飯店檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)飯店檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在飯店經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于飯店各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指飯店在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：飯店檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映飯店經(jīng)營管理活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集飯店在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及飯店機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善飯店檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理飯店各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，報(bào)飯店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.指導(dǎo)各部門檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。（二）各部門檔案管理員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：飯店行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。2.經(jīng)營管理類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。3.餐飲服務(wù)類：菜單、食譜、食品原材料采購記錄、餐飲服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范等。4.客房服務(wù)類：客房預(yù)訂記錄、入住登記單、客房清潔記錄、賓客意見反饋等。5.工程維修類：設(shè)備設(shè)施檔案、維修記錄、工程圖紙、技術(shù)資料等。6.安全保衛(wèi)類：安全管理制度、消防檔案、治安記錄、監(jiān)控視頻等。7.其他類：飯店榮譽(yù)證書、照片、錄像、錄音等具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類檔案資料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，一套紙質(zhì)檔案，一套電子檔案。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意保持文件資料的原始面貌，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、餐飲服務(wù)類、客房服務(wù)類、工程維修類、安全保衛(wèi)類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用年度類別順序號(hào)的形式，如“2023行政管理001”。3.排列：按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間先后順序排列。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映飯店主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)飯店有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映飯店一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)飯店工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映飯店一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)飯店工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。檔案存放應(yīng)整齊有序，不得隨意堆放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可讀性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查檔案內(nèi)容、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值、嚴(yán)格掌握銷毀標(biāo)準(zhǔn)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由飯店領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.分析比較法：通過對(duì)同類檔案的分析比較，確定檔案的保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面，評(píng)估檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)飯店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍飯店內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱飯店檔案的，須經(jīng)飯店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.飯店內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)提前向飯店綜合檔案室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，并提供有效身份證明。經(jīng)飯店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到綜合檔案室查閱。3.綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的、歸還日期等。（三）借閱范圍飯店內(nèi)部員工因工作需要，確需借閱檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意。外部單位或個(gè)人一般不得借閱飯店檔案，特殊情況需借閱的，須經(jīng)飯店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.飯店內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)提前向飯店綜合檔案室提交借閱申請(qǐng)函，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，并提供有效身份證明。經(jīng)飯店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)向綜合檔案室工作人員領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記簿》上簽字。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向綜合檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完整無損，經(jīng)綜合檔案室工作人員核對(duì)無誤后，辦理歸還手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實(shí)、報(bào)送及時(shí)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)一式兩份，一份留存綜合檔案室，一份報(bào)送飯店領(lǐng)導(dǎo)。（二）移交工作1.飯店各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、移