法院檔案總制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范法院檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，為法院的審判工作、司法管理以及歷史研究提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于案件卷宗、文書檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法院檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映法院工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率，滿足法院工作和社會公眾的合理需求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本院設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全院檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院實際情況，制定和修訂檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集、整理、歸檔負(fù)責(zé)接收本院各部門移交的檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目和裝訂，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案的保管和維護(hù)建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。4.檔案的查閱和利用服務(wù)為本院工作人員和社會公眾提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，做好登記和記錄工作。5.檔案的鑒定和銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序確定檔案的存毀期限，對已到銷毀期限的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理的效率和水平。7.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本院工作人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力，對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.案件卷宗類包括各類刑事、民事、行政案件的卷宗，按照案件性質(zhì)、審判程序等進(jìn)行分類。2.文書檔案類分為黨群工作、行政管理、審判業(yè)務(wù)等類別，按照文件的來源、內(nèi)容和時間順序進(jìn)行排列。3.聲像檔案類包括照片、錄音、錄像等資料，按照形成時間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。4.電子檔案類以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，按照電子文件的類別、存儲位置等進(jìn)行分類。（二）檔案編號1.編號規(guī)則檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號由檔案類別代碼、年度代碼、流水號等部分組成。2.具體示例例如，案件卷宗類檔案編號為“AJ20XX0001”，其中“AJ”表示案件卷宗類，“20XX”表示年度，“0001”表示該年度此類檔案的流水號。文書檔案類編號為“WS20XX0001”，聲像檔案類編號為“SX20XX0001”，電子檔案類編號為“DZ20XX0001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)及時將在工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，包括但不限于判決書、裁定書、調(diào)解書、庭審筆錄、各類公文、會議記錄、統(tǒng)計報表、照片、錄音、錄像等。2.收集要求文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張質(zhì)量符合檔案保存要求。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期將收集的檔案移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值進(jìn)行整理。2.整理方法按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。文書檔案應(yīng)按照文件的發(fā)文時間、文號、標(biāo)題等要素進(jìn)行排列，聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物等信息，電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄和格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.案件卷宗類案件審結(jié)后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將案件卷宗整理歸檔，一般應(yīng)在案件生效后[X]個月內(nèi)完成歸檔工作。2.文書檔案類各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文書檔案整理歸檔。3.聲像檔案類聲像資料形成后，應(yīng)及時整理并在[X]個月內(nèi)歸檔。4.電子檔案類電子文件應(yīng)實時或定期進(jìn)行歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。（二）移交手續(xù)各部門在檔案歸檔后，應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案管理部門。雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，注明移交檔案的類別、數(shù)量、日期等信息。檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核對和登記，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲滅鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案柜、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保護(hù)措施1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的保管狀況，有無損壞、變質(zhì)等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。2.溫濕度控制庫房內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.防蟲防霉定期對檔案進(jìn)行防蟲防霉處理，可采用放置驅(qū)蟲藥、防霉劑等方式，防止檔案受到蟲害和霉菌侵害。4.防火防盜加強(qiáng)庫房的安全管理，配備必要的防火防盜設(shè)備，如滅火器、防盜報警裝置等，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，確保檔案庫房的安全。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本院工作人員本院工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.外單位人員外單位人員因工作需要查閱本院檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)遵守本院檔案管理規(guī)定，不得將檔案帶出本院或泄露檔案內(nèi)容。3.當(dāng)事人及代理人當(dāng)事人及其代理人因訴訟需要查閱案件卷宗的，應(yīng)按照法律規(guī)定和本院相關(guān)程序辦理查閱手續(xù)。查閱案件卷宗時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進(jìn)行，不得查閱與案件無關(guān)的檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.申請查閱檔案的人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的類別、文號、日期等信息，說明查閱目的和用途。2.審批申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。3.查閱檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成查閱，不得超時占用檔案。4.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）檔案利用檔案管理部門應(yīng)積極為本院工作和社會公眾提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，可提供檔案復(fù)印件、摘錄等資料。提供檔案利用服務(wù)時，應(yīng)按照規(guī)定收取相應(yīng)的費用，費用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)報經(jīng)物價部門批準(zhǔn)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織本院成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等為成員。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的存毀期限。對具有重要歷史價值、法律價值和現(xiàn)實利用價值的檔案，應(yīng)予以長期保存；對已失去保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，初步篩選出可能需要鑒定的檔案清單。2.組織鑒定檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對篩選出的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定人員應(yīng)認(rèn)真審查檔案內(nèi)容，填寫檔案鑒定意見書，提出存毀意見。3.審批確定檔案鑒定意見書經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，報本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（四）銷毀程序1.準(zhǔn)備工作檔案管理部門根據(jù)檔案銷毀清單，對擬銷毀的檔案進(jìn)行整理、核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。2.監(jiān)督銷毀銷毀檔案時，應(yīng)在檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員或紀(jì)檢監(jiān)察部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.記錄備案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，記錄人員和監(jiān)督人員應(yīng)簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)歸檔保存，以備查考。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的法院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為法院審判工作和司法管理提供有力的信息支持。（二）數(shù)字化采集對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。掃描過程中應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號、標(biāo)注，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)錄入檔案的基本信息，如檔案編號、題名、日期、保管期限等；全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)存儲檔案的數(shù)字化全文內(nèi)容，便于在線查閱和檢索。（四）檢索利用系統(tǒng)開發(fā)檔案檢索利用系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按檔案編號檢索、按日期檢索等，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。同時，應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計分析功能，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（五）安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。十、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識。檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（二）崗位職責(zé)1.檔案收集整理崗：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.檔案保管崗：負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，