檔案保密責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本檔案保密責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、全體員工以及涉及公司檔案管理與使用的外部人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理與保密工作合法合規(guī)。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感程度，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確不同級(jí)別檔案的保密要求和管理措施。3.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識(shí)教育，完善保密制度和技術(shù)防范措施，從源頭上防止檔案信息泄露。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和保密性。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)組織開展檔案保密培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工的保密意識(shí)和技能。（二）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案保密檢查和整改工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決本部門檔案管理中存在的問題。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案保密教育，提醒員工遵守檔案保密制度。（三）檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的規(guī)定，申請(qǐng)、使用和歸還檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。2.在使用檔案過程中，妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.對(duì)因工作需要知悉的檔案信息承擔(dān)保密責(zé)任，不得向無關(guān)人員透露。三、檔案分類與分級(jí)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、合同等。2.業(yè)務(wù)檔案：如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案等，記錄公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程和結(jié)果。3.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.人事檔案：包含員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、薪酬福利、考核評(píng)價(jià)等資料。5.其他檔案：如技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案等。（二）檔案分級(jí)根據(jù)檔案的重要性、敏感性和保密要求，將檔案分為絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)和秘密級(jí)三級(jí)。1.絕密級(jí)檔案：是公司最為核心和機(jī)密的信息，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損失，如公司重大戰(zhàn)略決策、核心技術(shù)資料、未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.機(jī)密級(jí)檔案：包含重要的業(yè)務(wù)信息、客戶資料、商業(yè)秘密等，泄露后可能對(duì)公司的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)生較大影響。3.秘密級(jí)檔案：涉及公司一般的業(yè)務(wù)信息和內(nèi)部管理資料，雖不屬于核心機(jī)密，但仍需妥善保管，防止泄露。四、檔案收集與歸檔（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、資料及時(shí)收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或銷毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)于外來文件，如政府部門文件、合作伙伴提供的資料等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和簽收，并按照公司檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。（二）檔案歸檔1.檔案收集后，應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理和歸檔。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，同時(shí)建立電子檔案索引，方便快速檢索。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。（三）檔案保護(hù)措施1.嚴(yán)格限制檔案庫(kù)房的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入庫(kù)房。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。4.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，如檔案修復(fù)技術(shù)、電子數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，提高檔案的安全性和耐久性。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用專門的查閱工具，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（二）檔案借閱1.確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱機(jī)密級(jí)以上檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他無關(guān)用途。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案復(fù)制與傳輸（一）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.復(fù)制機(jī)密級(jí)以上檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，安排專人進(jìn)行復(fù)制操作。復(fù)制過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制數(shù)量，確保檔案信息不被非法擴(kuò)散。4.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。復(fù)制件應(yīng)與原件具有同等的法律效力和保密要求。（二）檔案?jìng)鬏?.通過電子方式傳輸檔案的，應(yīng)采用加密傳輸技術(shù)，確保檔案信息在傳輸過程中的安全。2.傳輸檔案前，應(yīng)確認(rèn)接收方的身份和權(quán)限，確保傳輸給合法的接收對(duì)象。3.對(duì)重要檔案的傳輸，應(yīng)進(jìn)行記錄和跟蹤，確保傳輸過程的可追溯性。4.禁止通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸機(jī)密級(jí)以上檔案。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善等原因造成損壞、丟失且無法修復(fù)的檔案。3.經(jīng)鑒定確需銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，提出銷毀檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，不得殘留任何可識(shí)別的信息。4.檔案銷毀應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。記錄應(yīng)保存[X]年以上，以備查考。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的保管和利用情況等。2.檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的檔案管理情況進(jìn)行自查，確保檔案管理工作符合公司要求。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等對(duì)公司檔案管理工作的監(jiān)督檢查，積極配合并及時(shí)整改存在的問題。2.根據(jù)法律法規(guī)要求，適時(shí)聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理咨詢機(jī)構(gòu)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和指導(dǎo)，不斷完善檔案管理工作。十、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自查閱、借閱、復(fù)制、傳輸、銷毀檔案。2.泄露檔案信息，包括向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容、丟失檔案導(dǎo)致信息泄露等。3.在檔案管理工作中，違反檔案整理、歸檔、保管等規(guī)定，導(dǎo)致檔案損壞、丟失或信息混亂。4.拒絕配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查，或提供虛假檔案管理信息。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反檔案保密責(zé)任制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同