檔案制度牌范本一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的歷史和現(xiàn)狀，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，滿足公司/組織發(fā)展和業(yè)務(wù)工作的需要。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部，負責檔案管理工作的具體實施。檔案管理部應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確崗位職責。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定并完善公司/組織檔案管理制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負責檔案庫房的建設(shè)、維護和管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.負責對公司/組織各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期考核檔案管理工作質(zhì)量。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供支持和服務(wù)。8.做好與上級主管部門、相關(guān)單位及社會檔案機構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)工作，促進檔案信息交流與合作。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司章程，規(guī)章制度，工作計劃與總結(jié)，行政公文，人事檔案，印章管理檔案等。2.財務(wù)審計類：包括財務(wù)預(yù)算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務(wù)檔案，資金管理檔案等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、訂單業(yè)務(wù)、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等相關(guān)檔案。4.基本建設(shè)類：包括項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收文件等。5.科技研發(fā)類：包括科研項目申報、研究計劃、實驗記錄、技術(shù)報告、專利成果等。6.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。7.其他類：不屬于以上各類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式進行編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。具體編號規(guī)則如下：1.大類代碼：按照檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表財務(wù)審計類，“C”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“D”代表基本建設(shè)類，“E”代表科技研發(fā)類，“F”代表聲像電子類，“G”代表其他類。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯數(shù)字依次編號，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“A20230001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后或一個月內(nèi)，將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，整理好后移交檔案管理部門。3.對于重要會議、重大活動、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集，并指定專人負責整理和移交。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門整改。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進行整理。2.整理檔案時，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫。4.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制；對于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。5.檔案整理應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍凡屬公司/組織工作活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度第三條的檔案分類執(zhí)行。（二）歸檔時間1.行政管理類、財務(wù)審計類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類等檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.基本建設(shè)類、科技研發(fā)類等項目檔案，應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.聲像電子類檔案應(yīng)隨時形成，隨時整理，定期歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準確、編號規(guī)范。2.檔案應(yīng)裝訂整齊，編目清晰，裝盒上架，便于保管和查閱。3.歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案交接手續(xù)完備。六、檔案保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和管理。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還入庫。4.加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行安全檢查和維護，確保庫房安全。七、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱的檔案進行登記，并跟蹤催還。3.復(fù)制：員工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理人員負責復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案帶出公司/組織。如因特殊情況需要帶出的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部單位查閱公司/組織檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱過程中不得拍照、錄像、復(fù)印與查閱目的無關(guān)的檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時收回檔案，并檢查檔案是否完整無損。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標準，對保管期滿的檔案進行鑒定。鑒定標準應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等方面的因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，并注明檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價值需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、數(shù)量等內(nèi)容。檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報公司/組織財務(wù)部門備案。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進行，由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀徹底、無誤。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，促進檔案信息資源的共享和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的信息化。4.安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照