檔案館內(nèi)控制度一、總則（一）制定目的本制度旨在加強(qiáng)本公司/組織檔案館的內(nèi)部控制，規(guī)范檔案管理工作流程，確保檔案的安全、完整與有效利用，防范檔案管理過程中的各類風(fēng)險，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為公司/組織的發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館及所有涉及檔案管理工作的部門和人員。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.合法性原則：檔案管理活動必須符合國家法律法規(guī)的要求。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映公司/組織的各項活動。3.完整性原則：涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，保證檔案從形成到保管、利用的全過程得到有效控制。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.有效性原則：制度應(yīng)具有可操作性，能夠有效指導(dǎo)檔案管理工作實踐，實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。二、檔案管理組織架構(gòu)與職責(zé)（一）檔案館管理部門1.部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)籌規(guī)劃檔案館的建設(shè)與發(fā)展，包括檔案庫房的規(guī)劃、設(shè)施設(shè)備的配備等。組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推動檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用與維護(hù)。參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案支持與服務(wù)。2.人員配備及崗位職責(zé)館長：全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，組織實施各項檔案管理任務(wù)。協(xié)調(diào)與公司/組織內(nèi)部各部門以及外部相關(guān)單位的關(guān)系，保障檔案工作的順利開展。審核重要檔案管理決策和業(yè)務(wù)流程，對檔案管理工作中的重大問題進(jìn)行決策。組織檔案管理團(tuán)隊建設(shè)，提升團(tuán)隊整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員：按照檔案管理工作流程，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、上架等日常工作。對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。負(fù)責(zé)檔案信息化錄入工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確、及時更新，協(xié)助利用者查詢和獲取檔案信息。參與檔案鑒定工作，提出檔案保管期限的初步意見，對到期檔案進(jìn)行整理和處置。協(xié)助開展檔案利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，做好利用登記和統(tǒng)計工作。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的形成、積累和整理工作，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案館管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案館集中保管，確保檔案移交的及時性、完整性和準(zhǔn)確性。3.在開展各項業(yè)務(wù)活動過程中，注重檔案的收集和積累，保證檔案能夠全面反映業(yè)務(wù)活動的真實情況。4.配合檔案館管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料支持。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，包括但不限于：行政管理類：公司/組織的各類公文、會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場營銷資料、合同協(xié)議、項目文檔、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)記錄等。技術(shù)研發(fā)類：科研項目報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利文件、技術(shù)圖紙等?；窘ㄔO(shè)類：工程規(guī)劃文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。會計檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織重要活動、會議、項目進(jìn)展等情況。電子檔案類：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。2.國家法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的其他文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案收集的完整性和及時性。2.檔案收集過程中，要保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的原始性和可讀性，按照規(guī)定格式和存儲要求進(jìn)行保存。3.收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，區(qū)分不同類別和保管期限，剔除重復(fù)、無效的文件材料，對破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的鑒定和管理。便于計算機(jī)管理和信息檢索，提高檔案管理的信息化水平。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如行政管理類檔案可分為黨群工作、行政管理、人事管理、財務(wù)管理等二級類目；業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案可根據(jù)業(yè)務(wù)板塊進(jìn)一步細(xì)分。編號：為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的標(biāo)識和查詢。編號可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“001”、“A001”等。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每個案卷的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄卷內(nèi)每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的查閱和統(tǒng)計。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定組織與流程1.成立檔案鑒定小組，由檔案館管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、各部門檔案工作負(fù)責(zé)人以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定小組定期對館藏檔案進(jìn)行全面鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。在鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。3.鑒定工作按照以下流程進(jìn)行：初步審查：檔案管理人員對檔案進(jìn)行初步梳理，剔除明顯無保存價值的文件材料，提出初步鑒定意見。詳細(xì)審查：鑒定小組對初步篩選后的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成背景、利用情況等因素，綜合評估檔案的價值。形成鑒定結(jié)論：鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，對每一份檔案確定保管期限，并形成鑒定報告。鑒定報告應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的基本信息、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論等內(nèi)容。（二）保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管：反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。例如，公司章程、重大決策文件、重要會議記錄、年度財務(wù)決算報告、涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)的長期合同協(xié)議等。公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的重要文件，如設(shè)立批復(fù)、營業(yè)執(zhí)照、注銷證明等。國家法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)永久保存的檔案。2.定期保管：[X]年保管：在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案。如年度工作計劃與總結(jié)、一般性會議文件、短期合同協(xié)議、一般業(yè)務(wù)報表等。[X]年保管：相對重要但保存期限較短的檔案，如季度工作計劃與總結(jié)、階段性業(yè)務(wù)報告、一般性行政事務(wù)文件等。（三）鑒定結(jié)果處理1.對于確定為永久保管的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點保管，確保檔案的安全與完整，并提供優(yōu)先利用服務(wù)。將永久保管檔案的目錄和相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立永久保管檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和統(tǒng)計。2.對于確定為定期保管的檔案，應(yīng)按照保管期限分別存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。定期對定期保管檔案進(jìn)行復(fù)查鑒定，根據(jù)檔案的實際價值和利用情況，調(diào)整保管期限或進(jìn)行處置。3.對于經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序予以銷毀。銷毀檔案時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點建設(shè)。庫房面積應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理規(guī)劃，確保檔案有足夠的存儲空間。2.庫房內(nèi)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、照明設(shè)備等。檔案密集架應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的承重能力和穩(wěn)定性，便于檔案的存放和管理。3.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)和工作流程。庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案存儲環(huán)境、設(shè)施設(shè)備運行情況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。做好庫房溫濕度記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等，確保庫房管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。（二）檔案存儲方式與要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放在檔案密集架上，排列整齊，便于查找。不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識。2.使用符合檔案保管要求的檔案盒、卷皮等裝具，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善包裝。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、題名、保管期限、起止日期等信息；卷皮應(yīng)填寫規(guī)范、清晰，確保檔案的完整性和美觀性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，如磁帶、光盤、硬盤等，并異地存放。電子檔案的存儲格式應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理系統(tǒng)的要求，確保電子檔案的可讀性和可恢復(fù)性。4.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存儲，如照片應(yīng)沖洗或掃描成電子文件后進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的目錄索引；錄音、錄像資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理后存儲，同時保留原始載體。對聲像檔案應(yīng)標(biāo)注拍攝或錄制時間、地點、內(nèi)容等信息，便于查找和利用。（三）檔案安全管理1.建立檔案安全保密制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識和保密意識。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.采取有效的安全防范措施，如安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。對檔案庫房的門窗、通風(fēng)口等進(jìn)行防護(hù)，防止外部人員非法進(jìn)入。3.加強(qiáng)檔案的防火、防潮、防蟲、防鼠等工作。庫房內(nèi)配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房溫濕度適宜；放置防蟲防鼠藥品，定期進(jìn)行清理和更換。4.對檔案的借閱、查閱、利用進(jìn)行嚴(yán)格登記和審批，確保檔案在流轉(zhuǎn)過程中的安全。借閱檔案時，應(yīng)要求借閱人填寫借閱登記表，注明借閱時間、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時收回檔案，檢查檔案是否完好無損。六、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計方法和統(tǒng)計周期。檔案統(tǒng)計工作應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，全面反映檔案管理工作的基本情況。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案類別統(tǒng)計、檔案保管期限統(tǒng)計、檔案利用情況統(tǒng)計等。通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，填寫統(tǒng)計報表，并及時上報給檔案館管理部門負(fù)責(zé)人。統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、邏輯清晰，能夠直觀反映檔案管理工作的各項指標(biāo)。（二）檔案信息化建設(shè)1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。按照規(guī)劃逐步推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化和智能化。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能，能夠滿足檔案管理工作的實際需求。系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。3.加強(qiáng)檔案信息化人才隊伍建設(shè)，定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和應(yīng)用水平。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作方法，能夠準(zhǔn)確錄入、查詢、利用檔案信息。4.做好檔案數(shù)字化工作，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理系統(tǒng)的要求。同時，要做好數(shù)字化檔案的存儲和備份工作，確保電子檔案的安全與完整。七、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍與方式1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱、復(fù)制檔案。查閱檔案應(yīng)在檔案館指定地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料；借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，并按時歸還；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制數(shù)量和用途應(yīng)符合規(guī)定要求。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。審批通過后，由檔案館管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督管理。3.檔案利用方式包括現(xiàn)場查閱、借閱、函查、電話查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢等。對于重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍和方式，確保檔案信息安全。（二）利用流程與審批1.利用申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用方式等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門審核：所在部門負(fù)責(zé)人對利用申請進(jìn)行審核，確認(rèn)利用目的與工作需要相符，并簽署審核意見。3.檔案館審批：利用申請表經(jīng)部門審核后，提交至檔案館管理部門。檔案館管理部門根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進(jìn)行審批，對于涉及重要檔案或機(jī)密檔案的利用申請，應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.利用辦理：審批通過后，檔案館管理部門按照利用者的申請，為其提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。利用者應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求辦理相關(guān)手續(xù)，在利用過程中遵守檔案管理規(guī)定。（三）利用效果跟蹤與反饋1.建立檔案利用效果跟蹤制度，對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和記錄。跟蹤內(nèi)容包括利用者對檔案的評價、利用檔案后取得的工作成果等。2.定期收集利用者的反饋意見，了解檔案利用過程中存在的問題和不足之處。根據(jù)利用者的反饋，及時調(diào)整檔案管理工作策略和方法，提高檔案利用服