醫(yī)院檔案存儲制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于醫(yī)院各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、存儲及利用等過程中的管理活動。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門以及涉及醫(yī)院業(yè)務(wù)的所有相關(guān)人員所產(chǎn)生的各類檔案，包括但不限于醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、科研教學檔案等。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準制定。（四）定義1.醫(yī)院檔案：是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學、科研、管理等各項活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案存儲：是指對醫(yī)院檔案進行科學分類、整理、編目后，選擇適宜的存儲方式和環(huán)境，確保檔案安全保管并便于查詢利用的過程。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善醫(yī)院檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院各類檔案，包括檔案的收集、整理、鑒定、編目、存儲、檢索、利用和統(tǒng)計等工作。3.定期對醫(yī)院檔案進行清查、核對，確保檔案的完整與安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時保管工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照醫(yī)院檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、利用等工作，提供必要的檔案信息和相關(guān)資料。4.對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓，提高員工的檔案意識。（三）檔案形成人員職責1.各崗位工作人員在工作過程中應(yīng)及時將形成的各類文件材料進行整理、分類，確保文件材料的真實、準確、完整。2.按照醫(yī)院檔案管理制度的要求，將整理好的文件材料定期移交至本部門兼職檔案員處。3.在檔案利用過程中，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、手術(shù)記錄、護理記錄、醫(yī)療統(tǒng)計報表等。2.行政管理檔案：包括醫(yī)院行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議、招投標文件等。3.人事檔案：包括員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、培訓、職稱評審等相關(guān)材料。4.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料等。5.科研教學檔案：包括科研項目申報書、研究成果報告、教學計劃、教案、學生成績等。6.其他檔案：包括醫(yī)院基建檔案、設(shè)備檔案、宣傳資料、聲像檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成人員應(yīng)在文件材料形成后及時進行整理，并按照規(guī)定的時間和要求移交至本部門兼職檔案員處。3.對于重要的、具有長期保存價值的檔案，應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式同時收集，并確保兩種形式的檔案內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別進行分類，采用年度保管期限機構(gòu)（問題）的分類方法進行整理；電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案分類：按照檔案類別分為醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、科研教學檔案等大類，再根據(jù)檔案內(nèi)容進行二級分類。組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則進行組卷，如病歷檔案按照患者姓名、住院號等進行組卷；行政文件按照文件主題、時間順序等進行組卷。排列：組卷后的檔案按照一定的順序進行排列，如病歷檔案按照住院時間先后順序排列；行政文件按照發(fā)文時間先后順序排列。編號：對每卷檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、卷內(nèi)文件目錄、備考表等，目錄應(yīng)清晰、準確、完整。2.電子檔案分類：按照檔案類別分為醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、科研教學檔案等大類，再根據(jù)檔案內(nèi)容進行二級分類。命名：電子文件的命名應(yīng)遵循唯一性、規(guī)范性和可讀性原則，便于識別和管理。存儲：電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類存儲。同時，應(yīng)定期進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。編目：建立電子檔案索引目錄，包括文件題名、文號、日期、存儲位置等信息，便于查詢和利用。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理規(guī)定，對檔案進行科學鑒定，準確判定檔案的保存價值。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準確性。（二）鑒定組織成立醫(yī)院檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對醫(yī)院檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案的內(nèi)容，判斷其保存價值。2.分析比較法：通過對同類檔案的分析比較，確定檔案的保存價值。3.效益評估法：評估檔案對醫(yī)院工作、科研、教學等方面的利用效益，確定檔案的保存價值。（四）鑒定標準1.永久保存：凡是反映醫(yī)院主要職能活動和基本歷史面貌的，對醫(yī)院工作、科研、教學等具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保存。2.長期保存：凡是在較長時間內(nèi)對醫(yī)院工作、科研、教學等具有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保存。3.短期保存：凡是在較短時間內(nèi)對醫(yī)院工作具有參考價值的檔案，應(yīng)短期保存。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的題名、文號、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、檔案的存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案柜、檔案架等方式進行存儲，檔案柜應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.電子檔案：采用服務(wù)器存儲、磁盤陣列存儲、磁帶存儲等方式進行存儲，并建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境1.溫度：檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫度和濕度應(yīng)定期進行監(jiān)測和記錄。2.通風：檔案庫房應(yīng)具備良好的通風條件，保持空氣清新，防止有害氣體對檔案的侵蝕。3.防火：檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。同時，應(yīng)制定防火應(yīng)急預案，確保在火災(zāi)發(fā)生時能夠及時有效地進行撲救。4.防潮：檔案庫房應(yīng)采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、鋪設(shè)防潮地面等，防止檔案受潮發(fā)霉。5.防蟲：檔案庫房應(yīng)采取防蟲措施，如放置防蟲藥品、定期進行清潔消毒等，防止檔案被蟲蛀。6.防盜：檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。同時，應(yīng)加強對檔案庫房的管理，嚴格限制無關(guān)人員進入。（三）存儲標識1.對檔案存儲區(qū)域進行標識，明確檔案類別、保管期限、存放位置等信息，并設(shè)置明顯的指示牌，便于查找和管理。2.對每卷（件）檔案進行標識，標明檔案的題名、編號、保管期限等信息，確保檔案標識清晰、準確。（四）存儲安全管理1.建立檔案存儲安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案存儲區(qū)域的安全管理。2.定期對檔案存儲設(shè)備和環(huán)境進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，環(huán)境符合要求。3.加強對檔案存儲區(qū)域的安全防范，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被篡改或丟失。4.制定檔案存儲安全應(yīng)急預案，定期進行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時有效地進行處理。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引、電子檔案索引數(shù)據(jù)庫等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。2.檔案目錄索引應(yīng)包括檔案題名、編號、日期、保管期限、存放位置等信息，電子檔案索引數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備全文檢索、分類檢索、模糊檢索等功能。（二）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理規(guī)定，確保檔案利用的合法性和安全性。2.堅持“方便利用、服務(wù)臨床、促進發(fā)展”的原則，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研、管理等工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。3.對涉及醫(yī)院機密、患者隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用，防止信息泄露。（三）利用方式1.查閱：醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好借閱記錄。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。3.復制：醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要復制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行復制，并做好復制記錄。復制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。4.出具證明：醫(yī)院因?qū)ν馓峁┓?wù)、辦理業(yè)務(wù)等需要出具檔案證明的，應(yīng)由檔案管理部門按照規(guī)定進行審核，并出具檔