檔案保存規(guī)則制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)則制度。（二）適用范圍本規(guī)則制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、完整地記錄公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果，避免重要信息缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則檔案的整理、保管和分類應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。檔案管理中心設(shè)主任一名，負(fù)責(zé)檔案管理中心的整體工作；設(shè)檔案管理員若干名，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全公司/組織檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)制定公司/組織檔案工作的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司/組織各部門的檔案工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。5.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目和裝訂，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。7.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。8.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。9.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。10.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門、同級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)以及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、決議、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案包括公司/組織在市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購(gòu)、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料等。3.項(xiàng)目管理類檔案包括公司/組織承擔(dān)的各類項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目文檔、項(xiàng)目成果等。4.基本建設(shè)類檔案包括公司/組織的基本建設(shè)項(xiàng)目在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖、竣工圖、工程決算等。5.會(huì)計(jì)檔案包括公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.聲像檔案包括公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像、光盤等聲像資料。7.電子檔案包括公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站信息等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)收集和完整。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理，向檔案管理部門移交。3.對(duì)于重要的會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目等，檔案形成部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)，將相關(guān)檔案資料整理齊全并移交檔案管理部門。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案的整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，采用“件”裝盒的方式進(jìn)行整理。每份文件作為一件，按件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂。2.科技檔案的整理按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，采用卷、冊(cè)、盒等方式進(jìn)行整理。每個(gè)項(xiàng)目的檔案應(yīng)單獨(dú)整理，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案的整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別進(jìn)行分類，采用卷、冊(cè)等方式進(jìn)行整理。每個(gè)會(huì)計(jì)年度的檔案應(yīng)單獨(dú)整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案的整理按照載體形式、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，采用冊(cè)、盒等方式進(jìn)行整理。每份聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息，并編制聲像檔案目錄。5.電子檔案的整理按照文件類別、時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類，采用文件夾、數(shù)據(jù)庫(kù)等方式進(jìn)行整理。每個(gè)電子文件應(yīng)注明文件名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并編制電子檔案目錄。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步的整理和編目，編制檔案目錄清單。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行歸檔，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，并建立相應(yīng)的檔案索引。3.歸檔的檔案應(yīng)做到齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和可用。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。主要包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案等。3.短期保管的檔案凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為1年至15年。主要包括公司/組織的臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)等。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。6.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。查閱涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需與公司/組織簽訂保密協(xié)議。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，檔案管理人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。2.檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，不得用于非法目的。3.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。4.對(duì)于利用檔案過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。2.全面審查原則鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.準(zhǔn)確判定原則鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限和價(jià)值，避免誤判。（二）鑒定組織檔案管理部門成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定和銷毀工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應(yīng)直接審查檔案的內(nèi)容，判斷檔案的價(jià)值，避免只根據(jù)檔案的題名、目錄等進(jìn)行間接判斷。2.比較分析法將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。3.效益評(píng)估法評(píng)估檔案對(duì)公司/組織的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等方面的貢獻(xiàn)，判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷