檔案室清潔制度一、總則（一）目的為了確保檔案室環(huán)境整潔、安全，保護檔案資料不受損壞，特制定本清潔制度。本制度旨在規(guī)范檔案室清潔工作流程，明確各崗位人員職責，保障檔案管理工作的順利開展，為公司/組織的檔案資源提供可靠的保存環(huán)境。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案室，包括但不限于紙質(zhì)檔案檔案室、電子檔案存儲室等。（三）基本原則1.定期清潔原則：按照規(guī)定的時間周期，對檔案室進行全面清潔，確保環(huán)境始終保持良好狀態(tài)。2.預防為主原則：通過日常清潔和維護，預防灰塵、污漬、蟲害等對檔案的損害，提前消除潛在風險。3.安全第一原則：在清潔過程中，嚴格遵守安全操作規(guī)程，避免因清潔工作造成檔案丟失、損壞或人員傷亡等事故。4.責任到人原則：明確各區(qū)域清潔責任人，確保清潔工作落實到具體人員，做到事事有人管，人人有責任。二、清潔標準與要求（一）地面清潔1.每日使用干凈的拖把或吸塵器對檔案室地面進行清掃，清除灰塵、紙屑等雜物。2.每周至少進行一次濕拖，使用適量的中性清潔劑，避免使用酸性或堿性過強的清潔劑，防止腐蝕地面。3.地面如有污漬，應及時用專用清潔劑進行擦拭，確保地面無明顯污漬、水漬。4.定期檢查地面狀況，發(fā)現(xiàn)磨損、損壞等情況及時報告并安排維修。（二）墻面清潔1.每月使用干凈的撣子或微濕的抹布對墻面進行擦拭，清除灰塵和蜘蛛網(wǎng)。2.對于墻面上的污漬，應使用溫和的清潔劑輕輕擦拭，避免用力過大損壞墻面。3.注意檢查墻面是否有裂縫、脫落等情況，如有發(fā)現(xiàn)應及時記錄并上報相關部門進行處理。（三）門窗清潔1.每日擦拭門窗玻璃，確保玻璃干凈透明，無污漬、水漬和手印。2.定期清潔門窗框、把手等部位，保持其清潔光亮，無灰塵和污漬。3.檢查門窗的密封性和開合情況，如有問題及時維修或更換。（四）檔案架清潔1.每季度對檔案架進行全面清潔一次，使用干凈的抹布擦拭檔案架表面，清除灰塵和污漬。2.清潔時要注意避免碰撞檔案架，防止檔案掉落損壞。3.檢查檔案架的牢固性，如有松動或損壞應及時修復。（五）檔案整理區(qū)域清潔1.每次檔案整理工作結(jié)束后，及時清理整理區(qū)域，將剩余的文件、紙張等雜物清理干凈。2.定期對整理區(qū)域進行清潔消毒，防止細菌滋生。3.保持整理區(qū)域的桌面、工具等整潔有序，方便下次使用。（六）電子設備清潔1.定期使用專用的電子設備清潔劑和干凈的軟布擦拭電腦、服務器、存儲設備等電子設備表面，清除灰塵。2.在擦拭過程中要注意避免液體進入設備內(nèi)部，防止損壞電子元件。3.按照設備維護要求，定期對電子設備進行深度清潔和保養(yǎng)，確保設備正常運行。（七）通風與空調(diào)系統(tǒng)清潔1.定期檢查通風口和空調(diào)濾網(wǎng)，每季度至少清潔一次通風口，每月至少清潔一次空調(diào)濾網(wǎng)。2.清潔通風口時，使用干凈的刷子或吸塵器清除灰塵和雜物。3.清潔空調(diào)濾網(wǎng)時，應按照濾網(wǎng)清洗說明進行操作，確保濾網(wǎng)清潔效果良好，提高室內(nèi)空氣質(zhì)量。（八）防蟲、防潮措施1.在檔案室放置適量的防蟲藥品，如樟腦丸等，但要注意避免與檔案直接接觸。2.安裝防潮設備，如除濕機等，根據(jù)檔案室的濕度情況合理設置濕度參數(shù)，保持室內(nèi)濕度在適宜范圍內(nèi)。3.定期檢查檔案室的防蟲、防潮情況，及時補充防蟲藥品和維護防潮設備。三、清潔流程與操作規(guī)范（一）清潔準備1.清潔人員應提前了解檔案室的清潔任務和要求，準備好所需的清潔工具和清潔用品，如拖把、抹布、清潔劑、吸塵器、撣子等。2.清潔工具和用品應保持清潔、完好，定期進行檢查和更換，確保其正常使用。（二）清潔順序1.一般按照從上到下、從左到右的順序進行清潔。先清潔墻面、天花板，再清潔門窗、檔案架，最后清潔地面。2.在清潔過程中，要注意避免清潔工具和用品對檔案造成損壞。（三）具體操作步驟1.地面清潔操作將拖把或吸塵器電源線插好，確保設備正常運行。用拖把蘸取適量的清潔劑或水，擰干后從檔案室一端開始拖地，按照直線或“S”形路線進行，每拖完一個區(qū)域，用干凈的干拖把擦干地面水漬。使用吸塵器時，應先清理地面上較大的雜物，然后按照一定的順序移動吸塵器，確保地面各個角落都能吸到灰塵。2.墻面清潔操作將撣子或抹布綁在伸縮桿上，調(diào)整好長度。從檔案室頂部開始，依次擦拭墻面，擦拭過程中要注意力度均勻，避免留下擦拭痕跡。對于墻面上的污漬，先用濕布輕輕擦拭，如污漬較頑固，可適量使用清潔劑進行擦拭，擦拭后用干凈的濕布擦干。3.門窗清潔操作準備好玻璃清潔劑、干凈的抹布和報紙。將玻璃清潔劑噴在玻璃上，用抹布均勻擦拭，然后用報紙再次擦拭，使玻璃更加光亮透明。用濕布擦拭門窗框和把手，去除灰塵和污漬，最后用干布擦干。4.檔案架清潔操作將檔案架上的檔案輕輕移開，避免碰撞。使用干凈的抹布依次擦拭檔案架的各個部位，包括架子表面、隔板、側(cè)板等。擦拭完畢后，將檔案按照原來的順序放回檔案架，確保擺放整齊。5.電子設備清潔操作關閉電子設備電源，并拔掉電源線。使用專用的電子設備清潔劑噴在軟布上，輕輕擦拭設備表面，注意不要擦拭屏幕。對于設備的縫隙和接口部位，可使用小刷子或棉簽進行清潔。清潔完畢后，等待設備表面干燥后再插上電源線，開啟設備。6.通風與空調(diào)系統(tǒng)清潔操作關閉通風口和空調(diào)系統(tǒng)電源。打開通風口的防護網(wǎng)，使用刷子輕輕刷掉通風口內(nèi)的灰塵和雜物。取出空調(diào)濾網(wǎng)，按照濾網(wǎng)清洗說明進行清洗，可使用清水沖洗或放入專用的濾網(wǎng)清潔劑中浸泡清洗，清洗后晾干再安裝回空調(diào)。安裝好通風口防護網(wǎng)和空調(diào)濾網(wǎng)，開啟通風口和空調(diào)系統(tǒng)電源，檢查設備運行是否正常。（四）清潔記錄1.每次清潔工作完成后，清潔人員應填寫清潔記錄表格，記錄清潔日期、清潔區(qū)域、清潔內(nèi)容、使用的清潔工具和用品等信息。2.清潔記錄表格應妥善保存，以備查閱和追溯。四、人員職責與分工（一）檔案室管理人員職責1.負責制定檔案室清潔制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.定期檢查檔案室的清潔狀況，對不符合清潔標準的區(qū)域及時通知清潔人員進行整改。3.協(xié)調(diào)清潔工作與檔案管理工作的關系，確保清潔工作不會對檔案的整理、查閱等工作造成影響。（二）清潔人員職責1.按照清潔制度和操作規(guī)范，認真完成檔案室的清潔工作任務。2.負責清潔工具和用品的保管和維護，定期檢查工具和用品的狀態(tài)，及時更換損壞或過期的物品。3.發(fā)現(xiàn)檔案室存在的安全隱患或異常情況，如漏水、蟲害等，應及時報告檔案室管理人員。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案室管理人員每周至少對檔案室進行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括清潔狀況、檔案保存環(huán)境、設備運行情況等。2.檢查過程中要認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并提出整改要求。（二）不定期抽查1.公司/組織相關部門可根據(jù)實際情況，不定期對檔案室進行抽查，檢查清潔制度的執(zhí)行情況和檔案室的整體環(huán)境。2.抽查結(jié)果將作為對檔案室管理工作考核的依據(jù)之一。（三）整改要求1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合清潔標準或存在問題的區(qū)域，檔案室管理人員應及時下達整改通知，明確整改要求和整改期限。2.清潔人員應按照整改通知要求，按時完成整改任務，并將整改情況反饋給檔案室管理人員。六、培訓與教育（一）清潔人員培訓1.定期組織清潔人員進行清潔技能培訓，包括清潔工具的使用方法、清潔劑的選擇和使用、不同區(qū)域的清潔標準等內(nèi)容。2.培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、實際操作等多種形式，確保清潔人員能夠熟練掌握清潔技能和操作規(guī)范。3.培訓后應對清潔人員進行考核，考核合格后方可繼續(xù)從事檔案室清潔工作。（二）檔案管理人員培訓1.對檔案管理人員進行清潔制度和檔案保護知識培訓，使其了解清潔工作對檔案管理的重要性，掌握基本的清潔操作技能和檔案保護知識。2.通過培訓，提高檔案管理人員對檔案室環(huán)境的關注度，增強其對檔案保護工作的責任感。七、應急處理（一）火災應急處理1.在檔案室配備必要的滅火設備，如滅火器、滅火器具等，并定期檢查其有效性。2.如發(fā)生火災，清潔人員應立即使用附近的滅火設備進行滅火，并及時通知檔案室管理人員和公司/組織相關部門。3.檔案管理人員應組織人員迅速將重要檔案轉(zhuǎn)移至安全區(qū)域，避免檔案受到火災損害。4.火災撲滅后，應對檔案室進行全面檢查，清理火災現(xiàn)場，對受損檔案進行評估和處理。（二）水災應急處理1.如遇檔案室發(fā)生水災，清潔人員應立即關閉水源，并使用吸水設備將積水排出。2.檔案管理人員應盡快將檔案轉(zhuǎn)移至高處或干燥的地方，避免檔案被水浸泡。3.對被水浸泡的檔案，應及時進行清理和干燥處理，可采用自然晾干、吹風機吹干、放入干燥劑中等方法，盡量減少檔案的損失。4.水災過后，應對檔案室進行全面消毒