華為檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華為公司總部及各分支機構(gòu)、子公司等所有部門和員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、電子郵件、音頻視頻資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動，確保檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和遠程查詢利用。4.對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案管理培訓(xùn)和考核。5.負責(zé)公司檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全保管和合理利用。6.參與公司重大項目、重要活動的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門檔案管理員各部門應(yīng)指定專人擔(dān)任檔案管理員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負責(zé)本部門日常文件材料的收集、分類和初步整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。3.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、借閱登記等。4.負責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)管理、人力資源管理等各項活動中形成的文件材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。3.公司內(nèi)部會議記錄、工作報告、統(tǒng)計報表等文件。4.公司員工的個人檔案（包括入職檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、獎懲檔案等）。5.公司產(chǎn)品研發(fā)過程中的技術(shù)文檔、圖紙、測試報告等。6.公司各類活動的照片、視頻、音頻等資料。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確地收集齊全。2.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時收集，并確保原件的完整性。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，確保文件的可讀性和可追溯性。4.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照文件材料的類別、時間、來源等因素進行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件應(yīng)按照重要程度、時間順序等進行排列，確保文件的系統(tǒng)性。（四）整理方法1.分類：公司檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、技術(shù)研發(fā)類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、企業(yè)文化類等幾大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)具有唯一性，且能反映檔案的類別、年度、順序等信息。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架或檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性?！度A為檔案制度》文檔續(xù)（四）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）檔案清查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，確保檔案的數(shù)量與目錄一致，檔案的保管狀況良好。清查工作每年至少進行一次。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可到公司檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并協(xié)助查閱人員查找所需檔案。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。（三）利用審批1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，由所在部門負責(zé)人審批。涉及重要檔案或機密檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請，說明查閱目的、范圍和時間等信息。公司檔案管理部門對申請進行審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準后，外部單位查閱人員應(yīng)在公司檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶離公司。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)等人員組成。檔案鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。具體鑒定標(biāo)準如下：1.已超過保管期限，且在今后工作中無查考利用價值的檔案，可予以銷毀。2.雖未超過保管期限，但已失去保存價值或已被新的檔案所替代的檔案，可予以銷毀。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行保管，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：支持多種格式的電子文件錄入，并能自動提取文件的元數(shù)據(jù)信息，如題名、日期、作者等。2.檔案分類管理：按照公司檔案分類標(biāo)準，對電子檔案進行分類管理，方便查找和利用。3.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進行檢索，快速定位所需檔案。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.備份與恢復(fù)：定期對電子檔案進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。6.統(tǒng)計分析：對檔案的利用情況、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）電子文件管理1.公司各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將電子文件上傳至檔案信息化管理系統(tǒng)。上傳的電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)準確。2.在電子文件的形成、辦理過程中，應(yīng)嚴格按照公司電子文件管理規(guī)定進行操作，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。3.檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和可訪問性。八、檔案保密管理（一）保密制度1.公司制定檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)、范圍、措施等內(nèi)容，確保檔案信息的安全。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。（二）保密教育1.公司定期組織員工進行檔案保密教育，提高員工的保密意識和責(zé)任感。保密教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案保密知識等。2.新員工入職時，應(yīng)進行檔案保密培訓(xùn)，使其了解公司檔案保密工作的要求和規(guī)定。（三）保密措施1.對檔案庫房、檔案管理辦公室等場所進行安全防護，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。2.對涉及保密檔案的計算機、存儲設(shè)備等進行加密處理，