國土所檔案制度一、總則（一）目的為加強國土所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在國土資源管理工作中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合國土所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土所全體工作人員在國土資源管理工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：國土所檔案實行集中統一管理，由專人負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映國土資源管理工作的實際情況，數據準確無誤。3.完整系統原則：檔案應全面涵蓋國土資源管理工作的各個方面，保持檔案的系統性和連貫性。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務。4.負責檔案管理設施設備的維護和管理。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）各業(yè)務崗位人員職責1.在工作中形成的各類文件材料，應及時整理、歸檔，確保文件材料的齊全、完整。2.配合檔案管理人員做好檔案的收集、整理、核對等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級國土資源部門下發(fā)的各類文件、通知、規(guī)定等。2.國土所形成的各類公文、報告、請示、批復等。3.土地登記、地籍調查、土地利用總體規(guī)劃、礦產資源管理等業(yè)務工作中形成的數據、圖表、文件等。4.土地征收、出讓、劃撥等工作中形成的協議、合同、審批文件等。5.國土資源執(zhí)法監(jiān)察工作中形成的案件卷宗、處罰決定書等。6.其他與國土資源管理工作有關的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務崗位人員應在工作結束后及時將形成的文件材料收集齊全，交檔案管理人員統一整理。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對重要文件材料應進行備份，以防丟失。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類。2.對每份文件材料進行編號、編目，填寫檔案目錄。3.將文件材料按照分類順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管場所應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（三）檔案存放1.按照檔案的分類順序，將檔案存放在檔案柜或貨架上，并標注清晰的標識。2.對珍貴檔案和易損檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，核對檔案的數量、內容等是否與檔案目錄一致。2.對清查中發(fā)現的問題，應及時進行處理，并記錄在案。五、檔案的利用（一）利用范圍1.國土所工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級國土資源部門、相關單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關、公民因依法需要查閱檔案。（二）利用程序1.利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容等。2.檔案管理人員對查閱申請表進行審核，報經領導批準后，方可提供查閱服務。3.利用者在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。4.查閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、損毀、標記檔案。5.查閱結束后，利用者應將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等。2.檔案管理人員對借閱申請表進行審核，報經領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時，應向檔案管理人員出具借條，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。4.借閱期間，借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘抄檔案。5.借閱期滿，借閱者應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查核對。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據國家有關法律法規(guī)和國土資源管理工作的實際需要，對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由國土所領導、檔案管理人員和相關業(yè)務人員組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.對失去保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報經領導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。3.銷毀檔案后，應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立國土所檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化掃描：對紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案。2.檔案管理系統建設：開發(fā)或選用適合國土所檔案管理的信息化系統，實現檔案的錄入、存儲、檢索、借閱等功能。3.數據安全管理：采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數據的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統的操作技能，確保系統的正常運行