鑒定檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司鑒定檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的鑒定檔案室，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司員工和相關(guān)部門查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）鑒定檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，做好利用登記。7.做好檔案的安全防護(hù)工作，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等，確保檔案實(shí)體安全。8.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。9.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。10.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司檔案分類方案和歸檔要求，對(duì)本部門形成的各類文件材料進(jìn)行分類整理，定期向鑒定檔案室移交。3.在檔案形成過(guò)程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保文件材料的質(zhì)量，做到字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備。4.配合鑒定檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。5.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。6.接受鑒定檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極改進(jìn)本部門的檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料，均屬收集范圍。2.具體包括：上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括指示、通知、決定、批復(fù)等。公司對(duì)外發(fā)文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等。公司內(nèi)部形成的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝規(guī)程、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修等過(guò)程中形成的文件資料?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件材料。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案。員工人事檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱評(píng)定材料、獎(jiǎng)懲記錄等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性和原始性，不得擅自修改、涂抹或抽取。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。4.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和管理。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）檔案整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件目錄。將文件材料按照順序排列，裝訂成冊(cè)。編制全宗卷，記錄檔案整理過(guò)程和相關(guān)情況。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)、時(shí)間等進(jìn)行分類。對(duì)科研項(xiàng)目、工程建設(shè)項(xiàng)目等形成的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，建立項(xiàng)目檔案卷。編制項(xiàng)目檔案目錄，注明文件材料的題名、日期、來(lái)源等信息。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類。對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行裝訂、編號(hào)，填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案目錄。編制會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息。4.人事檔案整理按照個(gè)人進(jìn)行分類，將各類人事檔案材料進(jìn)行整理、排序。填寫(xiě)人事檔案目錄，注明材料名稱、日期、來(lái)源等信息。建立人事檔案卷，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔期限1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定整理立卷，裝訂成冊(cè)，在次年上半年移交鑒定檔案室保管。4.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，員工離職后，其人事檔案應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。（二）檔案歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.將檔案移交清單和檔案一并提交給鑒定檔案室，鑒定檔案室進(jìn)行驗(yàn)收。4.驗(yàn)收合格后，鑒定檔案室在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份。5.鑒定檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、上架，納入檔案管理系統(tǒng)。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管公司制定的具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的規(guī)章制度、重要會(huì)議紀(jì)要、年度總結(jié)等。涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等方面的文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于公司長(zhǎng)期執(zhí)行的文件。2.定期保管30年保管期限公司一般性的文件材料，如年度工作計(jì)劃、季度報(bào)表等。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的一般性技術(shù)文件、工藝規(guī)程等。員工人事檔案中的一般性材料。10年保管期限公司短期的臨時(shí)性文件，如會(huì)議通知、一般性函件等。一般性的財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。員工人事檔案中的短期考核材料等。（四）檔案保管要求1.鑒定檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。6.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鑒定檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。（二）檔案鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。（三）檔案鑒定方法1.定期鑒定每年對(duì)到期檔案進(jìn)行一次全面鑒定，確定檔案的存毀意見(jiàn)。鑒定工作小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，填寫(xiě)檔案鑒定表。2.隨時(shí)鑒定在檔案管理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案已失去保存價(jià)值或因其他原因需要提前鑒定的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定。對(duì)涉及公司重大事件、重要決策等具有特殊意義的檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限。（四）檔案銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清單應(yīng)作為檔案管理資料長(zhǎng)期保存，以備查考。六、檔案的查閱與利用（一）查閱利用范圍1.公司員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及與本人工作相關(guān)的檔案。2.公司內(nèi)部其他部門因工作需要，可查閱、借閱與工作相關(guān)的檔案。3.外部單位因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、查閱利用目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交鑒定檔案室審核。3.鑒定檔案室根據(jù)規(guī)定進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后發(fā)放檔案查閱借閱證。4.查閱、借閱人員憑查閱借閱證到鑒定檔案室查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.查閱、借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱利用要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)鑒定檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱、借閱人員對(duì)查閱、借閱的檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。4.鑒定檔案室應(yīng)做好檔案查閱、借閱登記工作，記錄查閱、借閱人員的姓名、部門、查閱利用時(shí)間、檔案名稱等信息，以便跟蹤管理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便公司員工和相關(guān)部門查閱利用檔案。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全與保密。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編目、標(biāo)注，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、日期、來(lái)源、保管期限等。支持批量錄入和導(dǎo)入功能，提高檔案錄入效率。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進(jìn)行檢索。支持模糊檢索和高級(jí)檢索功能，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理功能記錄檔案的借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程，實(shí)現(xiàn)借閱全過(guò)程的信息化管理。對(duì)逾期未歸還的檔案進(jìn)行提醒和催還。4.統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用