企業(yè)檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的檔案安全相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和應(yīng)對(duì)各類安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案不受損壞、丟失或泄露。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。3.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，建立健全安全防范機(jī)制，做到防患于未然。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反檔案安全制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行安全監(jiān)督和檢查。3.組織開(kāi)展檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的安全意識(shí)和技能。4.負(fù)責(zé)檔案安全設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保應(yīng)急處置工作的有效性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，并確保檔案的安全。2.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案安全檢查和整改工作。3.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高員工的安全意識(shí)。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全制度，愛(ài)護(hù)檔案及相關(guān)設(shè)施設(shè)備。2.妥善保管個(gè)人使用的檔案，防止丟失、損壞或泄露。3.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱、查閱等手續(xù)，確保檔案安全。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并積極配合采取措施進(jìn)行處理。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.對(duì)重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集方式，確保其安全。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意裁剪、折疊或損壞檔案。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的命名和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。四、檔案保管安全（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，不得隨意堆放。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.對(duì)特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)采取特殊的保管措施，確保其安全。（三）檔案盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與賬目相符。2.盤點(diǎn)過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，并形成盤點(diǎn)報(bào)告。五、檔案利用安全（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用過(guò)程的安全。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和歸還日期，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。4.檔案利用過(guò)程中，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用過(guò)程符合規(guī)定。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告有關(guān)部門。六、檔案信息安全（一）信息保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息保密的法律法規(guī)，對(duì)檔案信息進(jìn)行保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人管理等措施，防止信息泄露。（二）信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對(duì)信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)篡改。（三）信息備份與恢復(fù)1.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定信息恢復(fù)預(yù)案，確保在信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。七、檔案安全檢查與整改（一）檢查計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式和檢查時(shí)間。2.檢查計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）檢查內(nèi)容1.檔案安全制度的執(zhí)行情況。2.檔案保管場(chǎng)所的安全狀況。3.檔案存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行情況。4.檔案利用過(guò)程的合規(guī)性。5.檔案信息系統(tǒng)安全情況。（三）整改措施1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施，并定期進(jìn)行修訂和完善。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)包括火災(zāi)應(yīng)急演練、水災(zāi)應(yīng)急演練、信息系統(tǒng)故障應(yīng)急演練等。（三）應(yīng)急處置1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，防止事故擴(kuò)大。2.及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.對(duì)事故原因進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。九、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象和培訓(xùn)時(shí)間。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程。3.檔案安全意識(shí)和技能培訓(xùn)。（三）培訓(xùn)方式