印發(fā)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則。檔案應(yīng)涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，保證檔案的全面性。4.保密性原則。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求及時(shí)提供檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.積極開展檔案編研工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等各種載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.本公司/組織內(nèi)部形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。5.本公司/組織的產(chǎn)品樣本、技術(shù)資料、科研成果等文件。6.本公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等專門檔案。7.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的檔案材料，并進(jìn)行整理和分類。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)一式多份保存，確保檔案的安全性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類。檔案應(yīng)按照門類、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號(hào)。對(duì)分類后的檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒。將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案的編號(hào)、名稱、保管期限等信息。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、編目規(guī)范、裝訂整齊、裝盒合理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案整理的方法和要求進(jìn)行整理，確保檔案整理工作的質(zhì)量。3.對(duì)整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。五、檔案的保管（一）保管場所檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫房的安全和整潔。2.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和可用。六、檔案的鑒定（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、辯證分析、區(qū)別對(duì)待的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定方法1.定期鑒定。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.專項(xiàng)鑒定。對(duì)涉及重要事項(xiàng)、重大項(xiàng)目等的檔案，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)鑒定。3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.成立鑒定小組。由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。2.初步審查。鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行初步審查，確定需要鑒定的檔案范圍。3.詳細(xì)審查。鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。4.形成鑒定意見。鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，形成鑒定意見，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。5.審批存檔。公司/組織領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定意見進(jìn)行審批后，將鑒定結(jié)果存檔，并按照鑒定意見對(duì)檔案進(jìn)行處理。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面的內(nèi)容。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)記錄檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況。2.定期統(tǒng)計(jì)。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司/組織的決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案統(tǒng)計(jì)的方法和要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析和處理，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。八、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。2.借閱。對(duì)確需借閱檔案的利用者，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。3.復(fù)制。對(duì)利用者需要復(fù)制的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并收取相應(yīng)的費(fèi)用。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.利用者借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。4.利用者復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件一致。九、檔案的保密（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等的檔案。2.涉及個(gè)人隱私的檔案。（二）保密措施1.對(duì)保密檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密、限制訪問等措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露保密檔案的內(nèi)容。3.對(duì)涉及保密檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，確保保密檔案的安全