檔案制度建設(shè)上一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與公司/組織重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。5.開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供檔案信息服務(wù)。6.做好檔案庫房的安全管理工作，配備必要的安全設(shè)施，確保檔案的實體安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、財務(wù)管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.文件材料類檔案：包括上級文件、公司/組織發(fā)文、外來文件、內(nèi)部請示與批復(fù)等。4.項目檔案：針對公司/組織的各類項目，如工程項目、科研項目、營銷項目等，建立專門的項目檔案，記錄項目的全過程。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織活動和工作情況的聲像資料。6.實物檔案：公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等實物。（二）檔案編號1.檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類類別進(jìn)行編號。2.編號格式為：[分類代碼][年度][流水號]。例如，行政管理類檔案編號為：XZ2023001，其中“XZ”為行政管理類檔案分類代碼，“2023”為年度，“001”為流水號。3.對于項目檔案，編號格式為：[項目代碼][年度][流水號]。例如，某工程項目檔案編號為：XM2023001，其中“XM2023”為項目代碼，“001”為流水號。4.聲像檔案和實物檔案的編號可在相應(yīng)分類編號的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際情況進(jìn)行補(bǔ)充編號，以便區(qū)分和管理。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時將工作中形成的各類文件材料收集齊全。2.對于上級文件、外來文件等，應(yīng)在文件簽收后及時交檔案管理部門進(jìn)行登記和整理。3.公司/組織內(nèi)部的發(fā)文，由發(fā)文部門在文件印發(fā)后，將文件底稿、正文及相關(guān)附件一并交檔案管理部門歸檔。4.項目檔案應(yīng)在項目啟動時，由項目負(fù)責(zé)人制定項目文件材料收集計劃，明確各階段應(yīng)收集的文件材料內(nèi)容和責(zé)任人，確保項目檔案的完整收集。5.聲像檔案和實物檔案由形成部門或相關(guān)責(zé)任人及時收集，并移交檔案管理部門進(jìn)行整理和保管。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理工作包括對文件材料的分類、裝訂（如有必要）、編目、裝盒等。3.每份文件材料應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。4.編目工作應(yīng)包括填寫卷內(nèi)文件目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號等。5.檔案裝盒時，應(yīng)按照分類順序依次排列，不同類別的檔案應(yīng)分別裝盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、年度、起止卷號等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃℃，相對濕度控制在45%60%。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、異地存放等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已保管到期的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。4.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并確保銷毀過程的安全。3.檔案銷毀時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、全面，定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分析和研究，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。（二）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、數(shù)量、查閱目的等。3.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.公司/組織外部單位或個人因特殊需要查閱或利用檔案時，應(yīng)