檔案室八項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本八項(xiàng)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、確保安全、方便利用的原則。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、訂單、報(bào)表、技術(shù)資料、項(xiàng)目文檔等。3.基本建設(shè)類檔案：涉及公司/組織新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。4.設(shè)備儀器類檔案：包含設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說(shuō)明書、操作手冊(cè)、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。5.會(huì)計(jì)檔案：按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，收集整理公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.聲像檔案：包括公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等形成的照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：各類電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料整理齊全，移交至檔案室。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)一式多份歸檔，確保檔案的安全性和完整性。4.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、銷毀或損壞。（三）收集流程1.檔案形成部門或個(gè)人填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案室接收人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案的交接手續(xù)。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類。保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.具體分類如下：行政管理類：按年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：按年度業(yè)務(wù)類別保管期限分類。基本建設(shè)類：按項(xiàng)目階段保管期限分類。設(shè)備儀器類：按設(shè)備儀器名稱保管期限分類。會(huì)計(jì)檔案：按年度類別保管期限分類。聲像檔案：按年度主題保管期限分類。電子檔案：按年度類別保管期限分類，并建立相應(yīng)的電子目錄。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)：本公司/組織的檔案全宗號(hào)，由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一編制。目錄號(hào)：根據(jù)分類方案，對(duì)每一類檔案編制目錄號(hào)。案卷號(hào)：在每一類檔案的目錄下，按順序編制案卷號(hào)。件號(hào)：在每一案卷內(nèi)，按順序編制件號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、唯一，便于檔案的查找和管理。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字，便于翻閱。3.對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在裝訂邊留出[X]厘米的空白。（五）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.目錄應(yīng)填寫準(zhǔn)確、完整，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁(yè)數(shù)等信息。3.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，便于計(jì)算機(jī)檢索。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，永久檔案應(yīng)單獨(dú)存放。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。（三）溫濕度控制1.檔案室的溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。2.應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測(cè)溫濕度情況，并做好記錄。（四）安全防護(hù)1.檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備，確保檔案的安全。2.嚴(yán)禁在檔案室吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如檔案有破損、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒、驅(qū)蟲等措施。（五）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案部門會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，提出鑒定意見，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（六）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。五檔案借閱制度（一）借閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限由檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況確定，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（五）查閱利用1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案室管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.外單位查閱本公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)派專人查閱，查閱過(guò)程中應(yīng)有本公司/組織人員陪同。六、檔案利用制度（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用和信息安全。（二）利用方式1.提供檔案原件查閱、復(fù)印或摘錄。2.根據(jù)利用者的需求，編制檔案資料匯編、專題索引等參考資料。3.舉辦檔案展覽、講座等活動(dòng)，宣傳檔案信息。（三）利用申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部員工利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。2.外單位利用檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提交書面申請(qǐng)，說(shuō)明利用目的、利用內(nèi)容、利用方式等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理利用手續(xù)。（四）利用審批1.檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)利用申請(qǐng)的內(nèi)容和檔案管理規(guī)定，對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）利用服務(wù)1.檔案室應(yīng)根據(jù)利用申請(qǐng)的審批結(jié)果，及時(shí)為利用者提供檔案利用服務(wù)。2.在提供檔案利用服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)做好利用記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。（六）利用反饋1.利用者在利用檔案后，應(yīng)及時(shí)向檔案室反饋利用情況，提出意見和建議。2.檔案室應(yīng)根據(jù)利用者的反饋意見，及時(shí)改進(jìn)檔案利用工作，提高服務(wù)質(zhì)量。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。3.檔案管理人員的工作情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)輔助統(tǒng)計(jì)，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案收進(jìn)報(bào)表、檔案移出報(bào)表、檔案利用情況報(bào)表等。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，經(jīng)