電子檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本規(guī)范制度適用于公司各部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的管理。（三）定義1.電子檔案：指公司在履行職能過(guò)程中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的信息記錄。2.電子檔案管理：指對(duì)電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的管理活動(dòng)。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：確保電子檔案內(nèi)容真實(shí)反映公司工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造電子檔案。2.完整性原則：保證電子檔案的內(nèi)容、背景信息及元數(shù)據(jù)等完整無(wú)缺，不遺漏重要信息。3.可用性原則：電子檔案應(yīng)便于檢索、查詢(xún)和利用，滿(mǎn)足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲(chǔ)安全，防止電子檔案被非法訪(fǎng)問(wèn)、篡改、丟失或損壞。二、電子檔案的形成與收集（一）電子檔案的形成1.公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行整理和規(guī)范，確保其符合電子檔案的格式要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.電子文件的形成應(yīng)遵循公司現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，保證電子文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.在電子文件形成過(guò)程中，應(yīng)明確文件的責(zé)任者，確保文件的真實(shí)性和可追溯性。（二）電子檔案的收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子檔案的收集工作，定期對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行收集、整理和分類(lèi)。2.收集的電子檔案應(yīng)包括文件的正文、附件、相關(guān)的元數(shù)據(jù)等，確保電子檔案的完整性。3.對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，防止文件丟失或損壞。4.收集的電子檔案應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，便于后續(xù)的存儲(chǔ)和管理。三、電子檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行整理，分類(lèi)應(yīng)科學(xué)合理，便于檢索和利用。2.對(duì)電子檔案的正文、附件、元數(shù)據(jù)等應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一整理，確保相互關(guān)聯(lián)的文件能夠集中存放。3.電子檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，形成清晰的分類(lèi)體系。（二）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的電子檔案向公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.歸檔的電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案管理部門(mén)在接收歸檔的電子檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。4.歸檔的電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于快速檢索和查詢(xún)。四、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，如磁帶、磁盤(pán)陣列、光盤(pán)等，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行更換和更新，確保存儲(chǔ)設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的環(huán)境中，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。（二）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，分為永久、定期兩種。2.定期保管的電子檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行處理。（三）安全管理1.建立電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全監(jiān)控。2.對(duì)電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)和使用電子檔案。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒檢測(cè)和殺毒處理，防止病毒感染和數(shù)據(jù)破壞。4.制定電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進(jìn)行檢索。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確的檢索功能，能夠滿(mǎn)足公司對(duì)電子檔案信息的快速查詢(xún)需求。3.定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用服務(wù)1.公司員工因工作需要可向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)查閱和利用電子檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供服務(wù)。2.查閱電子檔案應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，辦理查閱手續(xù)，不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展電子檔案的編研工作，為公司提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。六、電子檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、價(jià)值判定、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期組織對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。2.鑒定小組對(duì)電子檔案進(jìn)行逐份審查，確定檔案的價(jià)值和保管期限。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄和整理，形成鑒定報(bào)告。（三）銷(xiāo)毀處理1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀電子檔案應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，經(jīng)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀操作。3.銷(xiāo)毀電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，以備查考。七、電子檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立電子檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)電子檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司電子檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本規(guī)范制度的要求。2.電子檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、人員配備、設(shè)備設(shè)施等情況。3.電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施的落實(shí)情況。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將電子檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)電子檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)