會議檔案制度一、總則（一）目的為加強公司會議檔案管理，確保會議檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮會議檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議形成的檔案管理，包括但不限于公司級會議、部門會議、專項工作會議等。（三）定義1.會議檔案：指公司在會議活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料，如會議通知、議程、報告、決議、記錄、紀要等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的會議文件材料按照規(guī)定的程序和要求移交檔案部門保存的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司會議檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：會議檔案應(yīng)如實反映會議內(nèi)容和過程，保證檔案信息的真實性和準確性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門和人員查詢、借閱和使用會議檔案，提高工作效率。二、會議檔案的形成與收集（一）會議文件材料的形成1.會議組織部門應(yīng)明確會議文件材料的形成責任，確保會議文件材料的及時、準確生成。2.會議文件材料應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：會議通知：明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等信息。會議議程：詳細列出會議討論的各項議題及順序。會議報告：參會人員提交的與會議主題相關(guān)的工作報告、專題報告等。會議發(fā)言材料：參會人員在會議上的發(fā)言提綱、發(fā)言稿等。會議記錄：對會議討論內(nèi)容、決議等進行詳細記錄，包括會議時間、地點、主持人、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等。會議紀要：對會議主要內(nèi)容、決議等進行概括總結(jié)，具有指導(dǎo)性和備查性。會議決議執(zhí)行情況報告：對會議決議執(zhí)行情況進行跟蹤、總結(jié)形成的報告。（二）會議文件材料的收集1.會議組織部門負責會議文件材料的收集工作，在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將會議形成的文件材料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的會議文件材料應(yīng)確保完整，包括紙質(zhì)文件、電子文件等各種形式。對于重要會議，應(yīng)同時收集會議錄音、錄像等資料。3.會議組織部門應(yīng)填寫《會議文件材料收集清單》，詳細記錄文件材料的名稱、數(shù)量、形成時間、來源等信息，并與收集的文件材料一并移交檔案管理部門。三、會議檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照會議的性質(zhì)、內(nèi)容等進行分類，如公司級會議檔案、部門級會議檔案、專項工作會議檔案等。2.編號：對每一類會議檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號格式為：[會議類別代碼][年份][順序號]，例如：GL2023001，表示公司級會議檔案，2023年形成的第1份檔案。3.裝訂：對紙質(zhì)會議文件材料進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制會議檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查閱和檢索。（三）電子文件整理1.電子會議文件應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行命名和存儲，確保文件名與紙質(zhì)文件題名一致，便于查找和對應(yīng)。2.建立電子文件索引目錄，詳細記錄電子文件的存儲路徑、文件名、文件格式、日期等信息，方便快速檢索。3.定期對電子會議文件進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。四、會議檔案的歸檔（一）歸檔時間會議文件材料整理完畢后，應(yīng)及時歸檔。一般情況下，年度內(nèi)形成的會議檔案應(yīng)在次年的[X]月底前完成歸檔工作。對于重要會議或緊急會議形成的檔案，應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.會議組織部門將整理好的會議文件材料及《會議文件材料收集清單》一并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的會議檔案進行核對、檢查，確認檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量符合要求后，辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的會議檔案按照編號順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案庫。五、會議檔案的保管（一）保管期限1.會議檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求確定，分為永久、長期和短期三種。永久保管的會議檔案：涉及公司重大決策、重要人事任免、重大項目建設(shè)、重要經(jīng)濟合同等具有長遠歷史價值和現(xiàn)實意義的文件材料。長期保管的會議檔案：保管期限為[X]年，主要包括公司年度工作會議、重要業(yè)務(wù)會議等形成的文件材料。短期保管的會議檔案：保管期限為[X]年，一般為一般性會議形成的文件材料。2.具體會議檔案的保管期限由檔案管理部門會同會議組織部門根據(jù)實際情況確定，并在檔案目錄中注明。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)提供專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.根據(jù)會議檔案的載體形式，采取相應(yīng)的保管措施。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在檔案柜中，避免直接接觸地面和墻壁；對于電子檔案，應(yīng)定期進行維護和檢查，確保存儲設(shè)備的正常運行。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對會議檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況完好。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并向上級主管部門報告。六、會議檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息的安全。2.本著方便利用、提高效率的原則，為公司各項工作提供及時、準確的檔案服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部各部門和人員因工作需要查閱會議檔案時，應(yīng)填寫《會議檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱會議檔案時，借閱人應(yīng)填寫《會議檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制會議檔案的，申請人應(yīng)填寫《會議檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對會議檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、復(fù)制內(nèi)容等信息，以便于統(tǒng)計和查詢。七、會議檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的會議檔案進行鑒定，確保檔案的留存價值與保管成本相匹配。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、嚴格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、會議組織部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的會議檔案鑒定小組，負責對保管期滿的會議檔案進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容鑒定小組應(yīng)從檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、文件內(nèi)容的完整性等方面進行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的會議檔案，由檔案管理部門編制《會議檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《會議檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方