檔案保管制度包括一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案保管制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容全面、系統(tǒng)，涵蓋公司/組織工作的各個方面。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案保管應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好登記工作。5.對檔案的鑒定、銷毀等工作進(jìn)行審核和監(jiān)督。6.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。3.對本部門形成的檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件。2.公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、年度計劃、總結(jié)等文件。3.公司/組織的會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等文件。5.公司/組織的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件。6.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等文件。7.公司/組織的技術(shù)文件、研發(fā)資料、產(chǎn)品資料等文件。8.公司/組織的市場營銷資料、客戶信息等文件。9.公司/組織的行政文件、規(guī)章制度、工作流程等文件。10.其他與公司/組織工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止丟失。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制目錄清單。3.對檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名規(guī)范。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、規(guī)章制度、工作流程等。2.人事檔案：包括員工的個人信息、招聘記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財務(wù)檔案：包括財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：包括業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、市場調(diào)研資料等。5.技術(shù)檔案：包括技術(shù)文件、研發(fā)資料、產(chǎn)品資料等。6.其他檔案：包括不屬于以上分類的其他檔案。（二）編號規(guī)則1.采用層級編號法，由檔案類別代碼、年度代碼、流水號組成。2.檔案類別代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用不同的字母或數(shù)字表示。3.年度代碼：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。例如：行政檔案2023年第001號，表示2023年形成的第一份行政檔案。五、檔案的保管期限（一）永久保管1.公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等重要文件。2.公司/組織的年度財務(wù)決算報表、審計報告等。3.公司/組織的重大合同、協(xié)議等。4.公司/組織的重要人事任免文件。5.其他具有長期保存價值的檔案。（二）定期保管1.30年保管期限：公司/組織的一般性業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。2.10年保管期限：公司/組織的一般性行政文件、工作流程等。（三）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案管理人員根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度等確定保管期限。2.隨著時間的推移和公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展，對保管期限進(jìn)行定期評估和調(diào)整。六、檔案的存儲與保護(hù)（一）存儲環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案載體保護(hù)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案袋進(jìn)行裝訂和存放，防止受潮、發(fā)霉、破損。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。3.對磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對光盤等光學(xué)載體檔案，應(yīng)注意避免劃傷、磨損。（三）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)對檔案庫房的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)。3.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，實行專人專管，嚴(yán)格限制訪問權(quán)限。七、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要，公司/組織內(nèi)部員工可以借閱相關(guān)檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來等需要查閱公司/組織檔案的，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等。2.經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。4.借閱人領(lǐng)取檔案時，應(yīng)在《檔案借閱登記冊》上簽字確認(rèn)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。2.如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。2.借閱人不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域，如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱人使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（五）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求及時提供檔案資料。2.利用檔案時，應(yīng)遵循檔案的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對檔案的利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容等。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐一鑒定，確定是否銷毀。3.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。（四）銷毀審批1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.審批通過后，檔案管理部門組織實施銷毀工作。（五）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.電子檔案采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（六）銷毀記錄對檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案利用的便捷性和準(zhǔn)確性。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等，轉(zhuǎn)換為電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運行。4.數(shù)據(jù)備份：對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)