業(yè)務(wù)制度檔案總則目的為加強公司業(yè)務(wù)制度檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類制度檔案的管理。定義業(yè)務(wù)制度檔案是指公司在業(yè)務(wù)運營過程中制定的各項規(guī)章制度、流程規(guī)范、操作手冊、管理辦法等具有保存價值的文件材料。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司業(yè)務(wù)制度檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理業(yè)務(wù)活動中形成的各類制度檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善業(yè)務(wù)制度檔案管理的各項規(guī)章制度和工作流程。2.集中統(tǒng)一管理公司業(yè)務(wù)制度檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作，確保檔案的安全和完整。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.組織開展檔案的編研工作，編寫檔案檢索工具、參考資料等，為公司業(yè)務(wù)提供支持。6.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)制度檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的保密工作，對涉及商業(yè)秘密、敏感信息的檔案嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，掌握檔案管理技能，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.積極參與檔案的編研工作，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供檔案信息支持。檔案的收集與整理收集范圍1.公司制定的各項規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)程、業(yè)務(wù)流程等。2.公司內(nèi)部會議形成的與業(yè)務(wù)制度相關(guān)的會議紀(jì)要、決議等。3.公司業(yè)務(wù)活動中簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件中涉及業(yè)務(wù)制度的條款。4.公司對業(yè)務(wù)制度的修訂、補充、廢止等文件。5.公司在業(yè)務(wù)培訓(xùn)、宣傳等活動中形成的與業(yè)務(wù)制度相關(guān)的資料。6.其他與公司業(yè)務(wù)制度相關(guān)的具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)制度檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取。3.對收集到的檔案材料應(yīng)進行初步審核，確保其真實性、準(zhǔn)確性和完整性。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、時間等因素進行分類整理，便于管理和利用。3.同一類檔案應(yīng)按照一定的順序進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。整理方法1.分類：根據(jù)業(yè)務(wù)制度檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類、業(yè)務(wù)運營類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、市場營銷類等類別。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字編號或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檔案的查詢和檢索。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進行整理和修復(fù)，然后按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的整齊美觀。5.上架：將裝訂好的檔案按照分類順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。檔案的保管保管期限1.長期保管：凡在較長時間內(nèi)對公司業(yè)務(wù)活動具有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。2.短期保管：對在較短時間內(nèi)對公司業(yè)務(wù)活動具有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.永久保管：對公司具有重要歷史意義、涉及公司核心利益、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案，實行永久保管。保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對不同保管期限、密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。檔案的數(shù)字化1.為提高檔案利用效率，便于檔案的遠程查詢和共享，逐步推進檔案的數(shù)字化工作。2.按照檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對業(yè)務(wù)制度檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。3.加強對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)的安全和完整，定期對數(shù)字化數(shù)據(jù)進行備份。檔案的利用利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)工作中需要查閱檔案的。2.公司員工因工作需要查閱與本人工作相關(guān)檔案的。3.根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定或公司要求，需要向有關(guān)部門或單位提供檔案查閱的。利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。利用審批1.查閱、借閱、復(fù)制檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案的合理利用。2.審批人應(yīng)根據(jù)檔案的密級、保管期限等因素，對利用申請進行認(rèn)真審核，簽署審批意見。3.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，利用審批應(yīng)更加嚴(yán)格，確保檔案信息不被泄露。利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄。2.利用登記內(nèi)容應(yīng)包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、檔案編號、查閱頁數(shù)、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。3.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀的檔案進行審核和鑒定。鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其是否具有保存價值。2.參考檔案的保管期限、密級等因素，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理的實際情況，確定檔案的存毀。3.對涉及公司重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動、核心技術(shù)等方面的檔案，應(yīng)進行重點鑒定，確保檔案的安全保存。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核和鑒定，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、銷毀原因等內(nèi)容。3.將檔案銷毀清冊報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指