檔案集中制度與總則目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案集中制度。適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的集中管理。基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有效支持。檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案安全保管制度，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，保障檔案的安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案利用工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。7.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織整體檔案管理水平。檔案的收集與整理檔案收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋市場(chǎng)調(diào)研資料、銷售合同、采購(gòu)合同、客戶資料、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.人事管理類：包含員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利資料等。4.技術(shù)研發(fā)類：涉及研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利資料、技術(shù)圖紙等。5.其他類：如公司/組織的榮譽(yù)證書、宣傳資料、對(duì)外交流合作文件等。檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照不同類別和年度進(jìn)行整理。3.收集的檔案應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明原件保存處，并加蓋提供部門印章。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為一級(jí)類目、二級(jí)類目等，具體分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司/組織實(shí)際情況確定。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，便于檔案的標(biāo)識(shí)和查詢。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與檔案實(shí)際情況一致。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免對(duì)檔案內(nèi)容造成損壞。檔案的保管檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保持庫(kù)房整潔、有序。檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)按照分類和編號(hào)順序排列存放，采用密集架或檔案柜進(jìn)行存儲(chǔ)。密集架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤或服務(wù)器硬盤等，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后進(jìn)行分類保存，錄音、錄像應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件并標(biāo)注相關(guān)信息。檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管檔案：主要包括公司/組織的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大項(xiàng)目文檔、產(chǎn)權(quán)證書等，這些檔案具有長(zhǎng)期保存價(jià)值，需永久保管。3.長(zhǎng)期保管檔案：一般為10年至50年，如一般性業(yè)務(wù)合同、員工晉升記錄、重要會(huì)議記錄等，在規(guī)定期限內(nèi)具有參考價(jià)值，需長(zhǎng)期保管。4.短期保管檔案：通常為1年至10年，如一般性文件、臨時(shí)性通知等，保管期滿后可根據(jù)情況進(jìn)行鑒定和銷毀。檔案保管期限的鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行保管期限鑒定，一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價(jià)值等因素，綜合判斷檔案的保管期限是否合理，對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。4.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。檔案的利用檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部單位因合法事由需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。檔案查閱與借閱流程1.查閱流程查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行審核，并簽署意見。申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員將檔案歸還原位。2.借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行嚴(yán)格審核，并簽署意見。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性等因素進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或保管期限較短的檔案，應(yīng)謹(jǐn)慎審批。申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的檔案，進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并在檔案上加蓋“借閱專用章”。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)印、摘錄檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。檔案利用的監(jiān)督與管理1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人/借閱人姓名、部門、查閱/借閱時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程的監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)查閱人/借閱人違反檔案利用規(guī)定，應(yīng)及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施，如收回檔案、取消借閱資格等。4.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定工作組織1.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及公司/組織內(nèi)部的專業(yè)技術(shù)人員組成。2.鑒定小組應(yīng)具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，熟悉公司/組織各項(xiàng)工作流程，能夠準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容是否反映公司/組織重要工作活動(dòng)，是否具有歷史查考價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和憑證價(jià)值。2.文件來源標(biāo)準(zhǔn)：檔案的形成部門、時(shí)間、作者等因素是否具有代表性，是否對(duì)研究公司/組織發(fā)展歷程具有重要意義。3.文件形式標(biāo)準(zhǔn)：檔案的載體形式、保存狀況等是否符合檔案管理要求，是否具有保存價(jià)值。檔案銷毀程序1.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行全面審查后，提出檔案銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。公司/組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)鑒定小組的意見，對(duì)檔案銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署同意或不同意銷毀的意見。3.檔案銷毀申請(qǐng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷