建筑檔案移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑檔案管理，確保建筑檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)開始至竣工驗(yàn)收合格后檔案移交全過程的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對建筑檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則建筑檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)過程中的各項(xiàng)活動和實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。3.及時歸檔原則項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類檔案應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時整理歸檔，不得積壓或拖延。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息安全。二、建筑檔案的范圍及分類（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關(guān)文件。2.項(xiàng)目規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證等各類許可證件。3.工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告等勘察資料。（二）設(shè)計(jì)文件1.初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件，包括圖紙、設(shè)計(jì)說明、計(jì)算書等。2.設(shè)計(jì)變更文件，記錄設(shè)計(jì)變更的原因、內(nèi)容及審批情況。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等施工技術(shù)文件。2.工程定位測量記錄、基槽驗(yàn)線記錄、樓層放線記錄等測量放線文件。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報告，如鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件、設(shè)備的合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、復(fù)試報告等。4.施工過程中的隱蔽工程驗(yàn)收記錄，包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、防水工程等隱蔽部位的驗(yàn)收記錄。5.分項(xiàng)工程、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，如混凝土結(jié)構(gòu)、砌體結(jié)構(gòu)、鋼結(jié)構(gòu)等分項(xiàng)分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收記錄。6.工程質(zhì)量事故及處理記錄，記錄工程質(zhì)量事故的發(fā)生原因、處理措施及結(jié)果。7.施工日志，記錄每日施工情況，包括施工進(jìn)度、人員、設(shè)備、材料使用情況等。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等監(jiān)理文件。2.監(jiān)理月報、監(jiān)理周報，反映工程進(jìn)展情況及監(jiān)理工作情況。3.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單，記錄監(jiān)理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。4.工程質(zhì)量評估報告，在工程竣工預(yù)驗(yàn)收合格后，由監(jiān)理單位出具的對工程質(zhì)量的評估報告。（五）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收報告，由建設(shè)單位組織設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位對工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收后形成的報告。2.工程竣工備案表，建設(shè)單位辦理工程竣工驗(yàn)收備案手續(xù)時提交的表格。3.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)的竣工圖，應(yīng)與工程實(shí)際相符。（六）其他文件1.項(xiàng)目建設(shè)過程中的會議紀(jì)要、來往函件、合同協(xié)議等文件。2.工程聲像資料，如工程照片、錄像等，記錄工程建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)場情況。三、建筑檔案的形成與收集（一）形成責(zé)任1.項(xiàng)目建設(shè)過程中各部門和崗位人員負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)檔案資料的形成。2.建設(shè)單位應(yīng)督促勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位按照合同約定及時形成各自的檔案資料。（二）收集要求1.各部門和崗位人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將各自形成的檔案資料收集整理，并移交至檔案管理部門。2.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)在工程竣工后，按照合同約定的時間和要求，將各自形成的檔案資料整理成冊，移交建設(shè)單位。3.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子檔案應(yīng)存儲格式規(guī)范、數(shù)據(jù)完整。四、建筑檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.對每一類檔案資料進(jìn)行組卷，同一事由的文件材料應(yīng)集中組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序排列。3.編制卷內(nèi)目錄，注明每份文件的題名、日期、頁號等信息。4.編寫卷內(nèi)備考表，記錄卷內(nèi)文件的整理情況及需要說明的事項(xiàng)。5.裝訂成冊，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的整齊牢固。（三）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案資料進(jìn)行核對，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.建立檔案臺賬，記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查詢和管理。五、建筑檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.文件柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.建筑檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括工程竣工驗(yàn)收報告、工程竣工備案表、工程竣工圖等重要文件。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括工程建設(shè)過程中的一般性文件。（三）保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.采取有效的防蟲、防霉、防火、防盜等措施，確保檔案的安全。六、建筑檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱建筑檔案，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱建筑檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)有檔案管理人員在場陪同。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.建筑檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、保密的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。七、建筑檔案的移交（一）移交范圍工程竣工驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按照規(guī)定將建筑檔案移交至當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)。（二）移交時間建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后[具體時間]內(nèi)，完成建筑檔案的整理和移交工作。（三）移交要求1.移交的建筑檔案應(yīng)符合國家和地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的要求，檔案資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.移交的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案移交清單一式兩份，雙方簽字蓋章后各執(zhí)一份。（四）移交程序1.建設(shè)單位向檔案管理部門提出檔案移交申請，提交檔案移交清單及相關(guān)檔案資料。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行審核，審核合格后辦理接收手續(xù)。3.檔案管理部門將接收的檔案資料按照規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，并建立相應(yīng)的檔案臺賬。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門和崗位人員的檔案形成、收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.對違反本制度規(guī)定的行為，及時提出整改意見，并督促整改落實(shí)。（二）考核評價1.將建筑檔案管