建筑資料檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑資料檔案管理，確保建筑資料檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高公司建筑項(xiàng)目管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始至竣工驗(yàn)收交付使用全過(guò)程中形成的各類(lèi)資料檔案的管理。包括但不限于工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：建筑資料檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保資料內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的資料，保證資料不缺失、不遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)計(jì)算正確，簽字蓋章齊全規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和整理，使其具有內(nèi)在邏輯性和系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施確保資料檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止資料損壞、丟失和泄密。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司建筑資料檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門(mén)和項(xiàng)目組的建筑資料檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司建筑資料檔案，負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）項(xiàng)目組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目建筑資料的收集、整理和初步歸檔工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和裝訂，定期向檔案管理部門(mén)移交。3.明確項(xiàng)目資料管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促項(xiàng)目各環(huán)節(jié)資料的形成和整理工作。4.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，配合檔案管理部門(mén)完成檔案的預(yù)驗(yàn)收工作。（三）各部門(mén)職責(zé)1.工程技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)提供工程技術(shù)文件、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底等資料，并確保其符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.質(zhì)量安全部門(mén)負(fù)責(zé)收集工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄等資料，保證資料真實(shí)反映工程質(zhì)量和安全狀況。3.物資設(shè)備部門(mén)負(fù)責(zé)提供物資采購(gòu)合同、設(shè)備清單、設(shè)備運(yùn)行記錄等資料，對(duì)物資設(shè)備資料的完整性負(fù)責(zé)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)提供工程費(fèi)用支付憑證、成本核算資料等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。5.其他部門(mén)按照各自職責(zé)，負(fù)責(zé)提供與本部門(mén)工作相關(guān)的建筑資料檔案。三、資料收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工過(guò)程文件施工圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單等。施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄。工程測(cè)量、定位記錄，地基與基礎(chǔ)工程驗(yàn)收記錄，主體結(jié)構(gòu)分部工程驗(yàn)收記錄等。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，見(jiàn)證取樣送檢記錄。隱蔽工程驗(yàn)收記錄，分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄，質(zhì)量事故報(bào)告及處理結(jié)果。施工日志，工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄。安全技術(shù)交底記錄，安全檢查記錄，安全事故報(bào)告及處理結(jié)果。施工現(xiàn)場(chǎng)文明施工記錄。3.竣工圖：包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等各專(zhuān)業(yè)竣工圖，應(yīng)與工程實(shí)際相符，并加蓋竣工圖章。4.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、環(huán)保驗(yàn)收合格文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)和項(xiàng)目組應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料收集工作，按照資料形成的時(shí)間順序和類(lèi)別及時(shí)收集，確保資料不丟失、不延誤。2.收集的資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，電子資料應(yīng)采用規(guī)范格式存儲(chǔ)。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)的批復(fù)、設(shè)計(jì)單位的圖紙等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并妥善保管。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照工程建設(shè)程序和資料性質(zhì)，將建筑資料分為工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件四大類(lèi)，每大類(lèi)再細(xì)分為若干小類(lèi)。2.編號(hào)：為便于資料的查找和管理，對(duì)每一份資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用“項(xiàng)目名稱(chēng)資料類(lèi)別流水號(hào)”的形式。3.裝訂：紙質(zhì)資料應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，幅面較大的圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格，并在右下角加蓋竣工圖章。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目：編制資料目錄，目錄應(yīng)包含資料編號(hào)、名稱(chēng)、日期、編制單位等信息，確保目錄與資料內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。四、資料歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目組在完成資料的收集、整理和初步歸檔后，填寫(xiě)《建筑資料檔案移交清單》，一式兩份，一份留存項(xiàng)目組，一份隨資料移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到項(xiàng)目組移交的資料后，按照檔案管理制度進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)退回項(xiàng)目組補(bǔ)充完善。3.審核通過(guò)的資料，檔案管理部門(mén)進(jìn)行正式歸檔，并在《建筑資料檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.建筑資料檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保存的檔案包括工程前期文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等重要文件。長(zhǎng)期保存的檔案包括施工過(guò)程中的重要技術(shù)文件、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等，保管期限一般為30年。短期保存的檔案包括一般性的施工記錄、物資設(shè)備資料等，保管期限一般為10年。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，并在檔案目錄中注明保管期限。（三）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，防止數(shù)據(jù)丟失。五、資料利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱建筑資料檔案，用于工程管理、技術(shù)研究、質(zhì)量追溯等。2.外部單位因?qū)徲?jì)、監(jiān)督、合作等原因需要查閱公司建筑資料檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫(xiě)《建筑資料檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后將檔案提供給借閱人，并在《建筑資料檔案借閱登記薄》上登記。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位借閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《建筑資料檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同查閱，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.利用檔案過(guò)程中形成的相關(guān)記錄和資料，借閱人應(yīng)及時(shí)交回檔案管理部門(mén)歸檔保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司建筑資料檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案一致。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便用戶(hù)快速查找和利用檔案資料。2.利用系統(tǒng)權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶(hù)設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全。3.通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)展檔案利用情況統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，可以延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《建筑資料檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。（二）銷(xiāo)毀程序1.《建筑資