檔案制度原則一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度原則。（二）適用范圍本制度原則適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）依據(jù)本制度原則依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，確保公司/組織檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，確保檔案的安全與完整。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供服務(wù)。4.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和初步保管工作，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)與公司/組織檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，按時(shí)將本部門應(yīng)歸檔的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案制度原則，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，提高檔案的利用效率。5.參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.公司/組織內(nèi)各部門及員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)按照本制度原則及時(shí)歸檔。2.文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映公司/組織工作的全過程和實(shí)際情況。3.文件材料的書寫、制作應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。（二）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類公文、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、客戶資料等。3.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案：包含員工的入職登記表、勞動(dòng)合同、工資檔案、考核記錄、培訓(xùn)檔案、獎(jiǎng)懲材料等。5.其他檔案：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實(shí)物檔案（證書、獎(jiǎng)杯、牌匾等）等。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集本部門形成的文件材料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集和移交工作。（四）收集程序1.各部門檔案管理人員按照收集范圍和要求，對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)材料。2.將整理好的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。3.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，進(jìn)行核對(duì)和簽收，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)返回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和信息檢索。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，采用“件”的整理方式，以每份文件為一件，進(jìn)行編號(hào)、編目等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程，進(jìn)行分類整理，如合同檔案可按合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類；項(xiàng)目檔案可按項(xiàng)目階段、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、檔案類別進(jìn)行分類整理，如會(huì)計(jì)憑證可按月裝訂成冊(cè)，賬簿按年度整理歸檔。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立員工個(gè)人檔案盒，將相關(guān)材料有序存放。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、來源等信息，以便于查找和利用。2.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，確保目錄信息與檔案實(shí)際內(nèi)容相符。五、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為[X]年、[X]年兩種。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，可按規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值和保管期限。3.鑒定小組填寫檔案鑒定意見書，注明檔案的鑒定結(jié)果、保管期限調(diào)整建議等，并簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整，并在檔案目錄和檢索系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)更新。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)于重要的檔案，可采用異地備份的方式，確保檔案的安全性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的流轉(zhuǎn)記錄清晰可查。3.按照檔案保管期限的要求，對(duì)到期檔案進(jìn)行及時(shí)清理和鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。2.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障公司/組織和利用者的合法權(quán)益。3.充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）利用程序1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請(qǐng)表，注明查閱/借閱的檔案名稱、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱/借閱申請(qǐng)函，注明查閱/借閱的檔案名稱、目的、時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門與申請(qǐng)人簽訂保密協(xié)議，辦理查閱/借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱/借閱申請(qǐng)表或申請(qǐng)函，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱/借閱情況進(jìn)行登記。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱和公開。2.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。如因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作原則1.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，如實(shí)反映檔案管理工作的基本情況。2.建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，規(guī)范統(tǒng)計(jì)指標(biāo)和統(tǒng)計(jì)方法，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的可比性和連續(xù)性。（二）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)庫存數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱、借閱檔案的人次、卷（件）數(shù)等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：如檔案的完好率、破損率、丟失率等。（三）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案管理工作統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。（四）信息化管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高員工的保密意識(shí)，明確檔案管理人員和利用者的保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。3.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督利用者遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，確保檔案的實(shí)體安全。2