印章檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強公司印章檔案的管理，規(guī)范印章檔案的利用行為，確保印章檔案的安全與完整，充分發(fā)揮印章檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及印章檔案相關事務中的利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則印章檔案的利用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)章制度，確保利用行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在印章檔案利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，嚴格限制接觸印章檔案的人員范圍，對涉及的機密信息予以保密。3.服務公司原則印章檔案的利用應緊密圍繞公司的經(jīng)營管理活動，為公司的決策、業(yè)務開展、財務管理等提供有力支持，提高公司運營效率。4.規(guī)范有序原則明確印章檔案利用的流程和要求，確保利用活動有序進行，避免混亂和無序操作。二、印章檔案概述（一）印章檔案定義印章檔案是指公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的各類印章以及與印章管理相關的文件、資料、記錄等。（二）印章分類及用途1.公司公章用于公司對外的正式文件簽署、合同協(xié)議簽訂、重要信函發(fā)送等具有法律效力的事項。2.法定代表人章主要用于特定的財務事務、法律文件簽署等，代表公司法定代表人的意志。3.財務專用章專門用于公司財務票據(jù)、報表、憑證等財務文件的蓋章確認，是財務管理的重要印鑒。4.合同專用章在簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務合作協(xié)議等時使用，明確合同的法律效力。5.部門章各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章，代表部門的職權范圍。（三）印章檔案內(nèi)容1.印章實體包括印章的材質(zhì)、形狀、規(guī)格、圖案、文字等詳細信息。2.印章啟用文件記錄印章啟用的時間、范圍、審批程序等相關文件。3.印章使用記錄涵蓋每次印章使用的日期、用途、使用人、批準人、文件名稱等詳細情況。4.印章變更記錄如印章的更換、損壞、遺失等情況的記錄，包括變更原因、時間、處理過程等。5.印章保管制度及相關文件明確印章保管的責任部門、保管人員、保管方式、安全措施等內(nèi)容的制度文件。三、印章檔案利用流程（一）利用申請1.申請人填寫申請表凡需要利用印章檔案的部門或個人，應填寫《印章檔案利用申請表》，詳細說明利用目的、利用內(nèi)容、利用時間等信息。2.部門負責人審批申請表提交至申請人所在部門負責人處，部門負責人對申請事項進行審核，判斷其合理性和必要性，簽署審批意見。3.檔案管理部門初審申請表經(jīng)部門負責人審批后，提交至公司檔案管理部門。檔案管理部門對申請進行初步審查，核實申請內(nèi)容是否符合檔案利用規(guī)定，申請材料是否齊全。（二）審批1.重要事項審批對于涉及重大決策、重要合同簽訂、對外擔保等重要事項的印章檔案利用申請，需經(jīng)公司高層領導審批。檔案管理部門將初審通過的申請表及相關材料提交至公司高層領導，領導根據(jù)公司實際情況和相關規(guī)定進行審批。2.一般事項審批對于一般性的印章檔案利用申請，由檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人在審核申請內(nèi)容后，簽署審批意見。（三）檔案查閱與借閱1.查閱經(jīng)審批同意后，利用人可在檔案管理部門指定的地點查閱印章檔案。檔案管理部門工作人員應在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定，利用人不得擅自涂改、抽取、污損檔案。查閱完畢后，利用人應在《印章檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱如需借閱印章檔案，利用人應填寫《印章檔案借閱登記表》，注明借閱期限、歸還時間等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請并獲得批準。檔案管理部門工作人員應將印章檔案當面清點交付利用人，并要求利用人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。（四）印章使用1.現(xiàn)場蓋章對于需要當場蓋章的文件或材料，利用人應在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下，在指定地點使用印章。蓋章過程應嚴格按照規(guī)定的蓋章范圍和程序進行，確保印章使用的準確性和嚴肅性。2.委托蓋章如因特殊原因利用人無法親自蓋章，可書面委托檔案管理部門工作人員代為蓋章。委托書中應明確委托事項、委托期限、委托人和被委托人等信息，并經(jīng)利用人所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批同意。檔案管理部門工作人員應按照委托書的要求進行蓋章操作，并做好記錄。（五）歸還與注銷1.歸還借閱的印章檔案利用完畢后，利用人應按時歸還檔案管理部門。檔案管理部門工作人員應認真核對歸還的檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，確認無誤后在《印章檔案借閱登記表》上簽字注銷。2.注銷對于已不再使用或因其他原因需要注銷的印章，檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行注銷處理。注銷過程應記錄在案，包括注銷時間、注銷原因、參與人員等信息。印章注銷后，應妥善保管相關記錄，以備查閱。四、印章檔案利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案保管場所安全印章檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施。安裝監(jiān)控設備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.檔案存儲介質(zhì)安全對于電子形式的印章檔案，應采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。存儲介質(zhì)應存放在安全的位置，設置訪問權限，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.利用過程安全在印章檔案查閱、借閱、使用過程中，檔案管理部門工作人員應全程監(jiān)督，確保利用人按照規(guī)定操作。利用人不得擅自將檔案帶出規(guī)定的利用場所，如需帶出，應經(jīng)過嚴格的審批程序，并采取必要的安全防護措施。（二）保密措施1.人員保密管理接觸印章檔案的工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。對工作人員進行定期的保密培訓，提高其保密意識和防范能力。2.信息保密要求利用印章檔案過程中涉及的機密信息，利用人應嚴格保密，不得向無關人員泄露。如需對外提供相關信息，應經(jīng)過公司高層領導批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.保密監(jiān)督與檢查公司定期對印章檔案利用過程中的保密情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關制度進行嚴肅處理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督公司檔案管理部門負責對印章檔案利用制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，定期對印章檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.審計監(jiān)督公司審計部門定期對印章檔案利用情況進行審計，檢查印章檔案利用的合規(guī)性、安全性和效益性，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出審計意見和建議。（二）考核辦法1.考核指標建立印章檔案利用考核指標體系，包括申請審批合規(guī)率（申請審批符合規(guī)定的比例）、檔案利用及時率（按時完成檔案利用的比例）、檔案安全事故發(fā)生率（印章檔案發(fā)生安全事故的次數(shù)）、保密違規(guī)次數(shù)等指標。2.考核周期考核周期為每年一次。3.考核結果應用將考核結果與部門和個人的績效掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對考核不合格的部門和個人進行批評教育，并要求其限期整改。連續(xù)兩年考核不合格的，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。六、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批利用印章檔案未按照規(guī)定填寫申請表或未經(jīng)相關領導審批，擅自利用印章檔案。2.違規(guī)使用印章超越印章使用范圍、違反印章使用程序使用印章，或在印章使用過程中造成印章?lián)p壞、遺失等情況。3.檔案信息泄露在印章檔案利用過程中，故意或因疏忽導致檔案信息泄露給無關人員。4.違反安全保密規(guī)定不遵守印章檔案利用的安全與保密措施，如擅自將檔案帶出規(guī)定場所、未妥善保管檔案等。（二）責任追究方式1.批評教育對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，責令其立即改正。2.經(jīng)濟處罰根據(jù)違規(guī)行為造成的損失和影響程度，給予相應的經(jīng)濟處罰，如扣除績效獎金一部分等。3.行政處分對違規(guī)情節(jié)嚴重的人員，給予警告、記過、記大過、降級、撤職等行政處分。