檔案三全一制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本檔案三全一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則公司檔案工作實行統(tǒng)一領導，由綜合管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門按照職責分工，負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.全面覆蓋原則涵蓋公司各類業(yè)務活動中形成的各種載體形式的檔案，包括紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等，確保檔案的全面性和完整性。3.全程管理原則對檔案從形成到銷毀或永久保存的全過程進行有效管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、利用、統(tǒng)計、移交等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學化。4.安全保密原則確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案采取特殊的保密措施。二、檔案管理職責分工（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導各部門檔案工作。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作。4.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供服務。6.負責公司檔案工作的對外交流與合作，組織檔案工作人員的業(yè)務培訓。（二）各部門職責1.負責本部門檔案工作的組織領導，指定專人負責檔案管理工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，負責收集、整理、保管本部門在業(yè)務活動中形成的各類檔案，并定期向綜合管理部門移交。3.積極配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，提供檔案利用所需的相關資料。4.對本部門檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，履行檔案管理職責。2.負責檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。對電子檔案，要做好數(shù)據(jù)備份和安全維護工作。3.嚴格遵守檔案保管制度，妥善保管檔案，防止檔案的損壞、丟失和泄密。定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務。按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復制等手續(xù)，做好利用登記工作。5.參與檔案的鑒定工作，提出檔案保管期限的初步意見。對已到保管期限的檔案，按照規(guī)定進行整理和移交。6.負責檔案統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.做好檔案管理的其他相關工作任務，完成領導交辦的臨時性工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、驗資報告、審計報告、評估報告等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、決議、紀要等。3.公司各類業(yè)務活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、項目計劃、可行性研究報告、招投標文件、業(yè)務往來信函、財務報表、審計報告、稅務資料等。4.公司行政管理工作中形成的文件材料，如行政公文、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度、人事檔案、勞動工資報表、教育培訓記錄等。5.公司生產(chǎn)經(jīng)營管理中形成的文件材料，如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質量控制文件、設備檔案、物資采購合同、銷售合同等。6.公司科研開發(fā)工作中形成的文件材料，如科研項目立項報告、研究方案、實驗記錄、研究成果報告、專利申請文件等。7.公司基本建設項目中形成的文件材料，如項目建議書、可行性研究報告、初步設計、施工圖設計、工程預算、工程決算、竣工驗收報告等。8.公司外事活動中形成的文件材料，如出國考察報告、接待外賓記錄、合作協(xié)議等。9.公司聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等，記錄公司重要活動、會議、工程建設、產(chǎn)品研發(fā)等方面的情況。10.公司電子檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件、電子報表等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門在業(yè)務活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照一定的分類標準進行整理。3.對收集到的文件材料，應進行認真核對，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。4.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。同時，要做好電子文件的備份工作。5.聲像檔案應及時整理，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行妥善保管。（三）收集時間1.日常業(yè)務活動中形成的文件材料，應在業(yè)務活動結束后及時收集整理，確保檔案的時效性。2.年度終了后，各部門應在次年一季度內(nèi)將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部門。3.公司重大活動、項目結束后，相關部門應在活動或項目結束后一個月內(nèi)將形成的檔案收集整理完畢，并移交綜合管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.區(qū)分不同價值，便于檔案的鑒定和管理。3.便于計算機管理，提高檔案管理的信息化水平。（二）整理方法1.紙質檔案整理分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等。編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應準確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。裝訂：對紙質文件進行裝訂，確保文件的整齊、牢固，便于保管和查閱。2.電子檔案整理分類：按照紙質檔案的分類方法進行分類，建立電子檔案分類目錄。命名：電子文件的命名應簡潔明了，反映文件的主題和內(nèi)容，便于查找和識別，并遵循一定的命名規(guī)則。存儲：電子文件應存儲在安全可靠的存儲介質上，并進行備份。存儲介質應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。更新：電子文件應及時進行更新，確保文件內(nèi)容的準確性和時效性。同時，要做好電子文件的版本管理，保留不同版本的文件。3.聲像檔案整理分類：按照聲像檔案的內(nèi)容和形式進行分類，如照片檔案可分為會議照片、工程照片、活動照片等；錄音錄像檔案可分為會議錄音錄像、講座錄音錄像、活動錄音錄像等。編號：對每一類聲像檔案進行編號，編號應與紙質檔案或電子檔案相對應，便于查找和利用。編目：編制聲像檔案目錄，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行簡要說明。存儲：聲像檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。存儲設備應具備良好的兼容性和穩(wěn)定性，確保聲像檔案的質量和可讀性。（三）整理要求1.檔案整理應做到分類科學、編號規(guī)范、編目準確、裝訂整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.整理過程中應注意保護檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案。對破損、褪色的檔案應進行修復或復制。同時，要做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。3.電子檔案整理應符合國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。同時，要建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案整理應注重內(nèi)容的準確性和完整性，確保聲像檔案能夠真實反映公司的各項活動和發(fā)展歷程。同時，要做好聲像檔案的數(shù)字化處理工作，便于長期保存和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護，確保設施設備的正常運行。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準要求，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，要建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放架位、層號、案卷號等信息。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行分類存儲。同時，要建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。3.聲像檔案應按照分類編號順序存放在專用的存儲設備或檔案盒中，并進行標識。同時，要建立聲像檔案目錄索引，便于查找和利用。（三）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。2.各部門應按照檔案保管期限的劃分標準，對本部門形成的檔案進行初步鑒定，并在檔案移交時注明保管期限。綜合管理部門在接收檔案后，應進行復查，確保檔案保管期限的準確劃分。（四）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等。2.對破損、褪色、變質的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。同時，要做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。3.電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。同時，要定期對電子檔案進行維護和更新，確保電子檔案的正常運行和數(shù)據(jù)安全。4.聲像檔案應定期進行檢查和維護，確保聲像檔案的質量和可讀性。同時，要做好聲像檔案的數(shù)字化處理工作，便于長期保存和利用。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關部門的檔案。2.公司員工因個人需要，可查閱本人的人事檔案、工資檔案等。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司領導批準，可查閱、借閱公司相關檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理人員的陪同下，在檔案查閱室查閱檔案。查閱時，應遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案。2.借閱：檔案利用者因工作需要，可辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案借出使用。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，并應按時歸還。借閱期間，檔案利用者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.復制：檔案利用者因工作需要，可申請復制檔案。復制檔案應經(jīng)檔案管理人員審核，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，與原件具有同等效力。（三）利用程序1.申請：檔案利用者應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用方式等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字同意。2.審核：檔案管理人員對檔案利用申請表進行審核，根據(jù)檔案利用范圍和審批權限，報相關領導審批。3.查閱：經(jīng)批準后，檔案利用者可按照規(guī)定的時間和地點查閱、借閱或復制檔案。檔案管理人員應做好利用登記工作，記錄利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容等信息。4.歸還：檔案利用者借閱檔案期滿后，應按時歸還檔案。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究相關人員的責任。（四）利用要求1.檔案利用者應嚴格遵守檔案利用制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案。2.檔案利用者不得將檔案轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。3.檔案管理人員應積極為檔案利用者提供服務，及時準確地提供檔案信息。同時，要做好檔案利用登記工作，對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.涉及公司機密的檔案，應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行管理和利用，防止檔案信息泄露。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，結合公司實際情況，對檔案的價值進行全面、客觀、準確的評估。鑒定標準主要包括檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面，具體如下：1.反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.反映公司一般工作活動，但在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。3.反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。4.已失去保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組按照檔案鑒定標準，對公司保管期滿的檔案進行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。2.檔案管理人員根據(jù)鑒定意見，編制檔案鑒定清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、卷號、鑒定