，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞或丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的真實性和徹底性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，確保檔案利用的合法性。2.服務(wù)為本原則檔案管理部門應(yīng)樹立服務(wù)意識，積極為公司/組織各部門和員工提供檔案利用服務(wù)，滿足工作需要。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制根據(jù)工作需要，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可對檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（三）檔案服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為公司/組織的決策和管理提供參考依據(jù)。2.建立檔案信息咨詢服務(wù)平臺，及時解答公司/組織各部門和員工在檔案利用方面的問題，提供檔案信息咨詢服務(wù)。3.定期舉辦檔案知識培訓(xùn)和講座，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案利用能力。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全。（二）檔案信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.選用適合公司/組織檔案管理特點(diǎn)的檔案信息管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類、編號、整理、存儲、檢索、利用等功能的自動化管理。3.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對檔案信息進(jìn)行加密處理，防止檔案信息泄露。定期備份檔案數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員代表等組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的職責(zé)履行情況。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施的落實情況。4.檔案信息化管理情況，包括檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督檢查小組每年定期對檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果形成書面報告，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決